Toshibatec.nl maakt gebruik van functionele en analytische cookies om je beter van dienst te kunnen zijn. Graag willen wij je toestemming voor onze marketing cookies waarmee wij je betere en persoonlijkere aanbiedingen kunnen doen op partnersites. Ga je akkoord met het plaatsen van deze cookies?

Service: 030-6348 666
Contact
Toshiba Tec Netherlands

Provincie Groningen kiest voor meest economische MFP-aanbod
“Er gaat niets boven Groningen”. Met deze slogan draagt de provincie al jaren met succes uit dat dit landsdeel de hoogste kwaliteit biedt in wonen, werken, ondernemerschap, natuur en cultuur. Aan de uitvoering van deze missie werken dagelijks zo’n 780 ambtenaren vanuit het provinciehuis en zes steunpunten. In het voorjaar van 2014 schreef de provincie een Europese aanbesteding uit voor de vervanging van alle multifunctionele systemen (MFP) op de afdelingen. De inschrijving van Toshiba Tec Netherlands voldeed niet alleen aan de hoge functionele eisen, maar kwam ook economisch het meest gunstige uit de bus. In april werd het nieuwe leasecontract getekend; op 1 mei draaiden alle Toshiba-systemen soepel in het netwerk mee. We praten met Bert-Jan Bos, clustercoördinator van het Grafisch Centrum van de provincie en als zodanig de betrokkene bij de aanbesteding en implementatie.

logo-provincie-groningen-edit.jpg

Het Grafisch Centrum waaraan Bert-Jan Bos leiding geeft, telt een ontwerpstudio, de centrale repro en de afdeling voor post en logistiek. Het Grafisch Centrum is ook verantwoordelijk voor alle MFP’s die elders in de provinciale organisatie staan opgesteld. Van deze systemen liep op 1 mei 2014 het leasecontract af, dus werd er een Europese aanbesteding uitgeschreven.

Bert-Jan Bos licht toe: “Het ging om de grotere typen MFP’s, de echte werkpaarden, bestemd voor gezamenlijk gebruik op de afdelingen van het provinciehuis en op zes andere locaties, verspreid over de provincie. In totaal 34 stuks. Voor de vervanging van deze MFP’s stelden we een programma van eisen op binnen de aanbesteding, waarop een aantal grote aanbieders zich inschreef. Toshiba kon niet alleen aan al onze eisen voldoen, maar kwam ook met de scherpste prijs uit de bus en bovendien met een heldere beschrijving van de oplossing die ze ons te bieden had. Daarop was onze keuze gebaseerd en daar hebben we zeker geen spijt van.”


Digitalisering
Op welk jaarlijks afdrukvolume was de aanbesteding gebaseerd? Bos: “In totaal hebben we in de provincie te maken met zo’n 6 miljoen afdrukken per jaar. Daarvan komt ongeveer 2,5 miljoen voor rekening van de centrale studio en repro, terwijl de decentrale MFP’s op de afdelingen samen zo’n 3,5 miljoen afdrukken maken. Om die laatste behoefte ging het. Overigens hadden we op dat volume al fors bezuinigd door onze digitaliseringsoperatie in 2012, waarbij alle statenleden en het provinciebestuur werden voorzien van tablets. In plaats van alle vergaderstukken, meestal enorme pakken, te kopiëren en per koerier te bezorgen, konden we ze nu digitaal aanbieden. Dat scheelde op jaarbasis 1 miljoen afdrukken, nog afgezien van alle andere kosten.”

Implementatie
Hoe is de implementatie verlopen? “Volledig probleemloos”, zegt Bos. “In twee dagen tijd zijn alle systemen, zowel op het provinciehuis als de overige locaties, geïnstalleerd en in werking gezet. De afdeling ICT van de provincie is er vanaf het begin bij betrokken geweest. Hierdoor konden onze experts direct en zonder ruis hun eisen en wensen met Toshiba bespreken.

Die samenwerking is uitstekend verlopen, met een hele soepel implementatie als resultaat. Al eerder hadden de mensen van de repro-afdeling een opleiding van Toshiba gekregen, waarna zij hun collega’s op de afdeling instrueerden. Voor zover dat nodig was, want de gebruikersinterface van de Toshiba systemen is natuurlijk heel erg intuïtief. Alles is dus op alle fronten gladjes verlopen.”


