Toshibatec.nl maakt gebruik van functionele en analytische cookies om je beter van dienst te kunnen zijn. Graag willen wij je toestemming voor onze marketing cookies waarmee wij je betere en persoonlijkere aanbiedingen kunnen doen op partnersites. Ga je akkoord met het plaatsen van deze cookies?

Toshiba Tec Netherlands

Document management

Informatie stroomlijnen, beter samenwerken en minder tijd kwijt zijn aan het zoeken van documenten? 

Document Management

Een document management systeem geeft gebruikers toegang tot realtime informatie van klanten, projecten en werkstromen. Hiermee is de juiste informatie sneller en makkelijker te vinden, inzien en delen. Onderzoek wijst uit dat medewerkers gemiddeld twee uur per dag zoeken naar informatie die noodzakelijk is om de dagelijkse werkzaamheden te verrichten. Vervolgens, gaat er tijd verloren aan het zoeken naar de juiste informatie in dat document. Organisaties verliezen tot wel 21% aan productiviteit door inefficient databeheer. Daarnaast verloopt de manier waarop we informatie delen lang niet altijd veilig. Ons document management systeem biedt de oplossing.

iconen-toshiba-mi-v1-opslaan-rood.png

Archief

Gestructureerd opslaan van alle documenten in één digitaal archief

iconen-toshiba-mi-v1-verify-rood.png

Toegang 

Altijd en overal toegang tot de juiste versies van documenten

iconen-toshiba-mi-v1-notificatie-rood.png

Veilig

Goed beveiligde documentopslag en minder risico op schade en verlies van documenten

WAT IS EEN DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEEM?

Met een document management systeem digitaliseer en automatiseer je informatie en documentstromen. De basis voor het intelligent inrichten van informatie is het gestructureerd opslaan van alle documenten in één centraal documentarchief. Samen met de bestaande IT systemen, zoals e-mail, filesystem, ERP- en CRM systemen, organiseer je een document management systeem alle documenten. Geautoriseerde gebruikers hebben binnen enkele seconden toegang tot realtime informatie van klanten, projecten of een werkstroom. Het doel van document management? Meer orde en overzicht brengen in het beheer van je bestanden, zodat gebruikers sneller en makkelijker de juiste informatie kunnen vinden, inzien en delen. 

HOE WERKT EEN DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEEM?

iconen-toshiba-mi-v1-werkplek-rood.png

1. Capture

Via intelligent scannen en archiveren worden documenten vanuit verschillende bronnen handmatig of automatisch verrijkt met data en toegevoegd aan het document management systeem.

iconen-toshiba-mi-v1-afronden-rood.png

2. Verwerken

Met effectieve werkstromen worden documenten digitaal door de organisatie gevoerd. Waarbij medewerkers documenten goedkeuren, toevoegen en verwerken.

iconen-toshiba-mi-v1-informatiestromen-rood.png

3. Archiveren

Documenten worden versleuteld en beveiligd opgeslagen. Voor een veilige backup wordt ook gezorgd.

iconen-toshiba-mi-v1-search-rood.png

4. Zoeken

Medewerkers vinden met één zoekopdracht alle relevante documenten. 


Onze scankoppelingen 

De mogelijkheden van onze scankoppelingen zijn enorm, zoals scannen naar e-mail, netwerkfolder, database of een applicatie. Met onze maatwerkoplossingen scan je eenvoudig naar een ERP of CRM systeem, maar ook een Elektronisch Cliënten Dossier of document management systeem. Hieronder een greep uit onze scankoppelingen naar applicaties.

 

logo-jobrouter-certified-partner-2022.jpg
docuware-authorized-partner-rgb-1000px-100.jpg

WIL JIJ MEER WETEN OVER DOCUMENT MANAGEMENT?

Veelgestelde vragen 

Nee, document management systemen biedt Toshiba al aan voor organisaties vanaf 4 personen met volledige functionaliteit. 

Je kiest zelf waar de documenten worden opgeslagen. Op je eigen server, in je private cloud of als Saas dienst gehost op onze veilige cloud.

De Toshiba document management oplossing kan alle type documenten opslaan. Via een browser gebaseerde viewer kan je de 22 meest gebruikte documentformaten zonder aanvullende software inzien. Waaronder de bekende office formaten, foto formaten en CAD tekeningen.

Dat is een eigen keuze. Wij bieden deze oplossing vooral als Saas dienst in de cloud aan. Maar een traditionele server installatie is ook mogelijk, met behoud van functionaliteiten.

Ja, met diverse integratiemogelijkheden, waaronder webservices koppel je zelf eenvoudig en snel databronnen en documenten uit andere systemen aan onze document management oplossing. Ook is het mogelijk om de opgeslagen documenten in Toshiba document management op te roepen in andere applicaties en systemen.

afbeelding-team.jpg

Aanverwante artikelen over document management

iss-17072.jpg

Hogere winst in 2022 door slimme technologie├źn

Beveiliging en digitalisering belangrijke pijlers voor jou? Ontdek de trends in slimme technologieën voor de kantooromgeving.

Lees verder

iss-17053_00717.jpg

Fouten bij implementatie van werkprocessen

Data is super waardevol, mits je weet hoe je die informatie op de juiste manier inzet. Lees hier hoe je dat doet.

Lees verder

iss-19382.jpg

Garandeer de dataveiligheid in de workflow

Door goede beveiliging op te nemen in de workflows rondom documentverwerking, zorg je ervoor dat je niet ten prooi valt aan hackers.

Lees verder