Hoe zet u het meest efficiënte digitale archief op?

Het hebben van een geordend digitaal archief is van uiterst belang om uw (vertrouwelijke) documenten en persoonsgegevens veilig te kunnen bewaren en om efficiënt te kunnen werken. Bovendien wilt u graag dat u en uw medewerkers de meest actuele informatie altijd en overal beschikbaar hebben. Het hebben van een digitaal archief voorkomt dat er papieren informatie fysiek moet worden teruggezocht en verzonden en dat scheelt tijd, bespaart kosten en voorkomt fouten. Maar hoe zet u voor uw organisatie het meest efficiënte digitale archief op? Bij het vinden van antwoord op die vraag helpt Toshiba u graag.

Hoe wordt er binnen uw organisatie naar informatie gezocht?

U wordt overspoeld door een alsmaar groeiende en steeds diverser wordende stroom aan digitale informatie. Servers worden steeds zwaarder belast en vereisen steeds meer opslagruimte. Het verwerken, bewaren en terugzoeken van oude e-mail kost meer tijd en dus veel meer geld.

Terugzoeken van documenten kost veel tijd: 

• Medewerkers zoeken gemiddeld twee uur per dag naar informatie die noodzakelijk is om de dagelijkse werkzaamheden te kunnen verrichten.
• Kenniswerkers zijn 15 tot 30 procent van hun tijd kwijt aan het zoeken naar documenten die zijn opgeborgen in slecht beheerde en ongestructureerde archieven. 
• Het komt vaak voor dat de informatie die u zoekt niet op de verwachte plek te vinden is. Daarnaast bent u ook veel tijd kwijt met het zoeken van de juiste informatie in dat document. Maar geen paniek!

Toshiba biedt u oplossingen om het meest efficiënte digitale archief op te zetten, waarmee het mogelijk is uw documenten te zoeken op de inhoud van het document. Met Toshiba zoekt u naar documenten als op het internet, maar dan beter. U vindt documenten terug met één druk op de knop, waar en wanneer u maar wilt. Voor de inrichting van uw digitale documentstromen bieden wij u een oplossing op maat met onze DocuWare software. Dit is de basis voor het intelligent verwerken van informatie en het gestructureerd opslaan van alle documenten in één centraal documentarchief. Samen met uw bestaande IT systemen, zoals e-mail, filesystem, ERP- en CRM systemen, organiseert DocuWare al uw documenten. Geautoriseerde gebruikers hebben binnen enkele seconden toegang tot de informatie van klanten, projecten of een werkstroom, allemaal op één centrale locatie georganiseerd.

Digitale werkstromen
DocuWare is niet alleen een informatieplatform of documentenarchief. DocuWare is de strategische interface binnen uw IT-omgeving om digitale documentprocessen in te richten en te beheren. U definieert specifieke werkstromen die documenten elektronisch van gebruiker naar gebruiker begeleiden. De werkstromen borgen dat werknemers documenten bekijken, verifiëren of autoriseren wanneer nodig. Ook heeft u de controle en zekerheid dat taken correct en binnen de gestelde tijdslimieten worden uitgevoerd. Elke stap binnen een proces wordt automatisch vastgelegd en kan op elk moment worden gecontroleerd, zowel tijdens de afhandeling van een proces als achteraf.

Ook dit jaar zijn wij trotse Platinum Partner van DocuWare. Wij implementeren de software compleet naar uw behoeften en ondersteunen u via onze eigen service & support organisatie.

Voordelen van een digitaal archief:

• U heeft nooit meer dubbele documenten: voortaan heeft u altijd de juiste en meest recente versie van een document digitaal beschikbaar. 
• U bespaart tijd, ruimte en daarmee ook geld. Een fysiek archief is niet langer noodzakelijk.
• U bouwt een betere documentenstructuur op waardoor u eenvoudiger uw documenten kunt beheren en organiseren. Zo raken uw documenten nooit meer zoek. 
• U kunt uw documenten terug zoeken op de inhoud van het document Een back-up van uw belangrijkste bedrijfsinformatie is altijd digitaal voor handen.
• U kunt uw klanten efficiënter helpen omdat u uw documenten heeft gedigitaliseerd en centraal beheert.
• Waar en wanneer u maar wilt, u kunt altijd bij documenten. Dus ook vanuit huis. 
  
  Wilt u een digitaal archief opzetten of uw huidige archief verbeteren? Dat is mogelijk! Neem contact op met één van onze experts en ontdek uw mogelijkheden.