Zó laat je hybride werken optimaal slagen binnen jouw organisatie
Hybride werken is niet meer weg te denken uit onze samenleving. De werkstijl brengt veel kansen voor zowel werkgevers als werknemers. Medewerkers ervaren meer werkgeluk en krijgen de kans om hun privé leven en baan gemakkelijker te combineren. Ook houden ze meer tijd over, omdat ze geen reistijd hebben naar kantoor. Daarnaast zijn medewerkers bij hybride werken productiever en geconcentreerder dan bij het fulltime werken op kantoor.
Zoveel voordelen, is er dan niets wat hybride werken in de weg staat? Zeker wel! Vooral op het gebied van veiligheid van data, soepele processen en technologie zijn er verschillende uitdagingen. In dit artikel geven we vier tips om met de uitdagingen van hybride werken om te gaan, zodat je de voordelen van hybride werken maximaal benut.
1. Veilig omgaan met bedrijfsdata
De beveiliging van documenten en informatie is in iedere organisatie van belang. De wijze waarop medewerkers bij thuiswerken informatie opslaan en delen, verloopt echter niet altijd veilig. Dit maakt de kans op verlies of diefstal van bedrijfsgegevens groter. De schade van een datalek kan flink oplopen. Deze situatie wil je voorkomen.
Om medewerkers te stimuleren veilig om te gaan met bedrijfsdata adviseren wij om de IT-infrastructuur in te richten met een zero-trust security-framework. Dit houdt in dat je ervan uitgaat dat er, ondanks alle beveiligingsmaatregelen, altijd cybercriminelen op het bedrijfsnetwerk actief zijn. Dankzij deze strategie wordt toegang alleen verleend aan gebruikers, applicaties en devices die 100% zijn geauthentiseerd.
Omgevingen waar het essentieel is om een waterdicht systeem te hebben, zijn bijvoorbeeld ziekenhuizen en ministeries. Het gaat dan om particuliere data die écht 100% beschermd moet zijn om persoonlijk leed of boetes te voorkomen.
2. Altijd toegang tot de juiste informatie
Om hybride werken te laten slagen, is het belangrijk dat medewerkers altijd en overal toegang hebben tot de juiste informatie. Hierbij is het van belang dat informatie intelligent wordt ingericht, door het gestructureerd bundelen van alle data in één centraal documentarchief.
Waarom is het nodig om data intelligent in te richten? Onderzoek wijst uit dat medewerkers gemiddeld twee uur per dag zoeken naar documenten, die noodzakelijk zijn om de dagelijkse werkzaamheden uit te voeren. Dit komt door inefficiënt databeheer. Cijfers op Business.com tonen aan dat organisaties tot wel 21% aan productiviteit verliezen door inefficiënt databeheer. Daarnaast worden in veel organisaties documenten nog gearchiveerd in mappen of archiefkasten. Als een medewerker thuis werkt, kan hij deze documenten niet online raadplegen.
3. Soepel verloop van processen
Informatieprocessen vinden plaats in alle lagen van de organisatie. Als medewerkers op afstand werken, is het lastig om dit proces gestroomlijnd te laten verlopen. Zo is de doorlooptijd van processen langer wanneer documenten niet digitaal beschikbaar zijn en daardoor thuis niet beschikbaar zijn.
Een mooie kans is het implementeren van een automatiseringsplatform. De uitwisseling van informatie tussen verschillende afdelingen verloopt dan via een centraal platform. Werkprocessen zijn vastgelegd, inclusief rolverdeling en eenvoudige, en terugkerende activiteiten worden geautomatiseerd. Het mooie van een dergelijk platform? Het gaat verder dan het document, want ook data wordt geïntegreerd. Dit maakt het mogelijk om overal te werken en toch met elkaar verbonden te zijn.
4. Applicaties altijd beschikbaar
Hoewel het gebruik van cloudoplossingen flink is toegenomen, blijft het proces voor printopdrachten nog steeds achter. Zonde, want dit zorgt voor langere doorlooptijden en een chaotisch printmanagement. Dit komt het hybride werken niet ten goede.
De oplossing? Het inrichten van je printmanagement met een SaaS-oplossing. Een dergelijke oplossing werkt met meerdere lagen van beveiliging. Zo wordt alle communicatie standaard versleuteld en alleen noodzakelijke data wordt naar de cloud gestuurd. Bovendien controleert de oplossing continu of de afdruk wel gemaakt kan worden. Ook belangrijk; wachtwoorden van gebruikers worden niet opgeslagen. En wat niet opgeslagen wordt kan ook niet gehackt worden.
Ook de kansen van hybride werken benutten?
Bij Toshiba streven we ernaar om werken met informatieprocessen plezierig en efficiënt te maken. Wil je meer tips over hybride werken? Neem dan een kijkje in onze kennisbank of neem contact met ons op via info@toshibatec.nl .
