Ook in 2024 ondergaat de markt voor documentbeheer en processen verschillende trends. Deze worden gevormd door technologische vooruitgang, maar vooral door veranderende zakelijke behoeften. Wij geven je hier de belangrijkste trends:
De verschuiving naar cloudgebaseerde documentbeheersystemen (DMS) blijft ook in 2024 overheersen en zet door. Waardoor flexibiliteit, schaalbaarheid en toegankelijkheid op afstand worden geboden. Deze trend vergemakkelijkt de samenwerking van traditionele kantoorprocessen naar externe activiteiten, wat zorgt voor meer agile werken en uitgebreide mogelijkheden in en buiten de kantooromgeving en kantoortijden.
Niemand kan meer om AI heen. Microsoft Co-pilot, chatGPT en Google’s Gemini zijn dagelijks in het nieuws. AI en ML worden ook steeds vaker geïntegreerd in DMS om de functionaliteiten zoals automatische documentclassificatie, slimmere zoekmogelijkheden en om de efficiëntie in documentprocessen te verbeteren. Deze integratie helpt vooral bij het begrijpen en beheren van ongestructureerde gegevens, wat de toegankelijkheid, vindbaarheid en nauwkeurigheid van je gegevens en documenten uiteindelijk verbetert.
Naarmate de werknemers steeds mobieler worden, is er een aanzienlijke druk om DMS toegankelijk en geoptimaliseerd te maken voor mobiele apparaten. Dit zorgt ervoor dat documenten kunnen worden geopend, bewerkt en gedeeld vanaf smartphones en tablets, wat de productiviteit onderweg verhoogt.
Het belang van samenwerkingstools neemt toe. Ook een modern DMS heeft uitgebreide functies die een betere teamwerk bevorderen. Waaronder real-time gezamenlijk bewerken en gemakkelijkere communicatie binnen de documentbeheerplatforms. Deze trend is met name relevant in werkomgevingen waar ook veel op afstand wordt gewerkt.
Er is een sterke focus op het automatiseren van routinematige taken zoals het sorteren van documenten, gegevensinvoer en goedkeuringsprocessen door middel van technologieën zoals Robotic Process Automation (RPA). Dit versnelt niet alleen processen, maar vermindert ook menselijke fouten en verbetert de consistentie in documentgerelateerde taken.
Implementatie van blockchain-technologie in een DMS wordt ook onderzocht. Dit natuurlijk vanwege het potentieel om de beveiliging in documentbeheer te verbeteren en een controleerbare echtheid van documenten en informatie te garanderen. Het vermogen om onveranderlijke records te creëren maakt het ideaal voor het beheer van gevoelige informatie en zorgt voor documentintegriteit zonder de noodzaak van verificatie door derden.
Terwijl bedrijven niet alleen meer in Europa maar wereldwijd worden geconfronteerd met strengere regelgeving, worden DMS in toenemende mate ontworpen om organisaties te helpen voldoen aan de wetgeving inzake gegevensbescherming en om risico's effectief te beheren door betere controle en tracking van toegang tot en bewerkingen van documenten. Ook het tijdig verwijderen van informatie en documenten wordt hiermee steeds belangrijker.
Moderne DMS worden ontwikkeld om zeer schaalbaar te zijn, waardoor organisaties hun opslag- en beheercapaciteiten voor documenten naar behoefte kunnen vergroten zonder significante kostenstijgingen. Verkleinen van de beheercapaciteit is hiermee natuurlijk ook mogelijk. Deze trend maakt geavanceerde DMS toegankelijker voor een breder scala aan bedrijven.
Deze trends weerspiegelen de voortdurende evolutie van documentbeheer naar meer geïntegreerde, intelligente en gebruiksvriendelijke systemen die moderne werkdynamiek en wettelijke vereisten ondersteunen. Mocht je na het lezen van deze blog denken “Daar wil ik meer van weten”? Onze consultants met +10 jaar ervaring gaan graag met je in gesprek. Laten we samen gaan kijken of we ook bij jouw bedrijf deze trends signaleren en kunnen invullen.