Toshibatec.nl maakt gebruik van functionele en analytische cookies om je beter van dienst te kunnen zijn. Graag willen wij je toestemming voor onze marketing cookies waarmee wij je betere en persoonlijkere aanbiedingen kunnen doen op partnersites. Ga je akkoord met het plaatsen van deze cookies?

Service: 030-6348 666
Contact
Toshiba Tec Netherlands

Bedrijfsprofiel
Sinds 1993 is Rotterdam Festivals verantwoordelijk voor de uitvoering van het evenementenbeleid in de stad met de grootste haven ter wereld. Het bureau coördineert alles wat in swinging Rotterdam aan publieksprojecten wordt georganiseerd. En dat zijn er steeds meer. De ambitie is om het huidige aantal van twee Euro­pese topfestivals - North Sea Jazz en International Film Festival Rotterdam (IFFR) - binnen enkele jaren uit te breiden naar zes. Ook organiseert Rotterdam Festivals het festival Rot­terdam Unlimited, waarin de twee grote festivals, Dunya en Zomercarna­val, samen zijn gegaan in één volledig nieuw publieksevenement dat zich afspeelt op diverse podia in de stad.

rotterdam-festivals.jpg

e-BRIDGE Capture & Store: een flexibele en open oplossing voor digitaal archiveren
In 2010 voerde Rotterdam een nieuw en ambitieus evene­mentenbeleid in. Het bureau dat verantwoordelijk is voor de uitvoering ervan, Rotterdam Fes­tivals, kreeg een nieuwe rol in de coördinatie van de evenementen en het stimuleren van de cultuur­participatie. De nieuwe werk­processen werden beschreven, een nieuw digitaal systeem werd ontwikkeld, en klaar was het bu­reau voor de toekomst. Behalve dan dat het bestaande archief niet in het systeem zat, maar wel dagelijks geraadpleegd wordt. En dat een volledig papierloos kantoor een sprookje blijft. We praten met Mark Oskam, hoofd Bedrijfsbureau.

Zestig meter archief
Sinds Rotterdam Festivals in 1993 van start ging, is een archief opgebouwd, of eigenlijk een stráát, van zestig meter lengte. Veel van de evenemen­ten van toen worden nog steeds geprogrammeerd, of hebben an­dere raakvlakken met het heden. Dus ook veel informatie van toen is nog steeds relevant. Lange tijd was het raadplegen van het archief een kwestie van het des­betreffende document lichten, meenemen naar je werkplek, een kopietje trekken, toevoegen aan het projectdossier, en dan weer terugbrengen. “Maar dat doen we nu steeds efficiënter en duurzamer”, zegt Mark Oskam. “Het begon allemaal in 2010, toen we samen met een nieuw evenementenbeleid er veel taken bij kregen.”

Prima resultaat
De verantwoordelijkheid van Rotterdam Festivals is twee­ledig. Iedereen die in de stad een evenement wil organiseren, moet z’n plannen voorleggen aan het bureau, dat vervol­gens zorgt voor de toetsing, de afstemming en de coördina­tie, waaronder het stadsbrede beheer van de agenda voor de data en het rooster voor de locaties. Daarnaast moet het bureau stimuleren dat zoveel mogelijk Rotterdammers actief aan kunst en cultuur doen. Mark Oskam: “De werkprocessen die daarbij horen, hebben we door PwC laten beschrijven. En vervolgens hebben we gevraagd aan Exselect, een Amsterdams bureau met veel kennis in de evenementenwereld, om samen met ons op maat een database te bouwen en onze applicaties daarop aan te sluiten. Met een prima resultaat.”

Papier blijft
“Alleen was het archief er toen nog niet op aangesloten. En ko­men er steeds, ook al wordt het minder, nieuwe documenten bij. Denk aan het drukwerk dat voor elk evenement wordt gemaakt. Maar ook gewoon aan alle facturen die per post binnen­komen. Of aan de plannen die mensen nog steeds massaal op papier indienen. Al die nieuwe documenten moet je natuur­lijk ook in je nieuwe systeem hebben. En wel zo dat je de informatie snel en gemakkelijk kunt delen en terugvinden. Dus in dezelfde indeling als van de nieuwe database. Hoe doe je dat? Daarvoor gingen we in 2012 te rade bij de document­specialisten van Toshiba.”


