5 voordelen van een papierloos betalingsproces

Papieren processen zijn bij veel traditioneel opererende bedrijven nog in grote aantallen aanwezig. Bij deze bedrijven liggen vaak stapels met inschuifmappen, bonnen, leveringsbevestigingen, inklarings- en uitklaringsdocumenten, facturen en rittenlijsten klaar voor chauffeurs. Dit beeld zegt eigenlijk alles: in een verregaande gedigitaliseerde wereld is de motor achter de processen nog altijd papier. Soms zijn er wel processen gedigitaliseerd, maar vaak is hier een aanzienlijke efficiëntieslag te maken. In dit artikel lees je 5 voordelen van een papierloos proces.

1. Documenten zijn altijd en overal toegankelijk

Waar we werken en hoe we met elkaar communiceren, heeft een grote invloed op processen. Stel, een organisatie verscheept producten naar China. Bij het lossen van het schip blijkt een document niet volledig te zijn. Dit document moet vervolgens gefaxt worden door het kantoor in Nederland, maar vanwege het tijdverschil kan dit niet direct. Dit soort vertragingen zijn enorm kostbaar. Als medewerkers – ook in China - toegang hebben tot de bedrijfsdocumenten in de cloud, wordt het een stuk eenvoudiger.

Met een document management systeem wordt alle data in één centraal documentarchief gebundeld. Hierdoor heb je altijd en overal toegang tot je documenten. En dankzij de beveiligde mobiliteitsstrategie kunnen medewerkers net zo makkelijk mobiel werken als op kantoor - zonder dat dit ten koste gaat van de bedrijfsprocessen.

2. Veilig omgaan met bedrijfsdata

De manier waarop we informatie delen verloopt lang niet altijd veilig. En dat terwijl beveiliging van documenten in iedere organisatie een belangrijk aandachtspunt is. Ook het opslaan van informatie is niet zonder risico’s. Door het toenemende gebruik van mobiele apparaten neemt het risico op verlies of diefstal van bedrijfsgegevens toe. De schade door een datalek kan voor een organisatie flink oplopen. Als bedrijf investeer je in de beveiliging van je systemen, helaas heb je een stuk minder controle over de thuiswerksituatie van medewerkers.

Wij raden aan om de IT-infrastructuur in te richten met een zero-trust security-framework. Dit houdt in dat je ervan uitgaat dat er, ondanks alle beveiligingsmaatregelen, altijd cybercriminelen op het bedrijfsnetwerk actief zijn. Dankzij deze strategie wordt toegang alleen verleend aan gebruikers, applicaties en devices die 100 procent zijn geauthentiseerd.

3. Soepel verloop van processen

Informatieprocessen vinden plaats in alle lagen van de organisatie. Op kantoor kan het al een uitdaging zijn om dit soort (gedeeltelijk papieren) processen gestroomlijnd te laten verlopen, laat staan op afstand. Zo weet je niet wanneer medewerkers beschikbaar zijn om bijvoorbeeld te accorderen. En omdat iedereen een eigen manier van werken heeft, kunnen documenten zoekraken. De doorlooptijd van processen is drastisch langer wanneer veel documenten niet digitaal beschikbaar zijn en daardoor thuis niet geraadpleegd kunnen worden.

Een mooie kans is het implementeren van een automatiseringsplatform. De uitwisseling van informatie en werk tussen verschillende afdelingen verloopt via een centraal platform. Werkprocessen zijn vastgelegd, inclusief rolverdeling en eenvoudige, terugkerende activiteiten worden geautomatiseerd. Het mooie van een dergelijk platform? Het gaat verder dan het document, want ook data wordt geïntegreerd. Dit maakt het mogelijk om overal te werken en toch met elkaar verbonden te zijn.

4. Sneller factureren dankzij elektronische handtekening

Na aflevering van een pakket rijdt de chauffeur met de getekende ontvangstbevestiging naar kantoor, waarna een collega een factuur stuurt inclusief ontvangstbevestiging. Dit kan per email, maar gebeurt ook nog per post. Hierdoor ligt de factuur pas na enkele dagen bij de klant en wacht je lang op de betaling. Indien dit wordt vergeten kan het zelfs enkele weken duren voordat er een factuur wordt gestuurd.

Het werkt veel efficiënter als de chauffeur het pakket overhandigt, de klant (digitaal) tekent voor ontvangst en er een foto als bewijslast wordt gemaakt. De bevestiging, inclusief gps-coördinaten en foto worden doorgestuurd naar kantoor. Het bedrijf krijgt een seintje dat de levering akkoord is en er wordt automatisch een factuur gegenereerd met een getekende pakbon. Voordat de chauffeur weer onderweg is, staat de factuur al klaar.

5. Verschuiving van traditionele IT-infrastructuur naar cloudstrategie

Dankzij de flexibele aard van de cloud en de opkomst van IT-diensten als Microsoft 365 en Azure zijn cloudoplossingen in een stroomversnelling gekomen. De keuze voor SaaS-oplossingen biedt veel voordelen. Wij ‘gewone gebruikers’ kennen bijvoorbeeld de SaaS-oplossingen Dropbox, Mailchimp of Salesforce. Deze applicaties zijn overal bereikbaar en je hoeft geen software te installeren.

Denk daarom eens aan het inrichten van je printmanagement met een SaaS-oplossing. Een dergelijke oplossing werkt met meerdere lagen van beveiliging. Zo wordt alle communicatie standaard versleuteld en alleen noodzakelijke data wordt naar de cloud gestuurd. Bovendien controleert de oplossing continu of de afdruk wel gemaakt kan worden. Ook belangrijk, wachtwoorden van gebruikers worden niet opgeslagen! En wat niet opgeslagen wordt kan ook niet gehackt worden.