Het Grafisch Centrum waaraan Bert-Jan Bos leiding geeft, telt een ontwerpstudio, de centrale repro en de afdeling voor post en logistiek. Het Grafisch Centrum is ook verantwoordelijk voor alle MFP’s die elders in de provinciale organisatie staan opgesteld. Van deze systemen liep op 1 mei 2014 het leasecontract af, dus werd er een Europese aanbesteding uitgeschreven.

Bert-Jan Bos licht toe: “Het ging om de grotere typen MFP’s, de echte werkpaarden, bestemd voor gezamenlijk gebruik op de afdelingen van het provinciehuis en op zes andere locaties, verspreid over de provincie. In totaal 34 stuks. Voor de vervanging van deze MFP’s stelden we een programma van eisen op binnen de aanbesteding, waarop een aantal grote aanbieders zich inschreef. Toshiba kon niet alleen aan al onze eisen voldoen, maar kwam ook met de scherpste prijs uit de bus en bovendien met een heldere beschrijving van de oplossing die ze ons te bieden had. Daarop was onze keuze gebaseerd en daar hebben we zeker geen spijt van.”

Implementatie
Hoe is de implementatie verlopen? “Volledig probleemloos”, zegt Bos. “In twee dagen tijd zijn alle systemen, zowel op het provinciehuis als de overige locaties, geïnstalleerd en in werking gezet. De afdeling ICT van de provincie is er vanaf het begin bij betrokken geweest. Hierdoor konden onze experts direct en zonder ruis hun eisen en wensen met Toshiba bespreken.

Die samenwerking is uitstekend verlopen, met een hele soepel implementatie als resultaat. Al eerder hadden de mensen van de repro-afdeling een opleiding van Toshiba gekregen, waarna zij hun collega’s op de afdeling instrueerden. Voor zover dat nodig was, want de gebruikersinterface van de Toshiba systemen is natuurlijk heel erg intuïtief. Alles is dus op alle fronten gladjes verlopen.”

Ervaringen
We zijn nu ruim een halfjaar verder. Hoe zijn de ervaringen? “Zonder meer positief”, antwoordt Bos. “Een succesvolle oplossing is EveryonePrint. De oplossing waarmee statenleden, maar ook bezoekers, mobiel kunnen printen op aangewezen systemen. Ook erg handig is e-Follow, waardoor je niet gebonden bent aan je afdelings- MFP, maar overal in het netwerk een afdruk kunt maken. “En de gebruikers op de afdelingen? Wat vinden zij? “Wat zij dagelijks ervaren, is dat deze systemen heel betrouwbaar zijn.

Als beheerder heb ik dat natuurlijk ook gemerkt, vooral dankzij de speciale beheerstool van Toshiba, waarmee ik de status van alle systemen nauwgezet kan volgen.” Dus tevredenheid alom? “Zeker”, besluit Bert-Jan Bos. “Waaraan ik wil toevoegen dat we blij verrast waren door de zakelijke no-nonsense-aanpak van Toshiba in zowel de commerciële als technische fasen. Dat kunnen wij als nuchtere noordelingen wel waarderen.”

e-FOLLOW: overal printen in het netwerk
e-FOLLOW biedt volledige flexibiliteit in het printen van documenten. De gebruiker beslist zelf wanneer en op welk systeem in het netwerk de afdrukken geprint worden. Dat is niet alleen handig om afdrukwachtrijen op de eigen afdelings-MFP te omzeilen. Daarnaast kunnen mensen die op verschillende locaties van de provinciale organisatie moeten werken, documenten laten afdrukken waar en wanneer zij ze nodig hebben. Alle functies, instellingen en rapportagevoorzieningen blijven daarbij volledig in stand.

e-BRIDGE Re-Rite
De provincie Groningen heeft gekozen voor e-BRIDGE Re- Rite. Hierdoor kunnen de provinciale ambtenaren met één druk op de knop een papieren document naar bijvoorbeeld een Word, Excel- of doorzoekbaar PDF-bestand scannen. Documenten kunnen sneller worden teruggezocht en overtypen behoort tot het verleden. Een efficiënte oplossing, die veel tijd en kosten bespaart, voor het administreren en verwerken van facturen, pakbonnen en andere papieren documenten.