Een Document Management Systeem (DMS) helpt jouw school om veilig en efficiënt met gegevens om te gaan en zo te voldoen aan het Normenkader Informatiebeveiliging en Privacy. Dit systeem bewaart documenten veilig en geeft jou controle over wie toegang heeft tot welke informatie.
In deze blog vertellen wij jou hoe jij ongeoorloofde toegang en datalekken kan voorkomen met een DMS.
Een DMS biedt een centrale opslag voor alle documenten en stelt je in staat om precies te bepalen wie toegang heeft. Dit helpt bij het naleven van normen zoals Strategie (GO.01) en Beleid (GO.02). Alleen geautoriseerde personen mogen gevoelige informatie inzien, wat de veiligheid van jouw school verhoogt.
Met versiebeheer registreer en controleer je alle wijzigingen aan documenten. Dit helpt je bij het naleven van de norm Onafhankelijke Assurance (GO.05), omdat je kunt aantonen wie welke wijzigingen heeft aangebracht en wanneer.
Een DMS automatiseert beveiligingsprocessen zoals incident- en changemanagement. Dit helpt je om te voldoen aan de normen Incident Management (IM.01) en Change Management (CH.01). Incidenten en wijzigingen worden overzichtelijk vastgelegd en beheerd, wat het beheer eenvoudiger en compleet maakt.
Het bijhouden van wijzigingen en toegangscontrole in een DMS helpt je om te voldoen aan compliance-eisen. Dit is belangrijk voor normen zoals Eigenaarschap, rollen, verantwoording en verantwoordelijkheid (OR.01) en Functiescheiding (OR.02).
Een DMS ondersteunt risicomanagement door risicobeoordelingen en maatregelen centraal vast te leggen. Dit helpt je bij het naleven van normen zoals Risicobeoordeling (RM.02) en het plan voor Risicobeheersing (RM.03). Zo heb je altijd een duidelijk overzicht van de risico's en hoe je ze kunt beperken of oplossen.
Een DMS biedt jouw school een krachtig hulpmiddel om te voldoen aan de normen van het Normenkader IBP FO. Het biedt centrale opslag, versiebeheer, geautomatiseerde processen en ondersteuning voor risicomanagement en compliance.
Benieuwd wat wij voor je kunnen betekenen? We gaan graag met je in gesprek.