e-BRIDGE Capture & Store: een flexibele en open oplossing voor digitaal archiveren
In 2010 voerde Rotterdam een nieuw en ambitieus evene­mentenbeleid in. Het bureau dat verantwoordelijk is voor de uitvoering ervan, Rotterdam Fes­tivals, kreeg een nieuwe rol in de coördinatie van de evenementen en het stimuleren van de cultuur­participatie. De nieuwe werk­processen werden beschreven, een nieuw digitaal systeem werd ontwikkeld, en klaar was het bu­reau voor de toekomst. Behalve dan dat het bestaande archief niet in het systeem zat, maar wel dagelijks geraadpleegd wordt. En dat een volledig papierloos kantoor een sprookje blijft. We praten met Mark Oskam, hoofd Bedrijfsbureau.

Zestig meter archief
Sinds Rotterdam Festivals in 1993 van start ging, is een archief opgebouwd, of eigenlijk een stráát, van zestig meter lengte. Veel van de evenemen­ten van toen worden nog steeds geprogrammeerd, of hebben an­dere raakvlakken met het heden. Dus ook veel informatie van toen is nog steeds relevant. Lange tijd was het raadplegen van het archief een kwestie van het des­betreffende document lichten, meenemen naar je werkplek, een kopietje trekken, toevoegen aan het projectdossier, en dan weer terugbrengen. “Maar dat doen we nu steeds efficiënter en duurzamer”, zegt Mark Oskam. “Het begon allemaal in 2010, toen we samen met een nieuw evenementenbeleid er veel taken bij kregen.”

Prima resultaat
De verantwoordelijkheid van Rotterdam Festivals is twee­ledig. Iedereen die in de stad een evenement wil organiseren, moet z’n plannen voorleggen aan het bureau, dat vervol­gens zorgt voor de toetsing, de afstemming en de coördina­tie, waaronder het stadsbrede beheer van de agenda voor de data en het rooster voor de locaties. Daarnaast moet het bureau stimuleren dat zoveel mogelijk Rotterdammers actief aan kunst en cultuur doen. Mark Oskam: “De werkprocessen die daarbij horen, hebben we door PwC laten beschrijven. En vervolgens hebben we gevraagd aan Exselect, een Amsterdams bureau met veel kennis in de evenementenwereld, om samen met ons op maat een database te bouwen en onze applicaties daarop aan te sluiten. Met een prima resultaat.”

Papier blijft
“Alleen was het archief er toen nog niet op aangesloten. En ko­men er steeds, ook al wordt het minder, nieuwe documenten bij. Denk aan het drukwerk dat voor elk evenement wordt gemaakt. Maar ook gewoon aan alle facturen die per post binnen­komen. Of aan de plannen die mensen nog steeds massaal op papier indienen. Al die nieuwe documenten moet je natuur­lijk ook in je nieuwe systeem hebben. En wel zo dat je de informatie snel en gemakkelijk kunt delen en terugvinden. Dus in dezelfde indeling als van de nieuwe database. Hoe doe je dat? Daarvoor gingen we in 2012 te rade bij de document­specialisten van Toshiba.”

Besparingen op alle fronten
“Een nog interessantere besparing was het nieuwe leasecontract dat we kregen aangeboden. Dat was nota bene voordeliger, ondanks dat e-BRIDGE Capture & Store en twee nieuwe mfp’s erin za­ten. De nieuwe systemen zijn productief en eco-vriendelijk, en hebben bovendien het CO2 neutraal-keurmerk, wat voor ons erg belangrijk is. We hebben dus op alle fronten bespaard… tot en met het mi­lieu. En het werkt. Het is mooi maatwerk, waarin alles soepel samenwerkt. Als ik bijvoorbeeld iets aan de inrichting van de Exselect-database verander, wordt dat automatisch aange­past in de Toshiba-applicatie.”

Tevreden
“Ja, ik ben tevreden”, zegt Mark Oskam. “Zowel over het resultaat, als over het proces. De applicatie e-BRIDGE Capture & Store is dan wel open en flexibel, maar je moet de invoering van zo’n applicatie natuurlijk wel zorgvuldig afstemmen: niet alleen met Exselect, maar ook met onze externe systeembeheerder. Dat heeft Toshiba prima gedaan. Ik heb er geen omkijken naar gehad. Waar ik ook blij van werd, zijn de korte lijnen bij Toshiba. Ik heb in dit project maar twee gezichten gezien: een commerciële en een technische man, die sa­men in staat en bevoegd waren om het hele project af te handelen. Een verademing, als je veel binnen de overheid werkt.”