Toshibatec.nl maakt gebruik van functionele en analytische cookies om u beter van dienst te kunnen zijn. Graag willen wij uw toestemming voor onze marketing cookies waarmee wij u betere en persoonlijkere aanbiedingen kunnen doen op partnersites. Gaat u akkoord met het plaatsen van deze cookies?

Service: 030-6348 666
Contact
Toshiba Tec Netherlands

Cloud printing: een avontuur

Maandag 01 maart 2021
cloud-printing-een-avontuur-van-toshiba.jpg

De afgelopen twee jaar horen wij in toenemende mate bij onze klanten dat printservers worden uitgefaseerd. De cloud is bijna niet meer weg te denken in organisaties en de meeste klanten geven dan ook aan dat er de wens is om volledig in de cloud te werken. Daar hoort natuurlijk een passend proces voor de printopdrachten bij. Het ultieme doel van cloud print management is om de printopdrachten te laten verlopen via een cloudprovider, zonder een printserver op locatie te hebben. Klinkt simpel toch? Bij de implementatie zitten er alleen vaak addertjes onder het gras. Vanuit de klant een duidelijke trend en wens, voor ons de start van een nieuw avontuur. In de komende blogreeks lees je alles wat je moet weten over printen in de cloud en het uitfaseren van printservers.

De uitdaging van printen zonder printserver

De vraag om te printen in de cloud zonder printserver lijkt in eerste instantie erg simpel vanuit het perspectief van de gebruiker. Vanuit technisch oogpunt zitten er echter wat haken en ogen aan, bijvoorbeeld:

  • Wat als er geen verbinding met de cloud is?
  • Hoe wordt de veiligheid van data gegarandeerd?
  • Hoe wordt de data veilig getransporteerd?

Een printopdracht belandt nu eenmaal niet zomaar vanaf een laptop op de printer.  Dat is waar ons avontuur van start gaat. 

Voordelen van printen in de cloud

Voor een organisatie zijn er veel voordelen om een printoplossing als SaaS te gebruiken. Mocht je niet scherp hebben wat dit ook alweer is: SaaS staat voor Software as a Service en wordt ook wel software on demand genoemd. Deze software wordt als dienst aangeboden. Dit betekent dat je de software niet hoeft aan te schaffen, maar via een contract kunt afnemen.
Het zorgt natuurlijk voor een flinke kostenbesparing, omdat de software niet wordt aangeschaft. Hierdoor behoud je ook veel flexibiliteit in de looptijd en aantallen, maar denk ook aan besparing op licenties en support. De software is natuurlijk altijd up to date, omdat de updates automatisch plaatsvinden. Bovendien voegt het een hoop gemak toe voor gebruikers en genieten ze van extra functionaliteiten, zoals het afdrukken vanuit huis en op een later moment ophalen op kantoor. Wist je dat je het werkgeluk van collega’s hierdoor kan toenemen? In deze blog lees je hoe dit werkt.

 

Nadelen van cloud printing

Er zijn natuurlijk ook nadelen verbonden aan printen in de cloud, maar deze worden - in onze optiek - wat minder belicht. Een SaaS oplossing hangt niet letterlijk in de lucht. Een dergelijke oplossing moet ook gewoon op een server staan. Uiteraard is dit niet de server van de eigen organisatie, maar loopt dit via de server van de aanbieder. De aanbieder is verantwoordelijk voor de beveiliging van de server en alle data die erop staat. Vaak wordt deze server en capaciteit gedeeld met andere klanten van de provider. Ook het verzorgen van de updates en het werkbaar en snel houden van de systemen valt onder het takenpakket van de aanbieder. Als klant heb je hier geen invloed op. Waar je in eigen beheer nog kunt kiezen om een update niet door te voeren of uit te stellen, is deze keuze er niet bij een SaaS overeenkomst. Verandert bijvoorbeeld de gebruikersinterface, dan krijgen de gebruikers direct deze nieuwe interface om mee te werken. Het is ontzettend belangrijk om dit goed uit te zoeken en te kiezen voor een juiste aanbieder.

Tip: Wij adviseren om altijd een goede SLA en verwerkingsovereenkomst af te sluiten. Onze expert Rudy Beset noemt het zelfs een noodzakelijke voorwaarde.

De start van een nieuw avontuur

Met dit alles in ons achterhoofd is een team van specialisten binnen Toshiba gestart met een lijst van requirements en nice-to-haves voor een cloud print oplossing. Deze lijst is waarschijnlijk vergelijkbaar met de eisen die je zelf stelt aan een dergelijke oplossing.

Voor ons is het van belang dat de oplossing snel en veilig werkt. Daarnaast moet het gebruikers voordelen geven en werk uit handen nemen voor beheerders. Een mooie nice-to-have, en een vrij logisch gevolg van bovenstaande, is dat het geld bespaart voor klanten en extra functionaliteit toevoegt op de werkvloer. Bovendien hebben wij een grote wens om afscheid te nemen van het normale licentiemodel inclusief support. Hoog op de lijst staat dan ook een echte SaaS oplossing, waarbij klanten de functionaliteiten huren voor een bepaalde tijd en deze flexibel kunnen wijzigen.

Verschillende devices, dezelfde wensen

Traditioneel gezien hebben collega’s een Windows PC of laptop. Het is niet ondenkbaar dat de meeste printopdrachten van dit soort devices vandaan komen. Tot zover is het geen rocket science voor onze specialisten. Dit doen wij al jaren en het is zelfs voor gebruikers niets nieuws. Er hangt wel een maar aan: tegenwoordig drijven we steeds verder af van het traditionele en zijn er nog maar weinig collega’s met alleen een PC of laptop. Zo worden smartphones of tablets steeds vaker gebruikt om bedrijfsprocessen af te handelen en dus ook om documenten af te drukken. In het onderwijs wordt bijvoorbeeld veelvuldig gebruikgemaakt van Chromebooks en Chrome OS. Natuurlijk komen er ook gasten en bezoekers op locatie die graag een afdruk maken en tegenwoordig zijn lang niet alle collega’s meer op kantoor aan het werk. Dit betekent dat een cloud print oplossing moet kunnen meegroeien en vanuit alle gebruikelijke devices en bij voorkeur ook vanaf externe locaties gebruikt kan worden.

Uiteindelijk zijn we lange tijd op zoek geweest naar een oplossing, waarvan wij vinden dat deze volledig voldoet aan de wensen en eisen van zowel onze klanten als van onszelf. In het volgende deel van deze blogreeks lees je alles over de eerste onderzoeksfase die wij hebben gedaan. We nemen je mee in hoe wij projecten als deze aanvliegen en wat wij hebben ondervonden in onze zoektocht naar de beste oplossing voor cloud printing. We lichten alvast een tipje van de sluier op: We hebben natuurlijk een mooie oplossing gevonden die aan alle wensen voldoet en zijn hier super enthousiast over, maar daarover later meer.

 

Terug naar overzicht