Ervaringen
We zijn nu ruim een halfjaar verder. Hoe zijn de ervaringen? “Zonder meer positief”, antwoordt Bos. “Een succesvolle oplossing is EveryonePrint. De oplossing waarmee statenleden, maar ook bezoekers, mobiel kunnen printen op aangewezen systemen. Ook erg handig is e-Follow, waardoor je niet gebonden bent aan je afdelings- MFP, maar overal in het netwerk een afdruk kunt maken. “En de gebruikers op de afdelingen? Wat vinden zij? “Wat zij dagelijks ervaren, is dat deze systemen heel betrouwbaar zijn.

Als beheerder heb ik dat natuurlijk ook gemerkt, vooral dankzij de speciale beheerstool van Toshiba, waarmee ik de status van alle systemen nauwgezet kan volgen.” Dus tevredenheid alom? “Zeker”, besluit Bert-Jan Bos. “Waaraan ik wil toevoegen dat we blij verrast waren door de zakelijke no-nonsense-aanpak van Toshiba in zowel de commerciële als technische fasen. Dat kunnen wij als nuchtere noordelingen wel waarderen.”


Oplossingen
EveryonePrint: snel en eenvoudig mobiel printen Op een aantal geselecteerde printers in het Provinciehuis, met name in het monumentale deel, wordt gebruik gemaakt van EveryonePrint. Hierdoor kunnen mensen - in de eerste plaats de statenleden, maar ook bezoekers - snel en eenvoudig mobiel printen vanaf hun smartp­hone, laptop of tablet. Vooral voor de statenleden is deze voorziening voor, tijdens en na de vergaderingen een groot gemak. Het mobiel printen kan op diverse manieren beveiligd plaatsvinden, bijvoorbeeld via e-mail, waarvoor de provincie Groningen heeft gekozen.

e-FOLLOW: overal printen in het netwerk
e-FOLLOW biedt volledige flexibiliteit in het printen van documenten. De gebruiker beslist zelf wanneer en op welk systeem in het netwerk de afdrukken geprint worden. Dat is niet alleen handig om afdrukwachtrijen op de eigen afdelings-MFP te omzeilen. Daarnaast kunnen mensen die op verschillende locaties van de provinciale organisatie moeten werken, documenten laten afdrukken waar en wanneer zij ze nodig hebben. Alle functies, instellingen en rapportagevoorzieningen blijven daarbij volledig in stand.

e-BRIDGE Re-Rite
De provincie Groningen heeft gekozen voor e-BRIDGE Re- Rite. Hierdoor kunnen de provinciale ambtenaren met één druk op de knop een papieren document naar bijvoorbeeld een Word, Excel- of doorzoekbaar PDF-bestand scannen. Documenten kunnen sneller worden teruggezocht en overtypen behoort tot het verleden. Een efficiënte oplossing, die veel tijd en kosten bespaart, voor het administreren en verwerken van facturen, pakbonnen en andere papieren documenten.


Bedrijfsprofiel
De provincie Groningen komt op voor de belangen van bijna 600.000 inwoners, van wie het grootste deel - zo’n 200.000 - in de hoofdstad Groningen woont. ‘De provincie is in feite een complexe organisatie. Om te beginnen zijn er de Provinciale Staten, de direct gekozen vertegenwoordiging van de inwoners, die in Groningen 43 leden telt. Deze statenleden kiezen het dagelijkse bestuur, de Gedeputeerde Staten. Dit bestuur bestaat in Groningen uit zes gedeputeerden, naast commissaris van de koning Max van den Berg. Aan de uitvoering van het beleid werken zo’n negenhonderd ambtenaren.

Het provinciale parlement, bestuur en ambtenarenapparaat zijn in de hoofdstad ondergebracht in ‘het’ Provinciehuis , dat eigenlijk uit diverse gebouwen bestaat. Het meest markante daarvan is het ‘oude’ Provinciehuis, met daarin de Statenzaal, het bestuurlijk hart van de provincie met een historie die zes eeuwen teruggaat. Dit monumentale paleis is met een luchtbrug verbonden met het ‘nieuwe’ provinciehuis, geopend in 1996, waarin de uitvoerende diensten zijn gevestigd. Daarnaast zijn er verspreid over de provincie nog zes steunpunten, waar bij elkaar tweehonderd mensen werken.


Neem contact op

Benieuwd wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem contact op!