Vormt jouw legacy DMS een risico voor je organisatie?
Veel organisaties hebben gekozen voor een document management systeem (DMS) in een tijd dat er nog niet veel keuze was en met beperkte functionaliteiten. Deze systemen hebben hun waarde door de jaren heen bewezen, maar kunnen inmiddels een obstakel vormen voor noodzakelijke groei, veiligheid en innovatie. In deze blog leggen we uit waarom vasthouden aan een legacy DMS misschien voor jouw organisatie niet handig is en waarom het misschien tijd is om na te denken over een volgende stap. Deze volgende stap bespreken we in onze volgende blog: Een modern DMS met meer mogelijkheden, beschikbaar als clouddienst en zonder de huidige beperkingen.
Wat is een legacy DMS?
Een legacy DMS is een systeem dat ooit modern en functioneel was, maar inmiddels zijn technische houdbaarheidsdatum heeft overschreden en waarbij je steeds vaker tegen beperkingen aanloopt die via allerlei trucen omzeilt worden. Vaak draaien deze systemen nog lokaal en op verouderde hardware. Ook is de ondersteuning door de leverancier vaak alleen nog het bugfixen of veel maatwerk om functionaliteiten toe te voegen. Wellicht missen ze belangrijke functionaliteiten die jouw organisatie wel nodig heeft, zoals integraties met moderne software, automatische updates of cloudondersteuning.
Zijn er risico’s aan verouderde systemen?
1. Beveiligingsproblemen
Verouderde systemen krijgen vaak nog wel beveiligingsupdates indien je hiervoor een supportcontract hebt afgesloten. Vaak worden deze updates en bugfixes bij jouw organisatie intern eerst getest in een acceptatieomgeving voordat deze naar de live omgeving gaan. Hier gaat enige tijd overheen voordat de update werkelijk doorgevoerd is. In deze onderliggende periode kan dit leiden tot datalekken, malware-infecties of cyberaanvallen. Zeker wanneer je met gevoelige klant- of personeelsdata werkt, kunnen de gevolgen ernstig zijn.
2. Hoge onderhoudskosten
Legacy systemen, vaak lokaal geïnstalleerd, vragen om intensief technisch beheer. IT-teams zijn regelmatig bezig met ad-hoc oplossingen, tijdelijke scripts of handmatige aanpassingen. Dat kost niet alleen veel tijd, maar ook geld. Bovendien is het risico op uitval groter, wat leidt tot downtime en productiviteitsverlies.
3. Beperkte functionaliteit en integratiemogelijkheden
Deze systemen zijn standaard niet gebouwd om samen te werken met moderne software zoals CRM-, ERP- of boekhoudsystemen. Ze missen API’s, mobiele toegang of AI-ondersteuning, of deze wordt later via updates door de leverancier op verzoek toegevoegd. Vaak als maatwerk en veel consultancyuren. Daardoor wordt het steeds moeilijker om processen optimaal te automatiseren of mee te groeien met je markt.
4. Afhankelijkheid van handmatige processen
Omdat het systeem niet flexibel genoeg is, ontwikkelen medewerkers vaak eigen workarounds. Bijvoorbeeld: documenten worden buiten het systeem opgeslagen, versies worden handmatig bijgehouden, of e-mails worden gebruikt als vervanging voor workflowbeheer. Dit zorgt voor inefficiëntie en foutgevoeligheid.
Waarom blijf je dan bij je legacy DMS?
De voornaamste reden is vaak angst voor verandering. Is het andere systeem wel beter? Kunnen mijn medewerkers hier net zo goed mee werken als het huidige? Heb ik straks wel alle functionaliteit beschikbaar die ik nu heb? Is mijn data in een DMS in de cloud wel veilig? Dan is er ook de vrees voor verstoringen tijdens de migratie, hoge kosten, weerstand van medewerkers of dataverlies. Dat zijn begrijpelijke zorgen, maar te voorkomen met een doordachte aanpak. In de volgende blogs ontdek je hoe je zo’n overstap zorgvuldig en succesvol kunt voorbereiden.