Directe koppeling van documenten aan orders/zendingen: betere samenwerking tussen afdelingen

In veel transportbedrijven worden documenten verspreid over verschillende afdelingen of vestigingen. Hierdoor ontstaat er niet alleen vertraging, maar ook een verhoogd risico op fouten doordat de juiste documenten niet altijd op het juiste moment beschikbaar zijn. Voor een bedrijf dat afhankelijk is van snelle verwerking van orders en zendingen, deze inefficiënties leiden tot vertragingen en zelfs klantontevredenheid.

In onderzoek door PwC (PwC, The Logistics Industry: Challenges and Opportunities) gaf maar liefst 47% van de logistieke bedrijven aan dat ze moeite hadden met het organiseren en centraal beheren van documenten, wat leidde tot een verlies van productiviteit. Met documenten verspreid over verschillende afdelingen en locaties, wordt het steeds moeilijker om snel toegang te krijgen tot de juiste informatie.

DocuWare biedt een oplossing waarbij bijvoorbeeld documenten direct gekoppeld worden aan orders en zendingen. Dit betekent dat zodra een vrachtbrief wordt ingediend, deze automatisch wordt gekoppeld aan de betreffende order en zending in het systeem. Dit maakt het mogelijk om snel en eenvoudig toegang te krijgen tot alle documenten die relevant zijn voor een specifieke zending, ongeacht de afdeling of locatie van het document.

In de transportsector wordt geschat dat de gemiddelde tijd die een werknemer besteedt aan het zoeken naar documenten in een ongestructureerd systeem tussen de 5 en 20% van hun werkdag ligt. Het implementeren van een centraal systeem zoals DocuWare kan dit aanzienlijk verminderen en zorgt ervoor dat alle medewerkers altijd de meest actuele informatie beschikbaar hebben.