Digitaal ondertekenen
Een digitale handtekening is een digitale versie van een met pen geschreven handtekening. Op deze wijze onderteken je een document al binnen twee minuten. Daarmee bespaar je op kosten voor papier, administratieve handelingen en de eventuele verzendkosten. Kortom, een hogere productiviteit en vermindering van impact op het milieu. Digitaal ondertekenen op je mobiel is ook eenvoudig. Dankzij de flexibiliteit kan digitaal ondertekenen overal en op ieder moment. Integratie met CRM en ERP systemen is mogelijk. Er zijn meer dan 150 koppelingen naar andere oplossingen, zoals SAP, Microsoft, Salesforce, DocuWare en Jobrouter. Hierdoor teken en verzend je documenten direct binnen het werkproces.
WAT LEVERT DIGITAAL ONDERTEKENEN JOU OP?
✓ Zakelijk documenten direct ondertekenen
✓ Altijd ondertekenen volgens AVG-regelgeving
Veilig
Veilig met authenticatie volgens AVG, ISO9001 en ISO27001
Eenvoudig
Onderteken je zakelijke documenten binnen 2 minuten
Rechtsgeldig
Een digitale handtekening is even rechtsgeldig als de traditionele handtekening
Hoe veilig is digitaal ondertekenen?
De veiligheid wordt op de eerste plaats gegarandeerd dankzij goede authenticatie. Een document mag natuurlijk niet bij de verkeerde persoon terechtkomen. Om de identiteit van de persoon die ondertekent te verifiëren, hanteren we een dubbele authenticatie via e-mail en OTP (One Time Password) of twee factor authenticatie naar de smartphone van de persoon die ondertekent. Voor juiste uitvoering van de processen tijdens ondertekening voldoet onze applicatie aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Europese standaarden voor kwaliteit (ISO9001) en omgang met privacygegevens (ISO27001).
HOE WERKT DIGITAAL ONDERTEKENEN?
1. Type digitaal ondertekenen
De drie meest gebruikte digitale handtekeningen zijn:
-
Biometrische handtekening, deze is ter vervanging van de handtekening die face-to-face gezet wordt.
-
Remote handtekening, voor ondertekening via PC, tablet of smartphone door de aangewezen persoon.
-
Gecentraliseerde handtekening, deze toepassing is erg handig voor het gecentraliseerd zetten van grote hoeveelheden handtekeningen.
2. Aanmaken
Je maakt een document in Office of direct vanuit het ERP of CRM systeem en upload dit naar een digitale kluis.
3. Notificatie en controle
De tekenbevoegde ontvangt nu een verzoek voor ondertekenen via e-mail. Door de unieke en persoonlijke link en code krijgt de contactpersoon toegang tot het document en plaatst hierop de handtekening. Ter controle wordt de persoonlijke code naar de smartphone verstuurd, die ingevuld moet worden in het portaal.
4. Afronding
Het document is nu getekend. Zowel verzender als ondertekenaar ontvangen het getekende document per e-mail.
KLANT CASE | ActionAid
“Digitaal ondertekenen bespaart ons veel tijd én papier.”
De oplossing voor digitale handtekeningen die Toshiba Tec heeft geïmplementeerd bij ActionAid is VIDsigner. VIDsigner is een oplossing die op een veilige en eenvoudige manier digitale handtekeningen voor zakelijke documenten realiseert. Om ervoor te zorgen dat medewerkers direct met deze oplossing aan de slag konden, heeft Toshiba Tec ook een training verzorgd. Annemieke Pauptit, Hoofd Bedrijfsvoering bij ActionAid Nederland: “Deze training was erg prettig en goed te volgen. Ook na de training werden we goed geholpen met onze vragen.".
BENIEUWD HOE JE DE JUISTE OPLOSSING VOOR DIGITAAL ONDERTEKENEN KIEST?
De veiligheid wordt op de eerste plaats gegarandeerd dankzij goede authenticatie. Een document mag natuurlijk niet bij de verkeerde persoon terechtkomen. Om de identiteit van de persoon die ondertekent te verifiëren, hanteren we een dubbele authenticatie via e-mail en OTP (One Time Password) of twee factor authenticatie naar de smartphone van de persoon die ondertekent. Voor juiste uitvoering van de processen tijdens ondertekening voldoet onze applicatie aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Europese standaarden voor kwaliteit (ISO9001) en omgang met privacygegevens (ISO27001).
Van alle stappen in het ondertekeningsproces wordt automatisch relevante data opgeslagen in een rapport, inclusief een elektronische verzegeling. Wanneer een getekend document wordt aangepast, op wat voor manier dan ook, dan wordt de zegel verbroken en is de handtekening ongeldig. VIDsigner heeft zelfs een burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering met een dekking tot 1,5 miljoen.
Digitaal ondertekenen werkt voor zowel interne als externe handtekeningen en is in beide scenario's even goed beveiligd met encryptie en versleuteling.
Ja, met het dashboard van Digitaal Ondertekenen heb je op elk moment overzicht over de status van elke handtekening.
Ja, Digitaal Ondertekenen is eIDAS gecertificeerd.
Onze software en apps oplossingen
Scan en herken
Veel organisaties hebben nog altijd te maken met papieren documenten die gedigitaliseerd moeten worden. Met scan en herken digitaliseer, bewerk en verspreid je documenten voor opslag of verdere verwerking. Door vooraf ingestelde regels worden de documenten automatisch op de juiste locatie of in een digitale werkstroom geplaatst en zijn er geen fysieke documenten nodig.
Document management
Cijfers tonen aan dat organisaties tot wel 21% verliezen aan productiviteit door inefficiënt databeheer. Daarnaast verloopt de manier waarop we informatie delen lang niet altijd veilig. Met een document management systeem heb je altijd en overal toegang tot je documenten. Benieuwd waarom een document management systeem relevant is voor jouw organisatie?
Toshiba apps
Slimmer werken met apps op de printers. Vereenvoudig digitale workflows en verhoog de productiviteit van jouw organisatie. Met de Toshiba apps maak je direct verbinding met alle populaire cloud services, automatiseer je documentprocessen en voeg je nieuwe, handige toepassingen toe. Ontdek wat de Toshiba apps voor jouw organisatie kunnen betekenen en de drie meest gebruikte applicaties op kantoorprinters.