Toshibatec.nl maakt gebruik van functionele en analytische cookies om je beter van dienst te kunnen zijn. Graag willen wij je toestemming voor onze marketing cookies waarmee wij je betere en persoonlijkere aanbiedingen kunnen doen op partnersites. Ga je akkoord met het plaatsen van deze cookies?

Toshiba Tec Netherlands

Scan en herken: 5 redenen om een scanoplossing in te zetten

Maandag 16 januari 2023

Scan en herken: 5 redenen om een scanoplossing in te zetten

De archiefkast binnen je organisatie puilt al lange tijd uit. Het vinden van de juiste documenten lijkt een dagtaak te worden, waardoor medewerkers minder tijd hebben voor taken die écht waarde toevoegen. Met scan en herken elimineer je deze handmatige handelingen. Documenten vind je razendsnel terug, doordat ze altijd op de juiste plek staan. Hierdoor besparen organisaties tijd en gaat de productiviteit van medewerkers omhoog. 

Is volledig papierloos werken (nog) geen optie binnen jouw organisatie? Dan is er vaak al een hoop winst te behalen door een deel van het proces te digitaliseren. In deze blog vertellen we je daar meer over en ontdek je wat de vijf grootste voordelen van scan en herken zijn.

 

Sla de brug tussen de papieren en digitale wereld

Met scan en herken is het niet meer nodig om stapels papier over te typen, maar scan je eenvoudig documenten. Scan en herken ziet wat voor type document het is (bijvoorbeeld een factuur of polis)  en haalt zelf de relevante gegevens eruit. Vervolgens wordt het door vooraf ingestelde regels automatisch op de juiste locatie bewaard of in een digitale werkstroom geplaatst. Zo kun je fysieke documenten overbodig maken. Maar het helpt ook bij het sneller en efficiënter maken van een proces dat deels op papier blijft plaatsvinden.

Je kunt je vast voorstellen wat dit oplevert aan tijdswinst en efficiëntie. We nemen je mee in de vijf belangrijkste voordelen:


ing-33594.jpg

Sneller digitaliseren van documenten

Vroeger werd er vooral gescand om documenten op te slaan in een digitaal archief. Je vraagt je daarom misschien af waarom je hier een oplossing voor nodig hebt. Dat komt doordat documenten scannen tegenwoordig gekoppeld is aan het starten van werkprocessen in bedrijfsapplicaties. Het handmatig invoeren of overtypen van documenten in deze applicaties kost veel tijd. Met scan en herken gaat dit een stuk sneller en efficiënter.


Foutloos verwerken van documenten

Naast dat handmatig invoeren veel tijd kost, is het ook foutgevoelig. Een foutje is zo gemaakt, maar kan grote gevolgen hebben. Denk maar aan het verkeerd invoeren van een factuur of het niet op de juiste plek opslaan van een privacygevoelig document. Met scan en herken heb je dit probleem niet, omdat deze oplossing niet afgeleid raakt of per ongeluk op de verkeerde toets klikt.

iss-17072.jpg

iss-24519_132673.jpg

De opslag van documenten automatiseren

Je wil een document graag snel opslaan, zodat je weer verder kan met de rest van je werk. Maar elke keer vraag je je weer af wat ook alweer de juiste map voor het document is. Met scan en herken heb je dit probleem niet meer. Documenten komen vanzelf in de juiste map of in de juiste workflow terecht.

 


Sneller het juiste document vinden

Doordat documenten vanzelf in de juiste map terechtkomen, wordt ook de eeuwige zoektocht naar documenten verleden tijd. Documenten staan altijd op de juiste plek. Dit scheelt je een hoop tijd, irritatie en heen en weer mailen naar collega’s.

iss-10290_10569.jpg

koppeling-ecd-met-nedap-ons.png

Hybride werken ondersteunen

Je kunt flexibel scannen vanaf elk apparaat, op ieder tijdstip en op elke locatie. Dit is ideaal voor medewerkers die veel onderweg zijn of die regelmatig thuiswerken. Het zorgt ervoor dat ze altijd een eenduidige manier van werken hebben.


Overtuigd van de voordelen van Scan en Herken en wil je de software zelf ervaren? Onze specialisten kijken graag met je mee. Neem contact met ons op of vraag direct een gratis demo aan.

Terug naar overzicht