Toshibatec.nl maakt gebruik van functionele en analytische cookies om je beter van dienst te kunnen zijn. Graag willen wij je toestemming voor onze marketing cookies waarmee wij je betere en persoonlijkere aanbiedingen kunnen doen op partnersites. Ga je akkoord met het plaatsen van deze cookies?

Service: 030-6348 666
Contact
Toshiba Tec Netherlands

Document management

De hoeveelheid data binnen organisaties groeit. Dat komt mede door het aantal softwareapplicaties binnen organisaties zoals CRM, ERP en financiële systemen. Onderzoek wijst uit dat medewerkers gemiddeld twee uur per dag zoeken naar informatie die noodzakelijk is om de dagelijkse werkzaamheden te kunnen verrichten. Eenmaal gevonden gaat er ook tijd verloren met het zoeken van de juiste informatie in dat document. Cijfers op Business.com tonen aan dat organisaties tot wel 21% verliezen aan productiviteit door inefficiënt databeheer. Daarbij komt dat de manier waarop we informatie delen lang niet altijd veilig verloopt. En dat terwijl beveiliging van documenten in iedere organisatie een belangrijk aandachtspunt is. Ook het opslaan van informatie is niet zonder risico’s. Door het toenemende gebruik van mobiele apparaten neemt het risico op verlies of diefstal van bedrijfsgegevens toe. De schade die een organisatie oploopt door een datalek kan flink oplopen. Toshiba voorziet in de behoefte van het goed, snel en volledig terugzoeken van data en documenten. Met een document management systeem verwerk je documenten bovendien veilig.

Direct vrijblijvend contact opnemen


document management systeem

Wanneer is een document management systeem relevant?

Herken jij je in onderstaande punten, dan kan het voor jouw organisatie interessant zijn om een document management systeem te implementeren:

  • Informatie is niet altijd en voor iedereen beschikbaar
  • Je zoekt geregeld lang naar de juiste informatie
  • Documenten raken soms zelfs zoek
  • Het is niet duidelijk wie de inhoud van een document heeft bewerkt en wat de meest recente versie van het document is
  • Je ziet dat informatie vaak blijft liggen en dat het goedkeuringsproces te veel tijd in beslag neemt
  • Je maakt nog gebruik van een fysiek archief wat enorm veel ruimte in beslag neemt

DMS

Wat houdt een document management systeem in? 

Niet alleen papieren documenten zijn een uitdaging voor organisaties, maar ook het organiseren van de data van andere informatiebronnen, zoals e-mail en ERP systemen. Het beheren van zowel de papierstroom en de digitale documenten wordt door digitalisering steeds complexer. Bovendien kan dit onnodige (verborgen) kosten met zich meebrengen, de productiviteit van je collega’s verminderen en het risico van verlies van belangrijke documenten verhogen. Met een document management systeem digitaliseer en automatiseer je informatie en documentstromen. De basis voor het intelligent inrichten van informatie is het gestructureerd opslaan van alle documenten in één centraal documentarchief. Samen met de bestaande IT systemen –zoals e-mail, filesystem, ERP- en CRM systemen – organiseert een document management systeem alle documenten. Geautoriseerde gebruikers hebben binnen enkele seconden toegang tot realtime informatie van klanten, projecten of een werkstroom, allemaal op één centrale locatie georganiseerd. Met een document management systeem kun je in basis twee dingen doen: documenten op een duidelijke manier opslaan (document management), werkstromen efficiënt inrichten (workflow management).


Waarom een document management systeem

Waarom een document management systeem?

Naast altijd en overal toegang tot de meest recente documenten door versie beheer, kan op basis van sleutelwoorden ieder document snel gevonden worden. Door de toename van mobiel werken is toegang tot documenten en informatie via een mobiele device een must. Met een document management systeem heb je een beveiligde mobiliteitsstrategie zonder dat dit ten koste gaat van de bedrijfsprocessen.

Je krijgt de mogelijkheid om eenvoudig e-mails gestructureerd op te slaan met andere documenten. Belangrijke informatie wordt niet langer in de persoonlijke e-mailbox van medewerkers vastgehouden, maar is goed georganiseerd en beveiligd opgeslagen en voor elke geautoriseerde werknemer beschikbaar.

Beveiliging van documenten is een complex onderwerp. Met een document management systeem worden je documenten beschermd tegen oneigenlijk gebruik en verlies. Zelfs met catastrofale gebeurtenissen zoals brand of wateroverlast worden documenten eenvoudig teruggehaald.

Door de bedrijfsprocessen als workflow in een document management systeem vast te leggen, zorg je ervoor dat je informatiestromen uniform, efficiënt en geautomatiseerd verlopen. Ook heb je de controle en zekerheid dat taken correct en binnen de gestelde tijdslimiet worden uitgevoerd.


Onze oplossingen

DocuWare authorized partner

Docuware

Onze DocuWare oplossing biedt een beveiligde werkomgeving, maximale schaalbaarheid en flexibele integratie. Deze software is uitermate geschikt voor zowel het mkb als grote organisaties. Typen en hoeveelheid documenten, aantal gebruikers, aard van processen of integratie met applicaties zijn geen probleem voor DocuWare. De oplossing is beschikbaar in een on-premise en een cloud gebaseerde oplossing en is ISO27001 gecertificeerd.

Partner JobRouter

JobRouter®

JobRouter® digitaliseert werkstromen, documenten en data op een eenvoudige, overzichtelijke manier voor collega’s en externe partners. Deze oplossing maakt het mogelijk alle processen in de organisatie te bundelen in één omgeving, met een universele interface. JobRouter® is beschikbaar als cloud en SAAS oplossing. Daarnaast is het mogelijk om JobRouter® in de eigen omgeving op eigen servers te installeren.


Voordelen document management systeem

  • Snel alle documenten digitaal vinden die je nodig hebt
  • Altijd de juiste versies van documenten
  • Besparing op print- en archiefkosten
  • Minder risico op schade en verlies van documenten
  • Samenwerken op afstand is efficiënt en eenvoudig
  • Goed beveiligde documentopslag 
  • Simpele integratie met andere systemen
  • Werkprocessen managen

Vrijblijvend contact over document management

 

We gaan vertrouwelijk om met je gegevens (zie privacyverklaring).