5 tips voor een papierloos kantoor

Duurzaamheid staat hoog op de agenda. Steeds meer organisaties zijn bewust op zoek naar een manier om hun impact op het milieu te reduceren. Papierloos werken is één van die manieren. Als je op de werkvloer papier gebruikt, heeft dat namelijk flinke invloed op de CO2 uitstoot van je organisatie. Papierloos werken in jouw organisatie moeilijk? Niet met onderstaande tips!

De papierindustrie is een grote energieverbruiker. Als de huidige trend van ontbossing blijft doorzetten, hebben we over 100 jaar geen regenwoud meer over. Om papier te produceren zijn grote hoeveelheden water nodig en hierdoor komt een hoop afvalwater vrij. Op jaarbasis is dit wereldwijd zo’n 90 miljoen kilo aan afvalstoffen. Ondanks deze feiten en de digitale mogelijkheden, wordt er in de praktijk nog altijd minder papierloos gewerkt dan gewenst.

Papierloos Werken Monitor 2020

Eens in de twee jaar voert Fellow Digitals een onderzoek uit. Uit de Papierloos Werken Monitor 2020 blijkt dat, ondanks de digitale transformatie, werkend Nederland nog altijd veel papier gebruikt. Nederlanders printen dagelijks op het werk 11,3 bladzijdes. Natuurlijk heeft papier voordelen. Begrijpend lezen blijkt op papier sneller te gaan en aantekeningen maak je nu eenmaal makkelijk op papier. Maar een belangrijke constatering is de shift in denkwijze over gebruik van papier. Van de Nederlanders is 69% ontevreden over het eigen printgedrag. Mede dankzij het vele thuiswerken is voor veel mensen gebleken dat printen niet altijd nodig is. Slechts 17% van de Nederlanders is het eens met de stelling ‘Om goed thuis te werken print ik veel uit’. In 2015 was dat nog 38%.

Wat betreft duurzaamheid zijn de voordelen enorm. Er is minder vervuiling, minder waterverspilling, minder transport en er worden een hoop bomen gespaard. Ook technisch gezien staat er niet veel in de weg om een papierloze werkomgeving te realiseren. De praktijk kan dan niet lang meer achterblijven toch? Ga concreet aan de slag met onderstaande tips.

Tip 1: Hybride werken

Door hybride werken te omarmen creëer je flexibiliteit en een papierloos kantoor. Dankzij slimme tooling om werkplekken te reserveren investeer je in een optimale en kosten- en energiebesparende werkomgeving. Met hybride werken heb je minder werkplekken nodig op kantoor, waardoor er bezuinigd kan worden op kantoorruimte. Hierdoor kun je bijvoorbeeld investeren in andere duurzame oplossingen.

Tip 2: Documentprocessen in de cloud

Door gebruik van cloud en SaaS-oplossingen krijgt hybride werken pas echt vleugels. Er wordt plaats- en tijdonafhankelijk gewerkt binnen een veilige omgeving en documentatie wordt makkelijker gedeeld. De informatie is beschikbaar op een centrale plek, waardoor ook zoeken minder tijd in beslag neemt. Zolang je toegang hebt tot de server, kun je altijd en overal werken. Dit geeft collega’s de mogelijkheid om te bepalen waar en wanneer ze werken - wat zeker ook bij draagt aan het werkgeluk.

Iedere organisatie verwerkt documenten en informatie en heeft hier bedrijfsprocessen voor ingericht. Deze processen kunnen zeer arbeidsintensief zijn, omdat collega’s vaak specifiek de juiste opslagplek van een document moeten weten. Met een automatische scanfunctie kunnen stapels documenten en elektronische informatie automatisch en foutloos naar een vooraf gedefinieerde bestemming worden gerouteerd. Door het optimaliseren van werkprocessen wordt er minder papier verbruikt, maar dit milieuvriendelijke aspect is zeker niet het enige voordeel. Dankzij slimme software systemen wordt het opslaan, terugvinden en monitoren van data veel eenvoudiger.

Tip 3: Digitale receptie

Een ander mooi voorbeeld van papierloos werken op kantoor is de digitale receptie. Met deze oplossingen checkt bezoek zelf in aan de hand van een QR-code. Er zijn niet langer hardcopy registratielijsten nodig voor bezoek om op in te tekenen. Niet alleen AVG-proof, maar ook duurzaam.

Tip 4: Digitaal ondertekenen

Verkoopcontracten, arbeidsovereenkomsten en logistieke documenten zijn niet de kleinste documenten in omvang. Toch worden juist deze documenten veel geprint. Om 1 A4'tje te maken kan er tot 20 liter water nodig zijn. Reken maar uit hoeveel liter dat voor al je zakelijke documenten is! Zonde om dit niet digitaal in te richten. Met digitaal ondertekenen kan een document al binnen 2 minuten ondertekend zijn. Bovendien is het veilig en rechtsgeldig. Dat bespaart een hoop brandstof, papier en administratieve handelingen.

Tip 5: Printgedrag meten en sturen

Als organisatie wil je zoveel mogelijk sturen op bewust gedrag van je collega’s. Minder printen betekent nu eenmaal minder uitstoot. Misschien gek dat wij dit aanstippen, maar dat is wel waar we voor staan. Minder printen kan eenvoudig door tal van kleine aanpassingen. Zo is dubbelzijdig printen natuurlijk een quick win. Ook onze follow-me oplossing is hier een goed voorbeeld van. De oplossing garandeert dat gebruikers alleen afdrukken wat ze nodig hebben, waardoor het onnodige afdrukken en papierverspilling voorkomt. Het is ook zeker aan te raden om voor je printjes gerecycled papier gebruiken.