Sales: 030-6348 615
Contact
Toshiba Tec Netherlands
MKB
Uw branche - kopie

MKB

Toshiba en het MKB

Zowel middelgrote en kleinere organisaties ontkomen er niet meer aan: de overstap van de papieren naar de digitale werkomgeving. Elk bedrijf kent dezelfde uitdagingen op het gebied van papierbeheer. Ook relatief kleinere ondernemingen kunnen zeer documentintensief zijn. Denk aan advocaten, notarissen, logistieke ondernemingen en administratiekantoren.

Scanwerkzaamheden die onvermijdelijk zijn voor het digitale kantoor kunnen door de scanner van uw multifunctional of via uw mobiel worden verwerkt. Toshiba biedt slimme oplossingen om uw document- en informatieprocessen zo efficiënt mogelijk in te richten.


mkb-branche-digital-signage.jpg

Beveilig uw bedrijfsprocessen

Het is belangrijk dat u inzicht heeft in welke persoonlijke data er zijn gecreëerd en hoe deze data worden verwerkt. Dit heeft niet alleen betrekking op uw multifunctional, maar ook op documenten die uw werknemers persoonlijk opslaan in de gedeelde mappen. Richt uw processen zodanig in dat u aan de wetgeving voldoet door persoonlijke data beveiligd te scannen, verwerken, beheren en op te slaan. Door de identificatie en versleuteling van persoonlijke informatie te automatiseren creëert u beveiligde bedrijfsprocessen, van e-mail tot print management, document opslag en workflow software die voldoet aan de AVG vereisten.


De controle over uw printkosten

De afdrukkosten per medewerker bedragen gemiddeld 37 euro per maand. Om te besparen op  deze kosten is het belangrijk deze bij te houden en te beheren.  Met printmanagementsoftware kan 30% op de afdrukkosten worden bespaard. De rapportagemogelijkheden in deze software geven u inzicht in ongewenste afdrukkosten. In gedetailleerde rapporten wordt duidelijk weergegeven wat, hoeveel, door wie en waar er is afgedrukt, zodat u een beveiligd afdrukproces inricht. De follow-me functie in print managementsoftware vereist de fysieke aanwezigheid van een medewerker om de afdruk vrij te geven. Dit betekent dat er geen ‘vergeten’ documenten meer bij de printer blijven liggen.


Digitaliseren van papieren informatie

De gemiddelde kantoormedewerker is de helft van de tijd bezig met de afhandeling van papieren documenten en de gegevensinvoer. Door het digitaliseren van informatie kunt u dit percentage aanzienlijk verlagen. Neem bijvoorbeeld factuurverwerking. Deze workflow kan zeer arbeidsintensief zijn door het steeds opnieuw uitvinden waar specifieke documenten moeten worden opgeslagen. Ook is dit proces foutgevoelig. Met een automatische scanfunctie kunnen stapels facturen automatisch en foutloos naar een vooraf gedefinieerde bestemming worden gerouteerd, zoals SharePoint 365. Toshiba connecteert aan de meest gangbare applicaties in de kantooromgeving.


Digitaal archief en document workflows

Met een documentmanagementsysteem van Toshiba komen de documenten die via uw multifunctional of mobiel apparaat naar het digitale archief zijn gescand direct in een workflow terecht en zijn deze direct inzichtelijk voor uw medewerkers die verantwoordelijk zijn voor verdere afhandeling. Zij kunnen het document direct verwerken, waardoor het algehele verwerkingsproces aanzienlijk wordt versneld. Dit scheelt tijd, bespaart kosten en voorkomt fouten.

Uw klantenservice staat altijd rechtstreeks in contact met de klant en diens vragen met betrekking tot leveringen. Met verschillende opslagsystemen is uw personeel veel tijd kwijt de juiste informatie te vinden, maar met een goed ingericht documentmanagementsteem van Toshiba kunt u de vraag direct beantwoorden. Alle documenten zijn direct na het opslaan gereed voor uw geautoriseerde medewerkers. Zij kunnen deze makkelijk vanaf hun desktop doorzoeken. Zoekcriteria kunnen gegevens zijn zoals een klantnummer of een verzenddatum, maar u kunt ook op inhoud zoeken. Naast dat u hiermee de klantenservice verbetert, bespaart u ook papier en ruimte omdat u geen fysiek dossier meer hebt.


Digital Signage oplossingen

Wij richten ons bij Toshiba naast het optimaliseren van documentprocessen, ook op het makkelijk aanbieden en communiceren van uw informatie, zowel voor interne als externe doelgroepen. We analyseren, implementeren en beheren informatie- en documentprocessen en helpen u hierbij dit op de meest efficiënte wijze in te richten.

Digital Signage is beeldschermcommunicatie die u kunt inzetten voor onder andere video conferencing, draadloos presenteren en het welkom heten van uw gasten bij de receptie. Het is dé manier om actuele boodschappen snel met uw medewerkers en gasten te communiceren. De content is hierbij erg belangrijk: uw betekenisvolle boodschap in tekst, beeld en geluid.