Cloud printing: een avontuur

De afgelopen jaren horen wij in toenemende mate bij onze klanten dat printservers worden uitgefaseerd. De cloud is bijna niet meer weg te denken in organisaties en de meeste klanten geven dan ook aan dat er de wens is om volledig in de cloud te werken. Daar hoort natuurlijk een passend proces voor de printopdrachten bij. Het ultieme doel van cloud print management is om de printopdrachten te laten verlopen via een cloudprovider, zonder een printserver op locatie te hebben. Klinkt simpel toch? Bij de implementatie zitten er alleen vaak addertjes onder het gras. Vanuit de klant een duidelijke trend en wens, voor ons de start van een nieuw avontuur. In deze blogreeks lees je alles wat je moet weten over printen in de cloud en het uitfaseren van printservers.

De uitdaging van printen zonder printserver

De vraag om te printen in de cloud zonder printserver lijkt in eerste instantie erg simpel vanuit het perspectief van de gebruiker. Vanuit technisch oogpunt zitten er echter wat haken en ogen aan, bijvoorbeeld:

• Wat als er geen verbinding met de cloud is?

• Hoe wordt de veiligheid van data gegarandeerd?

• Hoe wordt de data veilig getransporteerd?

Een printopdracht belandt nu eenmaal niet zomaar vanaf een laptop op de printer.  Dat is waar ons avontuur van start gaat. 

Voordelen van printen in de cloud

Voor een organisatie zijn er veel voordelen om een printoplossing als SaaS te gebruiken. Mocht je niet scherp hebben wat dit ook alweer is: SaaS staat voor Software as a Service en wordt ook wel software on demand genoemd. Deze software wordt als dienst aangeboden. Dit betekent dat je de software niet hoeft aan te schaffen, maar via een contract kunt afnemen. Het zorgt natuurlijk voor een flinke kostenbesparing, omdat de software niet wordt aangeschaft. Hierdoor behoud je ook veel flexibiliteit in de looptijd en aantallen, maar denk ook aan besparing op licenties en support. De software is natuurlijk altijd up to date, omdat de updates automatisch plaatsvinden. Bovendien voegt het een hoop gemak toe voor gebruikers en genieten ze van extra functionaliteiten, zoals het afdrukken vanuit huis en op een later moment ophalen op kantoor. Wist je dat je het werkgeluk van collega’s hierdoor kan toenemen? In deze blog lees je hoe dit werkt.

Nadelen van cloud printing

Er zijn natuurlijk ook nadelen verbonden aan printen in de cloud, maar deze worden - in onze optiek - wat minder belicht. Een SaaS oplossing hangt niet letterlijk in de lucht. Een dergelijke oplossing moet ook gewoon op een server staan. Uiteraard is dit niet de server van de eigen organisatie, maar loopt dit via de server van de aanbieder. De aanbieder is verantwoordelijk voor de beveiliging van de server en alle data die erop staat. Vaak wordt deze server en capaciteit gedeeld met andere klanten van de provider. Ook het verzorgen van de updates en het werkbaar en snel houden van de systemen valt onder het takenpakket van de aanbieder. Als klant heb je hier geen invloed op. Waar je in eigen beheer nog kunt kiezen om een update niet door te voeren of uit te stellen, is deze keuze er niet bij een SaaS overeenkomst. Verandert bijvoorbeeld de gebruikersinterface, dan krijgen de gebruikers direct deze nieuwe interface om mee te werken. Het is ontzettend belangrijk om dit goed uit te zoeken en te kiezen voor een juiste aanbieder.