Scan en herken

Om te scannen heb je toch geen software oplossing nodig?

In het verleden werden documenten vooral gescand om digitaal te archiveren. Inmiddels wordt er meer gescand om een werkproces te starten dat gekoppeld is aan een bedrijfsapplicatie. Het is zeer tijdrovend om documenten handmatig in te voeren in een dergelijke applicatie. Bovendien is het foutgevoelig. Door de inzet van slimme technieken als beeldverbetering, tekstherkenning, barcode verwerking, kunstmatige intelligentie en slimme database koppelingen scan en verwerk je diverse typen documenten intelligent en volledig automatisch. Met de aanvullende scan en herken software van Toshiba is het digitaliseren van documenten veiliger en efficiënter.

1. Capture

Het scannen en herkennen van documenten start met onze oplossing e-BRIDGE Capture & Store. Gebruikers werken vanuit een webgebaseerd platform voor het creëren van automatische werkstromen. Een werkstroom wordt eenvoudig in gang gezet door één druk op de knop via een kantoorprinter of mobiel device. Door de integratie met onze printers voeg je eenvoudig extra informatie toe. Bijvoorbeeld vrije tekst of vooraf gedefinieerde waarden uit een back-end systeem, zoals SharePoint, AFAS of een universele database. Zelfs digitale documenten die je bijvoorbeeld per e-mail ontvangt, worden automatisch geïdentificeerd en verwerkt.

2. Verwerken

Een juiste benaming en indexeren van documenten is essentieel om de gegevens eenvoudig terug te vinden. Met e-BRIDGE Capture & Store zijn er vele indexmogelijkheden. Het is ook mogelijk documenten automatisch te benoemen en indexeren, zonder tussenkomst van de gebruiker – minder foutgevoelig. De ingebouwde OCR-functionaliteit maakt het mogelijk documenten te creëren die je kunt doorzoeken, bewerken en archiveren. De zone-OCR en barcodeherkenning leest specifieke gegevens van een document gelezen, zoals een factuur- of klantnummer. Deze informatie wordt dan automatisch met het document opgeslagen. Bij het verwerken van documenten voeg je gegevens toe in de vorm van annotaties, stempels en barcodes.

3. Verifiëren

We zien een toenemende behoefte om het scannen en herkennen met software te verifiëren. Met de optionele verificatiemodule krijg je de mogelijkheid om metadata van de OCR machine te controleren voor het opslaan. Deze tool helpt bij het opzetten van slimme werkstromen, waarin documenten goedgekeurd dienen te worden voordat ze verwerkt worden. Een accountant moet bijvoorbeeld inkomende facturen goedkeuren. De documenten zijn in te zien via een webbrowser voor verificatie. Na eventuele correcties worden de documenten goedgekeurd of afgewezen. Goedgekeurde documenten gaan door voor verwerking in de vooraf gedefinieerde werkstroom. Afgewezen documenten worden opgeslagen in een aparte map voor verdere acties.

4. Opslaan

Na het scannen en verwerken sla je het document op de juiste plek op. Er zijn diverse mogelijkheden als e-mail, netwerkfolder, database of een applicatie. De integratie met een dergelijke bedrijfsapplicatie wordt ingevuld door middel van connectoren. Deze connectoren zorgen dat documenten en de bijbehorende metadata eenvoudig en op de juiste manier worden opgeslagen in het systeem, zoals SharePoint, AFAS, Raet Youforce, Nedap Ons of Unit 4. Ook gelijktijdig opslaan naar verschillende en/of meerdere bestemmingen is mogelijk, zodat je optimaal profiteert van de voordelen van een moderne digitale documentwerkstroom.