Forms.
Onder de Nederlandse groot­handels van keukenaccessoires is Doeco marktleider. Afnemers zijn de circa 2.000 keukenstu­dio’s die Nederland telt. Dit zijn zowel grote als kleine keu­kenstudio’s, en zowel ketens als onafhankelijke bedrijven. Voor alle apparaten en acces­soires die deze speciaalzaken in de keukens van hun klanten plaatsen, kunnen ze terecht bij Doeco. Hiervoor biedt Doeco uit eigen voorraad de grootste keus van Nederland, in alle prijsklas­sen. De producten kunnen on­line worden besteld, maar veel orders komen ook binnen per e-mail, fax, telefoon en zelfs met de post. In dit gecombineerde proces van documentverwerking en digitalisering spelen de hard­ware- en softwareoplossingen van Toshiba TEC Netherlands sinds een jaar een centrale rol. We praten met Boy Doekemeijer, algemeen directeur.

Professionele gesprekspartner
Doeco en Toshiba onderhouden al langer een goede relatie. Op de Doeco-vestigingen zijn de medewerkers sinds jaar en dag vertrouwd met de betrouwbare prestaties van de multifunctione­le systemen van Toshiba. Tot vo­rig jaar werkten deze systemen grotendeels zelfstandig. “Maar”, zegt Boy Doekemeijer, “door de kwaliteit van de producten en serviceorganisatie wist Toshiba zich te profileren als profes­sionele gesprekspartner op het gebied van zowel hardware als software.” Een concrete kans diende zich aan toen Doeco in 2013 op zoek ging naar een alternatief voor de bestaande en bekende oplossing voor de document- en factuurverwer­king. Doeco was er namelijk niet langer tevreden over door het uitblijven van optimalisaties en uitbreidingen. Zo kwalificeerde Toshiba zich om een geïnte­greerde aanbieding te doen, aanvankelijk naast de bestaande softwareoplossing.

Inventarisatie van wensen
Al in het proces van analyse en aanbieding wist Toshiba zich te onderscheiden. Boy Doe­kemeijer: “Het accountteam van Toshiba heeft goed naar ons geluisterd. Ze hebben een uitstekende inventarisatie van de situatie en onze behoeften gemaakt. Er is werkelijk niets aan het toeval overgelaten.” Uitgangspunt voor Doeco was een centrale toegang tot alle documenten die in de organisa­tie worden opgeslagen. Daarbij wilde Doeco de regie kun­nen voeren over het delen van documenten. De mogelijkheden van Toshiba om documenten en informatie te delen, bleken naad­loos aan te sluiten op de wensen van Doeco.

Integrale oplossing
Tijdens het vooronderzoek werd Toshiba’s softwareoplos­sing voor documentverwerking, DocuWare, uitgebreid vergele­ken met het product dat al bij Doeco was geïnstalleerd. Door de superioriteit van DocuWare die hieruit bleek, werd besloten volledig voor een oplossing van Toshiba te kiezen. Deze bestaat nu naast de vijf Toshiba-multi­functionals en DocuWare uit de softwareproducten e-BRIDGE Capture & Store en Advanced Forms van de samenwerkende leverancier Quadira. Hiermee worden cruciale processen ondersteund: het verwerken van inkomende orders (hand­geschreven, e-mail, fax, post), het scannen van afleverbonnen (afkomstig van een matrixprin­ter), het versturen van factu­ren (vanuit een IBM AS/400), het scannen van alle overige papieren documenten en het archiveren van e-mail. Deze in­tegrale oplossing werd in 2013 voorgesteld en is in de loop van hetzelfde jaar geïmplemen­teerd en in gebruik genomen. Door het succes ervan wordt overwogen om diverse andere processen naar DocuWare over te brengen.

e-BRIDGE Capture & Store: meer efficiency, minder kosten
Voor het scannen maakt Doeco gebruik van de oplossing Toshiba e‑BRIDGE Capture & Store. Deze software wordt op de centrale server geïnstalleerd, waardoor documenten vanaf de MFP direct naar belang­rijke toepassingen worden gescand. Hierdoor wint Doeco veel snelheid en gebruiksgemak. De functies variëren van het direct versturen via e-mail en het toevoegen van nieuwe scans aan het pdf-bestand, tot het scheiden van batches met barcodes en het versleutelen van zendin­gen.

Advanced Forms: complete oplossing voor e-facturatie
Voor het versturen van de pdf-facturen maakt Doeco gebruik van Ad­vanced Forms van Quadira, partner van Toshiba in dit project. Advan­ced Forms kan samenwerken met diverse ERP-systemen, waaronder het IBM-pakket van Doeco dat op een AS/400-systeem draait. Advan­ced-Forms is een complete oplossing voor elektronisch factureren, digitale opmaak en distributie van bedrijfsdocumenten.