Toshiba in transport
Digitalisering is de nummer 1 trend in transport. Naast geautomatiseerde handelingen binnen het logistieke proces groeit ook de behoefte om document- en informatieprocessen te automatiseren en informatie sneller te vinden.
Onderzoek toont aan dat medewerkers binnen de transportsector gemiddeld 1 tot 2 uur per dag kwijt zijn aan het vinden van informatie. Verschillende processen binnen de logistieke sector gaan gepaard met veel papierwerk. Denk hierbij aan pakbonnen en afleverbewijzen, maar ook aan facturen en overige administratieve documenten. Ook deze documenten wilt u snel en simpel digitaal beschikbaar hebben om in staat te zijn u te profileren binnen de sterk concurrerende markt van transport en logistiek.
Toshiba biedt slimme oplossingen om uw document- en informatieprocessen zo efficiënt mogelijk in te richten.
Neem direct contact op en leer alles wat u moet weten over het digitaliseren van uw papieren documenten.
Uw uitdaging
U en uw collega's zijn veel tijd kwijt aan het verwerken van transport gerelateerde documenten. Wanneer uw chauffeurs terugkeren van bezorging worden documenten diverse keren gekopieerd, voordat ze worden overgedragen aan administratie. Het kan dagen tot zelfs weken duren voordat een factuur wordt verstuurd. Het aantal documenten dat maandelijks op deze manier wordt verwerkt kan snel oplopen.
Uw klantenservice staat altijd rechtstreeks in contact met de klant en diens vragen met betrekking tot leveringen. Met verschillende opslagsystemen zijn uw collega's veel tijd kwijt de juiste informatie te vinden.
Onze oplossing - snel, efficiënt en veilig
Toshiba stelt de chauffeur in staat deze formulieren direct bij aflevering vanaf zijn smartphone of tablet te archiveren naar uw filesysteem, ERP- of CRM systeem. Hiermee verkleint u de kans dat documenten zoek raken, kunt u sneller factureren, hoeven uw chauffeurs niet meer met formulieren met daarop privacy gevoelige data over straat en hebben ze deze data niet op hun mobiele apparaten staan.
Met het documentmanagementsysteem van Toshiba komen de documenten, die via een mobiel apparaat naar het digitale archief zijn gescand, direct in een workflow terecht en zijn deze gelijk in te zien door uw medewerkers die verantwoordelijk zijn voor verdere afhandeling. Zij kunnen het document meteen verwerken, waardoor het algehele verwerkingsproces aanzienlijk wordt versneld. Ook kunnen uw kantoormedewerkers eventuele papieren documenten direct via de MFP naar het digitale archief scannen. Dit scheelt tijd, bespaart kosten en voorkomt fouten.
Slimme zoekfunctie
Met een goed ingericht documentmanagementsysteem van Toshiba kunt u informatie snel terugvinden. Alle documenten zijn direct na opslaan gereed voor uw geautoriseerde medewerkers. Zij kunnen deze makkelijk vanaf hun desktop doorzoeken. Zoekcriteria kunnen gegevens zijn zoals een klantnummer of een verzenddatum. Door onze slimme optical character recognition (OCR) functionaliteit herkent het systeem uw scans als platte tekst en kunt u zelfs op inhoud zoeken.