Toshibatec.nl maakt gebruik van functionele en analytische cookies om je beter van dienst te kunnen zijn. Graag willen wij je toestemming voor onze marketing cookies waarmee wij je betere en persoonlijkere aanbiedingen kunnen doen op partnersites. Ga je akkoord met het plaatsen van deze cookies?

Toshiba Tec Netherlands

Document management

De hoeveelheid data binnen organisaties groeit. Dat komt mede door het aantal softwareapplicaties binnen organisaties zoals CRM, ERP en financiële systemen. Onderzoek wijst uit dat medewerkers gemiddeld twee uur per dag zoeken naar informatie die noodzakelijk is om de dagelijkse werkzaamheden te verrichten. Eenmaal gevonden gaat er ook tijd verloren met het zoeken van de juiste informatie in dat document. Cijfers op Business.com tonen aan dat organisaties tot wel 21% verliezen aan productiviteit door inefficiënt databeheer. Daarnaast verloopt de manier waarop we informatie delen lang niet altijd veilig. En dat terwijl beveiliging van documenten in iedere organisatie een belangrijk aandachtspunt is. Door het toenemende gebruik van mobiele apparaten neemt het risico op verlies of diefstal van bedrijfsgegevens toe. De schade door een datalek kan voor een organisatie flink oplopen. Goed, snel, volledig maar vooral veilig verwerken en terugzoeken van data en documenten, Toshiba heeft hiervoor een passende oplossing.

Bekijk de oplossingen   Neem contact op


Digitaal werken

Waarom een document management systeem?

Door digitalisering wordt het beheren van informatiestromen binnen een organisatie steeds complexer. Niet alleen papieren documenten zijn een uitdaging, maar ook het organiseren van de data van andere informatiebronnen, zoals e-mail en ERP systemen. Dit kan zorgen voor verborgen kosten, minder productiviteit, minder werkgeluk en meer verlies van belangrijke documenten.

Met een document management systeem heb je altijd en overal toegang tot je documenten. Door sleutelwoorden en versiebeheer is het juiste (en meest recente) document snel gevonden. Je voldoet aan de trend van mobiel werken dankzij de beveiligde mobiliteitsstrategie, zonder dat dit ten koste gaat van de bedrijfsprocessen. E-mails worden gestructureerd opgeslagen en zijn voor geautoriseerde werknemers beschikbaar. Documenten zijn beschermd tegen oneigenlijk gebruik en verlies. Zelfs bij brand of wateroverlast worden documenten eenvoudig teruggehaald. Door de bedrijfsprocessen als werkstroom in een document management systeem vast te leggen, zorg je ervoor dat je informatiestromen uniform, efficiënt en geautomatiseerd verlopen. Ook heb je de controle en zekerheid dat taken correct en binnen de gestelde tijdslimiet worden uitgevoerd.


DMS

Wat houdt een document management systeem in? 

Met een document management systeem digitaliseer en automatiseer je informatie en documentstromen. De basis voor het intelligent inrichten van informatie is het gestructureerd opslaan van alle documenten in één centraal documentarchief. Samen met de bestaande IT systemen –zoals e-mail, filesystem, ERP- en CRM systemen – organiseert een document management systeem alle documenten. Geautoriseerde gebruikers hebben binnen enkele seconden toegang tot realtime informatie van klanten, projecten of een werkstroom, allemaal op één centrale locatie georganiseerd. Met een document management systeem kun je in basis twee dingen doen: documenten op een duidelijke manier opslaan (document management), werkstromen efficiënt inrichten (workflow management).

Bekijk de oplossingen

Is een document management systeem relevant voor jouw organisatie?

Herken jij je in onderstaande punten dan kan het interessant zijn om een document management systeem te implementeren.

  • Informatie is niet altijd en voor iedereen beschikbaar
  • Je zoekt regelmatig lang naar de juiste informatie
  • Documenten raken soms zelfs zoek
  • Het is niet duidelijk wie de inhoud van een document heeft bewerkt of wat de meest recente versie van het document is
  • Je ziet dat informatie vaak blijft liggen en dat het goedkeuringsproces te veel tijd in beslag neemt
  • Je maakt nog gebruik van een fysiek archief wat enorm veel ruimte in beslag neemt

Neem contact op

Onze document management oplossingen

Partner DocuWare

Docuware

Onze DocuWare oplossing biedt een beveiligde werkomgeving, maximale schaalbaarheid en flexibele integratie. Deze software is uitermate geschikt voor zowel het mkb als grote organisaties. Typen en hoeveelheid documenten, aantal gebruikers, aard van processen of integratie met applicaties zijn geen probleem voor DocuWare. De oplossing is beschikbaar in een on-premise en een cloud gebaseerde oplossing en is ISO27001 gecertificeerd.

Partner JobRouter

JobRouter®

JobRouter® digitaliseert werkstromen, documenten en data op een eenvoudige, overzichtelijke manier voor collega’s en externe partners. Deze oplossing maakt het mogelijk alle processen in de organisatie te bundelen in één omgeving, met een universele interface. JobRouter® is beschikbaar als cloud en SAAS oplossing. Daarnaast is het mogelijk om JobRouter® in de eigen omgeving op eigen servers te installeren.

Waarom kiezen voor een document management systeem van Toshiba?

  • Snel alle documenten digitaal vinden die je nodig hebt
  • Altijd de juiste versies van documenten
  • Besparing op print- en archiefkosten
  • Minder risico op schade en verlies van documenten
  • Samenwerken op afstand is efficiënt en eenvoudig
  • Goed beveiligde documentopslag 
  • Simpele integratie met andere systemen
  • Werkprocessen managen

           Adviseer mij

Aanverwante artikelen over document management

hybride-werken.png

3 fouten bij de implementatie van geautomatiseerde werkprocessen

Data is super waardevol, mits je weet hoe je die informatie op de juiste manier inzet. Lees hier hoe je dat doet.

Lees meer

holistische-beveiliging-mkb.png

4 manieren om de veiligheid van data binnen workflows te garanderen

Door goede beveiliging op te nemen in de workflows rondom documentverwerking, zorg je ervoor dat je niet ten prooi valt aan hackers.

Lees meer

whitepaper-hogere-winst-in.png

Hogere winst in 2022 door slimme technologieën

Beveiliging en digitalisering belangrijke pijlers voor jou? Lees de trends in slimme technologieën voor de kantooromgeving voor meer winst en groei.

Lees meer 


Contact over document management

 

Hybride werken
We gaan vertrouwelijk om met je gegevens (zie privacyverklaring).