Zo voorkom je dat informatie uit de printer in verkeerde handen valt
De meeste organisaties staan regelmatig stil bij het beveiligen van hun IT netwerken, maar de beveiliging van bedrijfsprinters wordt vaak vergeten. Daar moet verandering in komen, want er worden dagelijks miljoenen vertrouwelijke bestanden geproduceerd en verspreid via bedrijfsprinters. Tref je geen veiligheidsmaatregelen? Dan kan deze data eenvoudig in de verkeerde handen terechtkomen. Tegen de tijd dat je merkt dat je bedrijfsdata in gevaar is, dan is het meestal al te laat. Dat bedrijfsprinters een serieus bedrijfsrisico kunnen zijn lees je onder andere in een artikel van ITChannelPro.
Wat maakt bedrijfsprinters een veiligheidsrisico?
Voorheen waren printers gewoon printers. Tegenwoordig functioneren deze systemen als centrale hub in de verspreiding van informatie. Ze kunnen documenten opslaan en verwerken in de cloud en zijn opzichzelfstaande ICT-systemen geworden, inclusief alle bijbehorende veiligheidsrisico’s. Zo kunnen indringers via de printer gevoelige informatie verkrijgen. Denk aan het onderscheppen van bestanden of het ontdekken van gebruikersgegevens. Bovendien is binnendringen via de server van de printer mega slim, want kans op ontdekking is veel kleiner dan bij andere methoden. Dit kan dan weer toegang geven tot andere computers en servers op het netwerk.
Hoe print je dan wel veilig?
Gelukkig kun je genoeg maatregelen treffen om de veiligheidsrisico’s van je bedrijfsprinters te beperken. We adviseren op de eerste plaats om de beveiliging vanuit een holistisch oogpunt te bekijken. Het is natuurlijk van groot belang dat de printer zelf goed beveiligd is, maar het is zeker niet voldoende. Traditioneel focust beveiliging zich op het fysieke òf digitale aspect, maar een integrale aanpak zorgt voor een totaalpakket aan bescherming. Zodra het systeem beveiligd is, is het van belang om je te richten op het begrijpen van de processen en mensen die het systeem gebruiken. Voor de holistische beveiliging van bedrijfsprinters maken we een onderverdeling in: systeem, toegang, document en beleid.
Systeembeveiliging
De beveiliging van bedrijfsprinters begint bij de installatie. Denk aan strikte wachtwoordregels en het beschermen van het systeem met de juiste software en hardware. Verifieer en beperk applicaties, firmware en het besturingssysteem. Daarnaast is het goed om voor extra beveiliging te gaan met een harde schijf die data automatisch versleuteld en onleesbaar maakt zodra het uit de printer wordt verwijderd. Bij Toshiba zorgen we er ook voor dat de printer een formeel proces doorloopt na het einde van zijn levensduur. Alle gegevens worden verwijderd, zodat er geen data op het systeem achterblijft, nadat het jouw organisatie verlaat. Daarna wordt de harde schijf zelfs vernietigd.
Toegangsbeveiliging
Het geheim van een goede toegangsbeveiliging is ervoor zorgen dat de juiste mensen toegang hebben tot de juiste gegevens en de juiste functionaliteiten. Het is daarom van enorm belang om de toegang te reguleren, beheren en bewaken. Dit kan bijvoorbeeld op basis van rollen ingesteld worden, afhankelijk van functie en werkzaamheden. Vervolgens kun je activiteiten monitoren met logboeken, realtime meldingen en rapportages om het extra transparant te maken.
Documentbeveiliging
Een goede documentbeveiliging begint met het toepassen van beveiliging voor alle mogelijke bronnen waarvan de bedrijfsprinter documenten ontvangt, zoals computers, e-mails, cloud en USB. Eenmaal op de bedrijfsprinter moeten deze veilig worden opgeslagen op de harde schijf van het systeem. Printen, kopiëren, scannen en faxen brengen allemaal eigen veiligheidsrisico’s met zich mee. Door collega’s goed te instrueren voor optimaal gebruik van de functies, door het toevoegen van software voor het vrijgeven van printopdrachten of scan en herken voor minder fouten bij scannen, zorg je ervoor dat jouw documenten altijd veilig worden verwerkt.
Beveiligingsbeleid
Het maakt niet uit of jouw organisatie twee printers heeft staan of honderd. Het is hoe dan ook belangrijk dat je een eenvoudig en consistent beveiligingsbeleid hanteert. Met een goede print management tool kun je een beveiligingsbeleid maken en implementeren in een organisatie van elke omvang. Overtredingen van het beleid worden gemeld en waar mogelijk automatisch gecorrigeerd. Daarnaast is het handig als de tool via de cloud werkt, zodat je systemen op afstand kunt beheren en bewaken.
Tips om snel te scoren
Nu je weet wat het belang is van een goede beveiliging van je bedrijfsprinters, ben je vast benieuwd naar praktische tips. We zetten er 5 voor je op een rij waarmee je snel kunt scoren:
1. Controleer voordat je voor een leverancier kiest of ze gestandaardiseerde processen hanteren voor de beveiliging van ingenomen printers, zoals het wissen van de harde schijf.
2. Stap af van pincode authenticatie en maak gebruik van authenticatie met een pas of token. Dit is veel veiliger, waardoor de investering snel wordt terugverdiend.
3. Implementeer een eenvoudige, op rolgebaseerde procedure voor het gebruiken en printen van documenten. Zorg daarbij dat printopdrachten alleen te zien zijn door de auteur.
4. Maak gebruik van processen die de data op de harde schijf van de printer standaard overschrijven. Dit zorgt voor een betere gegevensbeveiliging.
5. Vergelijk je huidige infrastructuur met technologieën zoals cloud computing. Hierbij kun je een betrouwbare leverancier raadplegen voor advies, omdat zij de beveiliging vaak breder zien dan die van de eigen organisatie.
Doet jouw organisatie genoeg om te zorgen dat informatie uit printers niet in de verkeerde handen valt? Of wil je hierover sparren met onze specialisten? We gaan graag vrijblijvend met je in gesprek.
Bij Toshiba streven we ernaar om informatieprocessen weer simpel te maken en kritische informatie veilig te stellen. Wil je meer tips voor het beveiligen van je bedrijfsgegevens? Lees dan onze blog over veilig thuiswerken en houdt onze website in de gaten. Binnenkort bloggen we over het belang van het beveiligen van documenten!
