De receptie van de toekomst. Doe je mee?
Hoe maak je gelijk een goede eerste indruk op jouw bezoekers? Een vraag die in veel organisaties speelt. Wist je dat je middels verschillende tools bij de receptie al kan inspelen op de eerste indruk van bezoekers?
Werken met een digitale receptie brengt verschillende voordelen met zich mee. Uiteraard speelt het in op de beleving van de bezoeker. Je krijgt als organisatie ook een duidelijk overzicht van de bezoekers, die zijn ontvangen. Daarnaast kan het dienen als vervanging van de receptionist of ontlasting voor de receptionist. Tot slot is de software geheel gewaarborgd volgens AVG. In deze blog delen we graag welke stappen jij kan zetten om de klantreis al vanaf de receptie te optimaliseren!
Digitale bezoekersregistratie
Digitale bezoekersregistratie houdt in dat een organisatie bezoekers ontvangt middels een digitale receptie. Het is mogelijk om bij de ingang van het pand of op de receptiebalie een tablet te plaatsen, waarop de bezoeker zich aanmeldt. Vervolgens krijgt de medewerker, waarmee de bezoeker een afspraak heeft, een melding dat zijn bezoek aanwezig is.
Narrow Casting
De kans is groot dat een bezoeker, na het aanmelden, even moet wachten tot hij wordt opgehaald door een medewerker van een organisatie. In veel wachtruimtes of receptieruimtes liggen tijdschriften of flyers voor bezoekers om de tijd door te komen. Echter is het mogelijk om berichtgeving over jouw organisatie te weergeven middels narrow casting. Narrow casting is een vorm van beeldschermcommunicatie. Deel bijvoorbeeld nieuws over jouw organisatie of geef je bezoekers een persoonlijk welkom in eigen huisstijl.
Eigen medewerkers
Voor veel organisaties is de receptie een plek, waar informatie tussen medewerkers wordt uitgewisseld. Denk aan versturen van brieven, ontvangst facturen en boekhoudkundige documenten. Stimuleer medewerkers om informatie met elkaar en met externen (indien mogelijk) digitaal te delen. Dit zorgt voor een opgeruimde en frisse receptiebalie. Daarnaast stimuleert het gebruik van een document management systeem (DMS) medewerkers ook om minder documenten te delen middels een geprint document, maar te werken vanuit het digitale archief.
Combinatie met andere software
Wist je dat de digitale receptie perfect kan worden gecombineerd met andere software van Toshiba? Zo is het middels software mogelijk om een parkeerplek te reserveren voor een bezoeker. Ook is het mogelijk dat middels software omtrent Vergaderen & Reserveren een bezoeker een voorbereidende mail krijgt met daarin de route (vanuit Google Maps) en een bevestiging van de afspraak.
Met Toshiba powered by Gobright maakt je organisatie een onvergetelijke eerste indruk. Data is veilig en het systeem voldoet aan de AVG. Ook kunnen toegewezen beheerders in de software een real-time overzicht van bezoekers zien, wat van pas komt bij calamiteiten.
Meer weten over het digitaliseren van de receptie met Toshiba? Neem contact met ons op of vraag direct een demo aan.