Toshiba en de kantooromgeving
Organisaties ontkomen er niet meer aan: de overstap van de papieren naar de digitale werkomgeving. Toshiba biedt slimme oplossingen voor de kantooromgeving om document- en informatieprocessen zo efficiënt mogelijk in te richten. Iedere organisatie kent uitdagingen op het gebied van papierbeheer. Ook relatief kleine ondernemingen of specifieke afdelingen kunnen zeer documentintensief zijn. Denk aan een advocatenkantoor, logistieke ondernemingen, de financiële afdeling of de HR-afdeling. Scanwerkzaamheden die onvermijdelijk zijn voor het digitale kantoor kunnen door de bedrijfsprinter of mobiel worden verwerkt.
Beveilig de bedrijfsprocessen
Het is belangrijk dat je inzicht hebt in welke data er is gecreëerd en hoe de data wordt verwerkt. Dit heeft niet alleen betrekking op de bedrijfsprinter, maar ook op documenten die collega's opslaan in de gedeelde mappen. Richt processen zodanig in dat je aan de wetgeving voldoet door persoonlijke data beveiligd te scannen, verwerken, beheren en op te slaan. Door de identificatie en versleuteling van persoonlijke informatie te automatiseren creëer je beveiligde bedrijfsprocessen, van e-mail tot print management, document opslag en workflow software die voldoet aan de AVG vereisten.
Controle over printkosten
De afdrukkosten per collega bedragen gemiddeld 37 euro per maand. Om te besparen op deze kosten is het belangrijk deze bij te houden en te beheren. Met printmanagementsoftware kan 30% op de afdrukkosten worden bespaard. De rapportagemogelijkheden in deze software geven je inzicht in ongewenste afdrukkosten. In gedetailleerde rapporten wordt duidelijk weergegeven wat, hoeveel, door wie en waar er is afgedrukt, zodat je een beveiligd afdrukproces inricht. De follow-me functie in print management software vereist de fysieke aanwezigheid van een medewerker om de afdruk vrij te geven. Dit betekent dat er geen ‘vergeten’ documenten meer bij de printer blijven liggen.
Digitaliseren van papieren informatie
De gemiddelde kantoormedewerker is de helft van de tijd bezig met de afhandeling van papieren documenten en de gegevensinvoer. Het digitaliseren van informatie kan dit percentage aanzienlijk verlagen. Neem bijvoorbeeld factuurverwerking. Deze workflow kan zeer arbeidsintensief zijn door het steeds opnieuw uitvinden waar specifieke documenten staan. Ook is dit proces foutgevoelig. Met een automatische scanfunctie kunnen stapels facturen automatisch en foutloos naar een vooraf gedefinieerde bestemming worden gerouteerd. Toshiba koppelt met de meest gangbare applicaties in de kantooromgeving.
Document management voor de kantooromgeving
Met een document management systeem van Toshiba komen de documenten die via de bedrijfsprinter of het mobiele apparaat naar het digitale archief zijn gescand, direct in een workflow en zijn inzichtelijk voor de verantwoordelijke collega's voor verdere afhandeling.
Een klantenservice staat altijd rechtstreeks in contact met de klant. Met verschillende opslagsystemen zijn collega's ontzettend veel tijd kwijt om de juiste informatie op te halen. Met een document management systeem zijn alle documenten direct na het opslaan gereed voor je geautoriseerde collega's. Zij kunnen nu alle documenten doorzoeken. Zoekcriteria kunnen gegevens zijn zoals een klantnummer of een verzenddatum, maar je kunt ook op inhoud zoeken. Naast een verbetering voor de klantenservice, kan dit zorgen voor veel meer werkgeluk bij je collega's. Bovendien maakt dit het hybride werken ook een stuk eenvoudiger.
De voordelen van document management voor de kantooromgeving op een rij:
- Documenten zijn realtime beschikbaar en kunnen direct verwerkt worden
- Minder tijd kwijt met het terugzoeken van data
- Minder foutgevoelig
- Verbetering voor de klantenservice
- Het werkgeluk van collega's neemt toe
- Werken op afstand is geen probleem
Producten en oplossingen voor de kantooromgeving
Digitaal archiveren
Toshiba biedt oplossingen om het meest efficiënte digitale archief op te zetten, waarmee het mogelijk is om documenten te zoeken op de inhoud. Voor de inrichting van jouw digitale documentstromen bieden wij een oplossing op maat met onze DocuWare software. DocuWare is niet alleen een informatieplatform of documentenarchief, maar ook de strategische interface binnen jouw IT-omgeving.
Printoplossingen
Toshiba richt zich op optimaal informatie- en documentbeheer. Mobiel printen, veilig printen, scannen naar werkstromen en veilig archiveren. Met onze kantoorprinters heb je volledige controle over je documenten, waardoor je aanzienlijk kunt besparen op kosten en papierverbruik. Van compacte A4 printers tot geavanceerde A3 systemen - onze technologie is ontworpen om processen te stroomlijnen.
Scan en herken
Scannen kan om documenten digitaal te archiveren, maar ook om een werkproces op te starten. Het kost tijd en is foutgevoelig om dit handmatig te doen. Met de inzet van slimme technieken als beeldverbetering, tekstherkenning, barcode verwerking, kunstmatige intelligentie en slimme database koppelingen zijn wij in staat diverse typen documenten intelligent en volledig automatisch te scannen en verwerken.
Digital signage
Naast het optimaliseren van documentprocessen richten we ons ook op het eenvoudig aanbieden en communiceren van bedrijfsinformatie. Digital signage is beeldschermcommunicatie wat zorgt voor optimalisering bij onder andere bezoekersregistratie, werkplekken reserveren en vergaderen en presenteren. Benut de werkomgeving optimaal en creëer transparantie met slimme software.