Document Management
Een document management systeem geeft gebruikers toegang tot realtime informatie van klanten, projecten en werkstromen. Hiermee is de juiste informatie sneller en makkelijker te vinden, inzien en delen. Onderzoek wijst uit dat medewerkers gemiddeld twee uur per dag zoeken naar informatie die noodzakelijk is om de dagelijkse werkzaamheden te verrichten. Vervolgens, gaat er tijd verloren aan het zoeken naar de juiste informatie in dat document. Organisaties verliezen tot wel 21% aan productiviteit door inefficient databeheer. Daarnaast verloopt de manier waarop we informatie delen lang niet altijd veilig. Ons document management systeem biedt de oplossing.
Wat levert document management jou op?
✓ Verlies nooit meer belangrijke documenten
✓ Verhoog de cybersecurity van jouw organisatie
Ontdek wat Jobrouter of DocuWare voor jou kunnen betekenen.
WAT IS EEN DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEEM?
Met een document management systeem digitaliseer en automatiseer je informatie en documentstromen. De basis voor het intelligent inrichten van informatie is het gestructureerd opslaan van alle documenten in één centraal documentarchief. Samen met de bestaande IT systemen, zoals e-mail, filesystem, ERP- en CRM systemen, organiseer je een document management systeem alle documenten. Geautoriseerde gebruikers hebben binnen enkele seconden toegang tot realtime informatie van klanten, projecten of een werkstroom. Het doel van document management? Meer orde en overzicht brengen in het beheer van je bestanden, zodat gebruikers sneller en makkelijker de juiste informatie kunnen vinden, inzien en delen.
HOE WERKT EEN DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEEM?
2. Verwerken
Met effectieve werkstromen worden documenten digitaal door de organisatie gevoerd. Waarbij medewerkers documenten goedkeuren, toevoegen en verwerken.
3. Archiveren
Documenten worden versleuteld en beveiligd opgeslagen. Voor een veilige backup wordt ook gezorgd.
4. Zoeken
Medewerkers vinden met één zoekopdracht alle relevante documenten.
Onze scankoppelingen
De mogelijkheden van onze scankoppelingen zijn enorm, zoals scannen naar e-mail, netwerkfolder, database of een applicatie. Met onze maatwerkoplossingen scan je eenvoudig naar een ERP of CRM systeem, maar ook een Elektronisch Cliënten Dossier of document management systeem. Hieronder een greep uit onze scankoppelingen naar applicaties.
WIL JIJ MEER WETEN OVER DOCUMENT MANAGEMENT?
Je kiest zelf waar de documenten worden opgeslagen. Op je eigen server, in je private cloud of als Saas dienst gehost op onze veilige cloud.
De Toshiba document management oplossing kan alle type documenten opslaan. Via een browser gebaseerde viewer kan je de 22 meest gebruikte documentformaten zonder aanvullende software inzien. Waaronder de bekende office formaten, foto formaten en CAD tekeningen.
Dat is een eigen keuze. Wij bieden deze oplossing vooral als Saas dienst in de cloud aan. Maar een traditionele server installatie is ook mogelijk, met behoud van functionaliteiten.
Ja, met diverse integratiemogelijkheden, waaronder webservices koppel je zelf eenvoudig en snel databronnen en documenten uit andere systemen aan onze document management oplossing. Ook is het mogelijk om de opgeslagen documenten in Toshiba document management op te roepen in andere applicaties en systemen.
Aanverwante artikelen over document management
Hogere winst in 2022 door slimme technologieën
Beveiliging en digitalisering belangrijke pijlers voor jou? Ontdek de trends in slimme technologieën voor de kantooromgeving.
Fouten bij implementatie van werkprocessen
Data is super waardevol, mits je weet hoe je die informatie op de juiste manier inzet. Lees hier hoe je dat doet.
Garandeer de dataveiligheid in de workflow
Door goede beveiliging op te nemen in de workflows rondom documentverwerking, zorg je ervoor dat je niet ten prooi valt aan hackers.