Elektronische handtekening vs natte handtekening
Is de natte handtekening vereist voor rechtsgeldigheid?
De natte handtekening is al lang niet meer de enige manier van ondertekenen. In toenemende mate wordt de natte handtekening vervangen voor een digitale variant. Dit past natuurlijk ook geheel in de strategie van papierloos werken kantoor. Maar waar moet je op letten bij de overstap naar een elektronische handtekening? In deze blog leggen we dat uit. Ook ontdek je welke drie types elektronische handtekeningen er zijn en welke je het beste kunt gebruiken.
Natte handtekening vs. elektronische handtekening
Een natte handtekening is de traditionele manier van ondertekenen: fysiek en met pen. Hoewel dit als rechtsgeldig en betrouwbaar wordt gezien, heeft deze manier van ondertekenen ook zeker nadelen. Zo neemt het meer tijd in beslag en moet het papieren document eerst gescand worden voor het digitaal gearchiveerd is. Een elektronische handtekening wordt natuurlijk volledig digitaal gezet. Naast kostenbesparing levert dit ook enorme werkstroomvoordelen op. Het hele ondertekenproces kan bijvoorbeeld geautomatiseerd worden. Bij de elektronische handtekening is het wel belangrijk om een aantal zaken in acht te nemen ⬇.
Rechtsgeldigheid elektronische handtekening
Er zijn nogal wat misverstanden over de rechtsgeldigheid van digitale handtekeningen. Dat is ook niet gek. Het is een relatief nieuw fenomeen. En dat is precies waarom Europese lidstaten afspraken hebben gemaakt over elektronische vertrouwensdiensten. Hierdoor is er op 1 juli 2016 in de eIDAS-verordening vastgesteld dat een gekwalificeerde elektronische handtekening dezelfde rechtsgeldigheid heeft als de natte handtekening. Sindsdien heeft de elektronische handtekening dezelfde ‘rechtsgevolgen’. Dit geldt voor alle 27 Europese lidstaten. Maar let op! De digitale handtekening moet daarvoor wel aan bepaalde voorwaarden voldoen. Deze voorwaarden hebben te maken met de juridische bewijskracht.
Hoe zit dat met de juridische bewijskracht?
Een papieren document met een natte handtekening heeft een dwingende bewijskracht. Dit houdt in dat de inhoud van de overeenkomst tussen de contractspartijen vaststaat. De rechter gaat er daarom vanuit dat de overeenkomst bestaat, tenzij het tegendeel wordt bewezen. De elektronische handtekening onder een overeenkomst heeft slechts in sommige gevallen dwingende bewijskracht. De vraag is niet of de handtekening rechtsgeldig is. De echte vraag is of je kunt bewijzen bij een rechtbank dat de overeenkomst tot stand is gekomen. Kortom, bewijst de handtekening dat de ondertekenaar akkoord ging met de inhoud van de overeenkomst?
3 types elektronische handtekeningen
De ene handtekening is de andere niet. En dat verschil zit ‘m niet alleen in digitaal of op papier. Er zijn namelijk veel manieren om digitaal een document te ondertekenen. eIDAS erkent drie types elektronische handtekeningen. Deze verschillen van elkaar in betrouwbaarheid en bewijskracht. Hieronder de 3 soorten digitale handtekeningen:
1. De ‘gewone’ elektronische handtekening
Je zet je handtekening op papier. Vervolgens scan je deze handtekening en plak je het digitaal onder een overeenkomst. Is dat betrouwbaar genoeg? Helaas niet. Het is gemakkelijk te vervalsen. Zo kan je de handtekening eenvoudig onder een ander document plakken. Ontstaat er een conflict over de geldigheid van de handtekening? Dan moet de partij die over de overeenkomst beschikt aan kunnen tonen dat deze echt door de bedoelde persoon is gezet.
2. De ‘geavanceerde’ elektronische handtekening
De geavanceerde handtekening is wel veilig. Zo maakt deze handtekening het bij conflicten eenvoudiger om de identiteit van een ondertekenaar te verifiëren. Het voldoet namelijk aan de volgende betrouwbaarheidseisen van de eIDAS-verordening:
-
De handtekening is op een unieke manier aan de ondertekenaar verbonden
-
Het is mogelijk om de ondertekenaar te identificeren
-
Door het authenticatieproces kan uitsluitend de ondertekenaar een handtekening tot stand brengen
-
Iedere wijziging kan achteraf worden opgespoord
Hoewel dit een betrouwbare manier van ondertekenen is, voldoet het alsnog niet aan álle wettelijke eisen. Dit zit vooral in het feit dat er aangetoond moet kunnen worden dat de elektronische handtekening is gezet door de bedoelde persoon.
3. De ‘gekwalificeerde’ elektronische handtekening
Het aller-veiligst is de gekwalificeerde handtekening. Hiervoor moet een gekwalificeerd middel en gekwalificeerd certificaat worden gebruikt om te ondertekenen. Daarvoor gelden strenge eisen.
Het PKI-certificaat (afgekort voor Public Key Infrastructure) is een voorbeeld die aan deze eisen voldoet en wordt gebruikt door de overheid. Om dit certificaat te krijgen moet iemand zich eerst fysiek identificeren. Vervolgens wordt het certificaat op een kaart gezet met een chip. Door het scannen van de kaart wordt de certificering gebruikt voor ondertekening van overeenkomsten.
En zegt een van de partijen dat de overeenkomst met een gekwalificeerde elektronische handtekening ongeldig is? Dan moet deze partij bewijzen dat de handtekening niet echt is, in plaats van andersom.
Met een gerust hart afscheid nemen van de natte handtekening
Van de 3 soorten elektronische handtekeningen wordt alleen de gekwalificeerde elektronische handtekening in de EU gelijkgesteld aan de natte handtekening. Partijen die beweren dat de handtekening vals is, moeten dit kunnen bewijzen. Dit geldt niet voor de andere soorten elektronische handtekeningen. Daarbij moet de ondertekenaar juist aantonen dat de handtekening wél echt is.
Als kanttekening willen we meegeven dat in de praktijk is gebleken dat wanneer iDIN, DigiD of eHerkenning is gebruikt voor het identificeren van de ondertekenaar, een geavanceerde elektronische handtekening vaak tóch als betrouwbaar genoeg wordt gezien. In Nederland volstaat daarom in bijna alle gevallen een geavanceerde elektronische handtekening voor het sluiten van rechtsgeldige overeenkomsten.
Met Toshiba kun je zakelijke documenten digitaal én rechtsgeldig (volgens de eIDAS) ondertekenen. Zonder ingewikkelde installaties, want dat regelen wij voor je. Meer weten?
Neem vrijblijvend contact met ons op. Of start direct een gratis trial.