Flexibel, open en eenvoudig
Met Toshiba bestond al een relatie. Rotterdam Festivals had een leasecontract lopen voor twee multifunctionele printers, waar iedereen tevreden mee werkte. Maar nu ging het erom ook de documentstromen via de mfp’s te integreren in het nieuwe systeem. De oplossing was e-BRIDGE Capture & Store van Toshiba, dat als flexibele en open scanapplicatie graag met alle denkbare systemen wil samenwerken. De applicatie is door Toshiba naadloos en probleemloos in het bestaande systeem geïntegreerd. Mark Oskam: “En sindsdien werken we ermee. Voor de gebruikers is het doodsimpel. Op het bedieningspaneel van de mfp verschijnt bij het scannen een menu, waardoor het gescande document na selectie automa­tisch correct wordt opgeborgen in de database, en vervolgens vanaf iedere werkplek is terug te vinden. Zo verwerken we nu alle nieuwe documenten. Oké, het bestaande archief zit er nog maar deels in. Maar misschien komen we deze zomer wel toe aan de rest - met hulp van wat uitzendkrachten. Ga maar na hoeveel archiefruimte je dan uitspaart.”


Besparingen op alle fronten
“Een nog interessantere besparing was het nieuwe leasecontract dat we kregen aangeboden. Dat was nota bene voordeliger, ondanks dat e-BRIDGE Capture & Store en twee nieuwe mfp’s erin za­ten. De nieuwe systemen zijn productief en eco-vriendelijk, en hebben bovendien het CO2 neutraal-keurmerk, wat voor ons erg belangrijk is. We hebben dus op alle fronten bespaard… tot en met het mi­lieu. En het werkt. Het is mooi maatwerk, waarin alles soepel samenwerkt. Als ik bijvoorbeeld iets aan de inrichting van de Exselect-database verander, wordt dat automatisch aange­past in de Toshiba-applicatie.”

Tevreden
“Ja, ik ben tevreden”, zegt Mark Oskam. “Zowel over het resultaat, als over het proces. De applicatie e-BRIDGE Capture & Store is dan wel open en flexibel, maar je moet de invoering van zo’n applicatie natuurlijk wel zorgvuldig afstemmen: niet alleen met Exselect, maar ook met onze externe systeembeheerder. Dat heeft Toshiba prima gedaan. Ik heb er geen omkijken naar gehad. Waar ik ook blij van werd, zijn de korte lijnen bij Toshiba. Ik heb in dit project maar twee gezichten gezien: een commerciële en een technische man, die sa­men in staat en bevoegd waren om het hele project af te handelen. Een verademing, als je veel binnen de overheid werkt.”


De Toshiba oplossing

De omgeving

  • Server met Windows 2008
  • Database en applicaties (maat­werk) van Exselect
  • 2 x e-STUDIO4540CSE van Toshiba

De behoefte

  • Documenten makkelijk delen en snel terugvinden
  • Efficiënte toegang tot archief voor lopende projecten

De oplossing

  • Scanapplicatie e-BRIDGE Capture & Store
  • Aansluiting op database van Exselect
  • Advies en begeleiding

De voordelen

  • Veel efficiencywinst bij het sa­menstellen van projectdossiers
  • Scans via menubesturing auto­matisch correct opgeslagen
  • Besparing van tijd, geld, moeite, ruimte, papier en het milieu

 

Neem contact op

Benieuwd naar wat wij voor u en uw bedrijf kunnen betekenen? Neem contact op!

Wij bieden u een kwalitatief hoogstaand product, maar daar blijft het niet bij. Uw medewerkers willen mobiel printen, u wil kosten besparen, digitale bestanden moeten snel worden teruggevonden, u wil geen omkijken naar het beheer van uw printerpark en zo zijn er vele verschillende wensen en eisen te noemen. Wij vertellen u graag meer over onze maatwerk oplossingen.