Bespaar tijd en voorkom fouten met workflow management
Is de juiste informatie in jouw organisatie niet altijd op het juiste moment beschikbaar? Is het vaak een raadsel wat de meest recente versie van een document is? Of klagen je medewerkers over repetitieve taken, wat de kans op het maken van fouten groter maakt.
In deze blog ontdek je hoe je eenvoudig tijd en geld bespaart met een minimale investering en een maximale impact.
Wat is een workflow managementsysteem?
In een workflow managementsysteem kunnen gebruikers taken starten, uitvoeren en voltooien binnen de regels die bij de werkstroom horen. Ook kunnen ze taken toewijzen aan iemand anders. Die persoon weet dan wat er verwacht wordt en kan de taken (digitaal) uitvoeren tot het juiste resultaat is bereikt. Dit werkt sneller en beter dan het handmatig managen van workflows en voorkomt fouten. Je kunt ook eenvoudig nieuwe workflows in gang zetten en bestaande wijzigen.
De systemen ondersteunen op maat gemaakte workflows, maar je kunt ook kiezen voor kant-en-klare workflows. Dit zijn best practice workflows die gebaseerd zijn op data van verschillende organisaties. Hierdoor kun je eenvoudig digitale workflows in je team implementeren en processen snel stroomlijnen. Blijkt later dat je ze toch anders wil inrichten, kun je de workflows altijd nog naar wens aanpassen.
Voordelen van een workflow managementsysteem
Een workflow managementsysteem heeft verschillende voordelen. We zetten ze voor je op een rij:
- Taken kunnen eenvoudig door anderen worden geleerd en uitgevoerd, waardoor je niet afhankelijk bent van één persoon.
- De kans op datalekken wordt kleiner, omdat medewerkers taken in een beveiligde omgeving uitvoeren.
- Inefficiënties, barrières en knelpunten worden sneller zichtbaar en dat helpt je om bedrijfsprocessen verder te stroomlijnen, automatiseren of verbeteren.
- Efficiënte en gestroomlijnde workflows besparen je organisatie tijd en geld en geven je direct een mooie ROI door minimale investeringen en een SaaS-licentie model.
- Geautomatiseerde workflows helpen medewerkers om productiever te werken met minder fouten, doordat ze repetitieve en saaie taken kunnen automatiseren.
- Medewerkers kunnen flexibel en plaatsonafhankelijk werken, waardoor het je visie op een hybride werkomgeving ondersteunt.
Hier moet je op letten bij het kiezen van een workflow managementsysteem
Een workflow managementsysteem heeft dus veel voordelen, maar het is goed om bij het kiezen van een geschikt systeem met een aantal dingen rekening te houden. Zo is het belangrijk om te letten op flexibiliteit van het systeem. Kun je bijvoorbeeld zelf configuraties uitvoeren of heb je daar steeds een dure consultant voor nodig? Ook de toekomstbestendigheid is van belang. Je wil een systeem dat werkt met de andere systemen die je binnen je organisatie gebruikt – nu en in de toekomst. Tot slot is een bijbehorende app essentieel, zodat medewerkers altijd en overal toegang tot het systeem hebben en ze op al hun apparaten kunnen werken.
Een systeem voor elke workflow
De term workflow managementsysteem is nog erg breed. Er zijn binnen een organisatie verschillende afdelingen, met elk hun eigen processen en bijbehorende workflows. Daarom zijn er ook veel verschillende workflow managementsystemen. We lichten er een paar voor je uit.
Document management Met een document managementsysteem digitaliseer en automatiseer je informatie en documentstromen. Het koppelt documenten en data op een slimme manier aan elkaar, waardoor medewerkers hier niet meer naar hoeven te zoeken. Een voorbeeld daarvan is Docuware, een oplossing in de cloud waarmee je tijdverlies en onzekerheid uit je processen haalt. Het helpt teams die hybride of remote werken om op volle productiviteit te werken en zich te richten op het werk dat het meeste oplevert, qua resultaat en werkplezier. Ook zijn documenten extra beveiligd, waardoor ze niet zomaar verwijderd of onbruikbaar gemaakt kunnen worden.
Digitaal ondertekenen Waar in veel gevallen papier wordt vervangen door digitale documenten, zien we dat bij het tekenen van documenten papier nog vaak een rol speelt. Met digitaal ondertekenen kan dit tegenwoordig veiliger, makkelijker en ook rechtsgeldig. Benieuwd hoe dat precies in zijn werk gaat? Start een gratis trial en krijg 40 gratis handtekeningen per jaar.
Bedrijfsprocessen automatiseren Bedrijfsprocessen zijn niet noodzakelijk document gerelateerd. Bijvoorbeeld bij het digitaal aanvragen van een verlofdag of het automatisch verwerken van een order via de webshop, zijn vaak geen documenten van toepassing. Toch hebben dit soort processen veel voordeel bij een workflow managementoplossing. Het meest ideaal is natuurlijk als alle processen in de organisatie in één omgeving beschikbaar zijn. Of het nu documenten, digitale processen of digitaal ondertekenen betreft. Dat is waar JobRouter bij helpt. Dit digitalisatieplatform transformeert tijdrovende activiteiten in gebruiksvriendelijke en digitale workflows. HR-processen, marketing, sales, administratie, finance en productie – alle processen, data en documenten zijn beschikbaar vanaf één platform.
Wat alle workflow managementsystemen met elkaar gemeen hebben? Ze zorgen ervoor dat je tijd bespaart en fouten voorkomt. Wil je meer weten over de uitgebreide mogelijkheden van onze workflow managementsoftware? Of wil je sparren over het optimaliseren van de processen binnen jouw organisatie? We gaan graag vrijblijvend met je in gesprek. Klik hier om een afspraak te maken.