Toshibatec.nl maakt gebruik van functionele en analytische cookies om u beter van dienst te kunnen zijn. Graag willen wij uw toestemming voor onze marketing cookies waarmee wij u betere en persoonlijkere aanbiedingen kunnen doen op partnersites. Gaat u akkoord met het plaatsen van deze cookies?

Service: 030-6348 666
Contact
Toshiba Tec Netherlands

Kantooromgeving

Toshiba en de kantooromgeving

Zowel grote, middelgrote en kleinere organisaties ontkomen er niet meer aan: de overstap van de papieren naar de digitale werkomgeving. Elk bedrijf kent dezelfde uitdagingen op het gebied van papierbeheer. Ook relatief kleinere ondernemingen kunnen zeer documentintensief zijn. Denk aan advocaten, notarissen, logistieke ondernemingen en administratiekantoren.

Scanwerkzaamheden die onvermijdelijk zijn voor het digitale kantoor kunnen door de scanner van uw multifunctional of via uw mobiel worden verwerkt. Toshiba biedt slimme oplossingen om uw document- en informatieprocessen zo efficiënt mogelijk in te richten.

office-environment-6-3machines-lr.jpg

Beveilig uw bedrijfsprocessen

Het is belangrijk dat je inzicht hebt in welke persoonlijke data er zijn gecreëerd en hoe deze data worden verwerkt. Dit heeft niet alleen betrekking op uw multifunctional, maar ook op documenten die jouw werknemers persoonlijk opslaan in de gedeelde mappen. Richt je processen zodanig in dat je aan de wetgeving voldoet door persoonlijke data beveiligd te scannen, verwerken, beheren en op te slaan. Door de identificatie en versleuteling van persoonlijke informatie te automatiseren creëert je beveiligde bedrijfsprocessen, van e-mail tot print management, document opslag en workflow software die voldoet aan de AVG vereisten.


De controle over uw printkosten

De afdrukkosten per medewerker bedragen gemiddeld 37 euro per maand. Om te besparen op deze kosten is het belangrijk deze bij te houden en te beheren. Met printmanagementsoftware kan 30% op de afdrukkosten worden bespaard. De rapportagemogelijkheden in deze software geven je inzicht in ongewenste afdrukkosten. In gedetailleerde rapporten wordt duidelijk weergegeven wat, hoeveel, door wie en waar er is afgedrukt, zodat je een beveiligd afdrukproces inricht. De follow-me functie in print managementsoftware vereist de fysieke aanwezigheid van een medewerker om de afdruk vrij te geven. Dit betekent dat er geen ‘vergeten’ documenten meer bij de printer blijven liggen.


Digitaliseren van papieren informatie

De gemiddelde kantoormedewerker is de helft van de tijd bezig met de afhandeling van papieren documenten en de gegevensinvoer. Door het digitaliseren van informatie kan je dit percentage aanzienlijk verlagen. Neem bijvoorbeeld factuurverwerking. Deze workflow kan zeer arbeidsintensief zijn door het steeds opnieuw uitvinden waar specifieke documenten moeten worden opgeslagen. Ook is dit proces foutgevoelig. Met een automatische scanfunctie kunnen stapels facturen automatisch en foutloos naar een vooraf gedefinieerde bestemming worden gerouteerd, zoals SharePoint 365. Toshiba connecteert aan de meest gangbare applicaties in de kantooromgeving.


Digital Signage oplossingen

Wij richten ons bij Toshiba naast het optimaliseren van documentprocessen, ook op het makkelijk aanbieden en communiceren van uw informatie, zowel voor interne als externe doelgroepen. We analyseren, implementeren en beheren informatie- en documentprocessen en helpen u hierbij dit op de meest efficiënte wijze in te richten.

Digital Signage is beeldschermcommunicatie die je kunt inzetten voor onder andere video conferencing, draadloos presenteren en het welkom heten van je gasten bij de receptie. Het is dé manier om actuele boodschappen snel met je medewerkers en gasten te communiceren. De content is hierbij erg belangrijk: jouw betekenisvolle boodschap in tekst, beeld en geluid.


Digitaal archief en document workflows

Met een documentmanagementsysteem van Toshiba komen de documenten die via je multifunctional of mobiel apparaat naar het digitale archief zijn gescand direct in een workflow terecht en zijn deze direct inzichtelijk voor je medewerkers die verantwoordelijk zijn voor verdere afhandeling. Zij kunnen het document direct verwerken, waardoor het algehele verwerkingsproces aanzienlijk wordt versneld. Dit scheelt tijd, bespaart kosten en voorkomt fouten.

Je klantenservice staat altijd rechtstreeks in contact met de klant en diens vragen met betrekking tot leveringen. Met verschillende opslagsystemen is je personeel veel tijd kwijt de juiste informatie te vinden, maar met een goed ingericht documentmanagementsteem van Toshiba kan je de vraag direct beantwoorden. Alle documenten zijn direct na het opslaan gereed voor je geautoriseerde medewerkers. Zij kunnen deze makkelijk vanaf hun desktop doorzoeken. Zoekcriteria kunnen gegevens zijn zoals een klantnummer of een verzenddatum, maar je kunt ook op inhoud zoeken. Naast datje hiermee de klantenservice verbetert, bespaart je ook papier en ruimte omdat u geen fysiek dossier meer hebt.


Producten en oplossingen voor de kantooromgeving

Docuware

Toshiba biedt oplossingen om het meest efficiënte digitale archief op te zetten, waarmee het mogelijk is om documenten te zoeken op de inhoud. Voor de inrichting van jouw digitale documentstromen bieden wij een oplossing op maat met onze DocuWare software. DocuWare is niet alleen een informatieplatform of documentenarchief, maar ook de strategische interface binnen jouw IT-omgeving.

Naar digitaal archiveren >

Printers & digitale documentenbeheer

Toshiba richt zich op optimaal informatie- en documentbeheer. Met ons totaalpakket aan producten, oplossingen en services heb je geen omkijken meer naar jouw printerpark. Mobiel printen, jouw documenten overal en altijd bij de hand hebben en digitaal en veilig archiveren. Met Toshiba digitaliseer en optimaliseer je documentenbeheer, documentenstromen en workflowmanagement. 

Naar printers

Capture & Store

Toshiba biedt oplossingen om het meest efficiënte digitale archief op te zetten, waarmee het mogelijk is om documenten te zoeken op de inhoud. Voor de inrichting van jouw digitale documentstromen bieden wij een oplossing op maat met onze DocuWare software. DocuWare is niet alleen een informatieplatform of documentenarchief. DocuWare is de strategische interface binnen jouw IT-omgeving om digitale documentprocessen in te richten en te beheren.

Naar Capture & Store >