3 veelgemaakte fouten bij het implementeren van geautomatiseerde werkprocessen

Data is hot en een belangrijke pijler voor digitale transformatie. Data is natuurlijk alleen waardevol als je weet hoe je die informatie op de juiste manier inzet. Een belangrijke trend is dat organisaties steeds vaker tools gebruiken om data te rangschikken en organiseren. Zo heb je de zekerheid dat je op het juiste moment over de juiste data beschikt.

Als dit een topic is waar jij je mee bezighoudt, dan zit je al in een vergevorderd stadium van de digitale transformatie. De materie wordt in deze fase een stuk taaier. Heb je het idee dat de tools en oplossingen als paddenstoelen uit de grond schieten en weet je soms niet meer of je op de goede weg zit? Vandaag helpen we je op weg met een lekker technisch stukje content ✔.

Trend van het intelligent automatiseren van processen

De eerste generatie van geautomatiseerde procesautomatisering is voornamelijk gericht op het automatiseren van eenvoudige, maar tijdrovende taken. Simpele processen worden door organisaties geautomatiseerd om data-invoer en ander handmatig werk te elimineren. Inmiddels wordt er een stapje verder gekeken, zoals het automatiseren van gehele bedrijfsprocessen met data in de hoofdrol. Dit vergt een totaal nieuwe mindset. Voorheen waren documenten namelijk in de lead. Lees hier veelvoorkomende “fouten” om je te helpen een andere mindset te omarmen. Van fouten kunnen we leren toch?

#1: Tunnelvisie op een specifieke uitdaging

De afgelopen jaren is de markt overspoeld door een enorm aantal technologische ontwikkelingen. Iedere oplossing belooft optimale digitalisering van specifieke toepassingsgebieden. En dit is natuurlijk niet verkeerd, maar in de praktijk zijn afdelingen geen afzonderlijke onderdelen: overal werken collega’s samen en wordt  informatie uitgewisseld. Door te kiezen voor een afdelingsspecifieke oplossing wordt uitwisseling van informatie tussen afdelingen onnodig moeilijk gemaakt. Medewerkers verliezen kostbare tijd met handmatige acties, zoals het controleren van processen, het verzamelen van informatie of het opvragen van een taakstatus.

Door deze tunnelvisie op een specifieke uitdaging, verdwijnt het nut van de oplossing voor andere toepassingen naar de achtergrond. Met name financiële afdelingen hebben te maken met verschillende gebruiksscenario’s en bedrijfsbrede processen. Hierdoor gaat veel potentieel verloren, terwijl de kosten blijven stijgen.

Tip

Bij het digitaliseren van bedrijfsprocessen gaat het niet primair om de beste tool voor iedere specifieke gebruikssituatie. Veel belangrijker is het stroomlijnen van het systeemlandschap en medewerkers te ontlasten door middel van digitale end-to-end processen.

#2: ERP-systemen gebruiken als leidend systeem

In het begin van de jaren 2000 is het idee ontstaan om ERP-systemen in te zetten als uitgebreide tools voor digitale procesautomatisering. Het probleem van dit denkpatroon is dat klassieke applicaties niet in staat zijn om de specifieke behoeften van de organisatie volledig te vervullen. Kans is groot dat je alsnog handmatige handelingen uitvoert om aanvullende informatie uit andere bronnen op te halen.

Tip

Begrijp ons niet verkeerd: een ERP-systeem is een mooie tooling voor het stroomlijnen van data binnen dit systeem, maar het is niet de beste keuze bij next-level digitalisering. Beter is het om op zoek te gaan naar een automatiseringsplatform om het ERP-systeem en andere systemen aan elkaar te koppelen. Hierdoor stel je de juiste gegevens op het gewenste moment in het proces beschikbaar.

#3: Een document management systeem gebruiken voor digitale automatisering

Een document management systeem is het meest gebruikte instrument bij de digitalisering van document gebaseerde processen. Een misvatting van deze softwareoplossing is dat het ook optimaal geschikt is voor het digitaliseren en automatiseren van andere data. En daardoor gaat er potentieel verloren. Vooral bij data intensieve afdelingen, zoals HR, finance of inkoop. Een document management systeem is super goed voor het archiveren van documenten en de totale levenscyclus van een document. Maar wil jij een stapje verder en rekening houden meer dan alleen documenten? Dan is een oplossing specifiek voor het managen van data, gebruikers en processen een geschikte oplossing voor jou. Met een dergelijke oplossing heb je dezelfde interface voor je gebruikers, beperk je handmatige invoer en neem je controle uit handen.

Tip

Kijk verder dan alleen documenten of alleen data. De kracht zit in de combinatie van die twee en de manier waarop deze aan de gebruikers wordt gepresenteerd.  En besef: een passende, maar kleine investering in digitale automatisering, kan al een enorme tijdswinst opleveren en foutmarges flink omlaag brengen.

Takeaway dataprocessen

Bovenstaande “fouten” zijn natuurlijk niet per definitie fout. Een goed document management systeem kan in veel gevallen een hele goede oplossing zijn om handmatige processen te automatiseren. Maar is het jouw doel om data te automatiseren? En werk je al met geautomatiseerde processen, maar zoek je naar manieren om verder te optimaliseren? Neem dan bovenstaande tips mee in je achterhoofd. Meer over digitale transformatie lezen? Dat kan hier.

Aanverwante artikelen over digitale transformatie