Toshiba in de logistiek
De logistieke sector staat aan de vooravond van een nieuwe fase van automatisering. Naast geautomatiseerde handelingen binnen het logistiek proces groeit ook de behoefte document- en informatieprocessen te automatiseren. Verschillende processen binnen de logistieke sector gaan gepaard met veel papierwerk. Denk hierbij aan pakbonnen en afleverbewijzen, maar ook aan facturen en overige administratieve documenten. Ook deze documenten wil je snel en simpel digitaal beschikbaar hebben om in staat te zijn je te profileren binnen de sterk concurrerende markt van logistiek en transport.
Snelheid en efficiëntie in processen
Met inzicht in de unieke behoeften van onze klanten in de logistieke en transport wereld, heeft Toshiba een compleet portfolio ontwikkeld voor het verbeteren van efficiëntie, effectiviteit en het stroomlijnen van werkprocessen in uiteenlopende applicaties. Goederen vervoeren betekent ook informatie vervoeren. Zonder de juiste documentatie op de juiste tijd en plaats is zaken doen onmogelijk. Onze hardware en software oplossingen integreren naadloos in bestaande workflows en netwerken. Wij ondersteunen jouw informatie workflows en zorgen dat jij plezierig met documenten werkt en tijd en geld bespaart. Alle documenten zijn inzichtelijk, ook die van een lange periode terug. Indien gewenst, kan ook de klant zelf online de status inzien. Naast een verbeterde service, bespaar je papier en ruimte, omdat er geen fysiek dossier meer is.
Met een document management systeem van Toshiba komen de documenten die via een mobiel apparaat naar het digitale archief zijn gescand direct in een workflow terecht en zijn deze direct inzichtelijk voor je medewerkers die verantwoordelijk zijn voor verdere afhandeling. Zij kunnen het document direct verwerken, waardoor het algehele verwerkingsproces aanzienlijk wordt versneld. Collega's op kantoor scannen eventuele papieren documenten direct via de printer naar het digitale archief. Dit scheelt tijd, bespaart kosten en voorkomt fouten.
Slimme zoekfunctie met OCR
De klantenservice staat altijd rechtstreeks in contact met de klant en dient vragen met betrekking tot leveringen. Met verschillende opslagsystemen is je personeel veel tijd kwijt de juiste informatie te vinden. Met een goed ingericht documentmanagementsysteem van Toshiba kan je de vraag direct beantwoorden. Alle documenten zijn direct na opslaan gereed voor je geautoriseerde medewerkers. Zij kunnen deze makkelijk vanaf hun desktop doorzoeken. Zoekcriteria kunnen gegevens zijn zoals een klantnummer of een verzenddatum. Door onze slimme optical character recognition (OCR) functionaliteit herkent het systeem je scans als platte tekst en kan je zelfs op inhoud zoeken.
Veilig en snel factureren
Wanneer een chauffeur terugkeert van een bezorging worden documenten eerst verschillende keren gekopieerd voordat ze worden overgedragen aan de administratie. Hierdoor duurt het soms weken voordat een factuur wordt verstuurd. Het aantal documenten dat maandelijks op deze manier wordt verwerkt kan snel oplopen. Dit kan gelukkig anders. Met de juiste oplossingen is de chauffeur in staat de fomulieren direct bij aflevering vanaf zijn smartphone of tablet te archiveren naar het filesysteem, ERP- of CRM systeem. Hiermee is de kans klein dat documenten zoek raken, er wordt sneller gefactureerd, de data blijft niet achter op de mobiele device en de chauffeur gaat niet over straat met formulieren met bedrijfskritische of privacy gevoelige data.
Voordelen op een rij:
- Inrichting van automatische werkprocessen
- Kostenefficiënt documentmanagement, ongeacht het systeem
- Minder tijd kwijt aan het archiveren en terugzoeken van documenten
- Toegang tot al jouw documenten, ook vanaf mobiele apparaten
- Transparante en compliant bedrijfsprocessen
- Minder opslagruimte nodig
Marco van Noort - IT Manager, edilon)(sedra aan het woord
“Toshiba heeft ons uitstekend geholpen met het afschalen van het oude printerpark, het vertalen van onze veranderde wensen naar een nieuwe printoplossing (inclusief follow me software) en de uiteindelijke migratie naar het nieuwe printerpark. De afvoer van de oude apparatuur en de aanvoer van de nieuwe apparatuur verliep vloeiend. De technische begeleiding was goed, kundig en vriendelijk, net als de monteurs die toch soms langs moeten komen voor onderhoud. Onze printkosten zijn door deze migratie niet alleen verlaagd, maar met de regelmatige rapportages ook goed inzichtelijk."
Producten en oplossingen voor logistiek en transport
Printers
Toshiba richt zich op optimaal informatie- en documentbeheer. Mobiel printen, veilig printen, scannen naar werkstromen en veilig archiveren. Met onze kantoorprinters heb je volledige controle over je documenten, waardoor je aanzienlijk kunt besparen op kosten en papierverbruik. Van compacte A4 printers tot geavanceerde A3 systemen - onze technologie is ontworpen om processen te stroomlijnen.
Digitaal archiveren
Toshiba biedt oplossingen om het meest efficiënte digitale archief op te zetten, waarmee het mogelijk is om documenten te zoeken op de inhoud. Voor de inrichting van jouw digitale documentstromen bieden wij een oplossing op maat met onze DocuWare software. DocuWare is niet alleen een informatieplatform of documentenarchief, maar ook de strategische interface binnen jouw IT-omgeving.
RFID
Automatiseer je logistieke proces met RFID. Pakketten worden voorzien van een chip met antenne die tijdens het printproces geprogrammeerd wordt. Hierdoor scan je het volledige pallet in één keer. Niet langer pallets afstapelen en pakketten stuk voor stuk scannen. Met RFID win je snelheid en de methode is niet foutgevoelig. Bovendien geeft dit altijd realtime informatie over voorraad en locatie.
Stappenplan: 9 punten waar documentoplossingen aan moeten voldoen
Om digitaal samen te werken in de logistiek voor elkaar te krijgen, is een moderne document management oplossing een absolute must. Dit stappenplan toont waar documentoplossingen aan moeten voldoen, zodat de organisatie succesvol blijft.
