Toshibatec.nl maakt gebruik van functionele en analytische cookies om je beter van dienst te kunnen zijn. Graag willen wij je toestemming voor onze marketing cookies waarmee wij je betere en persoonlijkere aanbiedingen kunnen doen op partnersites. Ga je akkoord met het plaatsen van deze cookies?

Service: 030-6348 666
Contact
Toshiba Tec Netherlands

Digitaal en rechtsgeldig ondertekenen

Papier wordt meer en meer vervangen door digitale documenten, maar bij het tekenen van documenten zien we dat hier nog veelal nog papier wordt gebruikt. Verkoopcontracten, arbeidsovereenkomsten of logistieke documenten worden geprint, getekend, gescand en per mail over en weer gestuurd. Soms worden getekende documenten zelfs nog per post verstuurd. Dit kan veiliger, makkelijker en vooral ook rechtsgeldig.

Toshiba maakt het digitaal en rechtsgeldig ondertekenen van zakelijke documenten super eenvoudig en veilig, zonder dat daar ingewikkelde installaties voor vereist zijn. Zakelijke documenten die een handtekening vereisen worden niet langer geprint om van een natte handtekening te voorzien. Het document wordt geüpload, waarbij je de gegevens van de persoon die dient te tekenen invoert. Deze gegevens bestaan uit: voor- en achternaam, e-mail en telefoon. Je ontvangt het op ieder device: pc, laptop, tablet of smartphone. Zo simpel kan het zijn!


?rel=0">

Hoe werkt digitaal ondertekenen?

1. Type digitaal ondertekenen

Digitaal ondertekenen omvat verschillende toepassingen om te voldoen aan de behoeften binnen een organisatie. De 3 belangrijkste toepassingen:

  1. Biometrische handtekening is ter vervanging van de natte handtekening die face to face gezet wordt.
  2. Remote handtekening kan door aangewezen personen gezet worden via PC, tablet of smartphone.
  3. Gecentraliseerde handtekening is super handig voor interne processen. Grote documenten die meerdere handtekeningen van collega’s vragen kunnen digitaal in volgorde getekend worden.

2. Aanmaken

Je maakt een document in Office of direct vanuit het ERP of CRM. Het document wordt geüpload in een digitale kluis.

3. Notificatie en controle

De persoon die dient te tekenen ontvangt nu een e-mail met de vraag te ondertekenen. Via een unieke, persoonlijke link ondertekent de aangewezen contactpersoon. Ter controle wordt er een code naar de mobiele telefoon gestuurd. Deze code wordt ingevuld in het portaal.

4. Afronding

Het document is nu getekend. Zowel verzender als ondertekenaar ontvangen het getekende document in de mail.

Start met een gratis trial


veilig digitaal ondertekenen

Hoe veilig is een digitale handtekening?

De veiligheid wordt op de eerste plaats gegarandeerd dankzij goede authenticatie.  Een document mag natuurlijk niet bij de verkeerde persoon terechtkomen. We hanteren een dubbele authenticatie via e-mail en OTP (One Time Password) of twee factor authenticatie naar de smartphone van de persoon die ondertekent. Dit waarborgt de identiteit te allen tijde. Onze applicatie voldoet aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Europese standaarden ISO9001 en ISO27001 om kwaliteit en omgang met privacygegevens te waarborgen. Dit garandeert een juiste uitvoering van onze processen tijdens ondertekening.

Het digitaal ondertekenen is een stuk veiliger dan het zetten van een natte handtekening. Tijdens het remote ondertekenen van een document worden er gegevens (IP, locatie, tijd, datum, device) verzameld in een document voor bewijslast en wordt het document geseald. Indien een reeds ondertekend document op wat voor manier dan ook wordt aangepast. Dan wordt het zegel verbroken en vervalt de digitale handtekening. Het proces start opnieuw. VIDsigner heeft zelfs een burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering met een dekking tot 1,5 miljoen.


eenvoudig digitaal ondertekenen

Hoe eenvoudig is digitaal ondertekenen?

Het ondertekenen verloopt ontzettend snel. Al binnen 2 minuten kan een document ondertekend zijn. Bovendien zijn er geen overbodige kosten voor papier, administratieve handelingen en het eventueel versturen per post. Kortom, een hogere productiviteit en vermindering van impact op het milieu. Ook mobiel werken is geen probleem. Dankzij de flexibiliteit kan digitaal ondertekenen onafhankelijk van tijd en plaats. Integratie met CRM en ERP systemen is mogelijk. Er zijn meer dan 150 koppelingen naar andere software oplossingen, zoals SAP, Microsoft, Salesforce, DocuWare en Jobrouter. Hierdoor teken en verzend je documenten direct binnen het werkproces. Als klap op de vuurpijl bepaal je zelf het aantal ondertekenaars per document en de volgorde van ondertekening. 


rechtsgeldig digitaal ondertekenen

Is een digitale handtekening rechtsgeldig?

Het plaatsen van een digitale handtekening onder een contract is in de wet rechtsgeldig. De elektronische handtekeningen zijn ontworpen om te voldoen aan de meest stringente eisen, zoals de eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services) Verordening (EU)910/214.

VIDsigner is een gecertificeerd Trust Service Provider (TSP), waardoor je verzekerd bent dat het ondertekenen van documenten rechtsgeldig wordt uitgevoerd (WYSIWYS – What You See Is What You Sign). Dankzij het verifiëren van de digitale handtekening communiceer je niet alleen veilig, maar kun je erop vertrouwen dat de identiteit van de ontvanger klopt.


Voordelen digitaal en rechtsgeldig ondertekenen 

  • Teken je zakelijke documenten binnen 2 minuten
  • Mobiel werken, overal en altijd
  • Rechtsgeldig volgens eIDAS (EU) 910/2014
  • Veilig met authenticatie volgens AVG, ISO9001 en ISO27001
  • De installatie wordt volledig uit handen genomen

Wil je de oplossing eerst uitproberen? Registreer en start vrijblijvend met digitaal ondertekenen.

Of neem eerst via onderstaand formulier contact op met onze specialist Robbert ⬇


Vrijblijvend contact over Digitaal Ondertekenen

We gaan vertrouwelijk om met je gegevens (zie privacyverklaring).