Scan en herken
Tegenwoordig worden veel documenten digitaal gecreëerd, verwerkt en opgeslagen. Toch hebben de meeste organisaties nog altijd te maken met papieren documenten die snel en eenvoudig gedigitaliseerd moeten worden. Met de scan en herken software van Toshiba digitaliseer, bewerk en verspreid je documenten voor opslag of verdere verwerking. Door vooraf ingestelde regels worden de documenten automatisch op de juiste locatie of in een digitale werkstroom geplaatst en zijn er geen fysieke documenten nodig. Sla de brug tussen de papieren en digitale wereld met onze scan software.
Om te scannen heb je toch geen software oplossing nodig?
In het verleden werden documenten vooral gescand om digitaal te archiveren. Inmiddels wordt er meer gescand om een werkproces te starten dat gekoppeld is aan een bedrijfsapplicatie. Het is zeer tijdrovend om documenten handmatig in te voeren in een dergelijke applicatie. Bovendien is het foutgevoelig. Door de inzet van slimme technieken als beeldverbetering, tekstherkenning, barcode verwerking, kunstmatige intelligentie en slimme database koppelingen zijn wij in staat diverse typen documenten intelligent en volledig automatisch te scannen en verwerken. Met de aanvullende scan en herken software van Toshiba is het digitaliseren van documenten veiliger en efficiënter.
Hoe werkt het digitaliseren van documenten met scan en herken software van Toshiba?
1. Capture
Het scannen en herkennen van documenten wordt opgestart met onze oplossing e-BRIDGE Capture & Store. Gebruikers werken vanuit een webgebaseerd platform voor het creëren van automatische werkstromen. Een werkstroom wordt eenvoudig in gang gezet door een druk op de knop via een Toshiba Multifunctional of vanaf een mobiel device. Door de integratie met onze multifunctionele systemen kunnen gebruikers eenvoudig extra informatie toevoegen bij het scannen van documenten. Denk hierbij aan vrije tekst informatie of voor gedefinieerde waarden die uit een back-end systeem komen, zoals SharePoint, AFAS of een universele database. Zelfs digitale documenten die je bijvoorbeeld per e-mail ontvangt, worden automatisch opgepakt en verwerkt.
2. Verwerken
Om documenten op een later moment eenvoudig terug te vinden is het juist benoemen en indexeren van documenten essentieel. Met e-BRIDGE Capture & Store zijn er vele indexmogelijkheden. Het is ook mogelijk documenten automatisch te benoemen en te indexeren, zonder tussenkomst van de gebruiker – nog minder foutgevoelig. De ingebouwde OCR-functionaliteit maakt het mogelijk documenten te creëren die je kunt doorzoeken, bewerken en archiveren. Met zone-OCR en barcodeherkenning worden specifieke gegevens van een document gelezen, zoals een factuur- of klantnummer. Deze informatie wordt dan automatisch met het document opgeslagen. Bij het verwerken van documenten lees je de informatie lezen en voeg je gegevens toe in de vorm van annotaties, stempels en barcodes.
3. Verifiëren
Hoewel optioneel zien wij een toenemende behoefte om het scannen en herkennen met software te verifiëren. Met de verificatiemodule krijg je de mogelijkheid om metadata van de OCR machine te controleren voor het opslaan. Deze tool helpt bij het opzetten van slimme werkstromen, waarin documenten goedgekeurd dienen te worden alvorens ze verwerkt worden. Een accountant moet bijvoorbeeld inkomende facturen goedkeuren. De te controleren documenten staan in een verificatie rij en zijn in te zien via een webbrowser. Na eventuele correcties worden de documenten goedgekeurd of afgewezen. Goedgekeurde documenten gaan door voor verwerking in de vooraf gedefinieerde werkstroom. Afgewezen documenten worden opgeslagen in een aparte map voor verdere acties.
4. Opslaan
Na het scannen en verwerken dient de gebruiker het document op de juiste plek op te slaan. Er zijn diverse mogelijkheden als e-mail, netwerkfolder, database of een applicatie. De integratie met een dergelijke bedrijfsapplicatie wordt ingevuld door middel van connectoren. Deze connectoren zorgen dat documenten en de bijbehorende metadata eenvoudig en op de juiste manier worden opgeslagen in het systeem, zoals SharePoint, AFAS, Raet Youforce, Nedap Ons of Unit 4. Ook gelijktijdig opslaan naar verschillende en/of meerdere bestemmingen is mogelijk, zodat je optimaal profiteert van de voordelen van een moderne digitale documentwerkstroom.
Voordelen scan en herken software
- Eenvoudige manier om te digitaliseren
- Zorgt voor een geautomatiseerd werkproces
- Betere vindbaarheid van documenten
- Veel minder foutgevoelig
- Werkgeluk van collega's neemt toe door efficiëntieslag
- Ondersteunt het hybride werken: scan flexibel vanaf iedere device ongeacht tijdstip of locatie