Toshibatec.nl maakt gebruik van functionele en analytische cookies om je beter van dienst te kunnen zijn. Graag willen wij je toestemming voor onze marketing cookies waarmee wij je betere en persoonlijkere aanbiedingen kunnen doen op partnersites. Ga je akkoord met het plaatsen van deze cookies?

Toshiba Tec Netherlands

Maak een onvergetelijke eerste indruk met een digitale receptie

Dinsdag 08 november 2022

Een sollicitant komt voor het eerst je organisatie binnen. Bij de receptie wordt hij geconfronteerd met een wachtrij. Hij werpt een blik op zijn horloge, over twee minuten heeft hij een afspraak met een van je medewerkers. Ondertussen roept de receptionist bezoekers één voor één naar de balie. Vervolgens probeert ze de collega met wie de bezoeker een afspraak heeft telefonisch te bereiken. Het loopt op z’n zachts gezegd niet erg soepel en vlot.

Het gevolg? Je organisatie maakt geen goede eerste indruk op de sollicitant. En hoewel hij daarna een fijn gesprek heeft met de HR-manager, is een eerste indruk blijvend en vaak doorslaggevend. Gelukkig is er iets aan te doen: het digitaliseren van de receptie.


Een professioneel en warm welkom voor al je bezoekers

Wat vind je zelf belangrijk als je voor het eerst een organisatie binnenloopt? Waarschijnlijk dat je snel de juiste informatie ziet, dat het aanmelden niet te lang duurt en dat je de contactpersonen kunt benaderen waar je een afspraak mee hebt.

Met onze oplossing van GoBright bereik je dat.  Verwachte bezoekers ontvangen voor hun bezoek een e-mail met daarin alle benodigde informatie. Denk aan de tijd van de afspraak, het adres en een routebeschrijving. De gegevens in deze e-mail zijn volledig door de organisatie in te richten en er kan zelfs onderscheid gemaakt worden tussen verschillende type bezoekers, zoals klanten, leveranciers en sollicitanten. Ook kan er een QR-code aan toegevoegd worden voor een nog soepeler registratieproces. Bezoekers kunnen deze code scannen bij een tablet of zuil en dan wordt er een badge geprint. De contactpersoon krijgt ondertussen automatisch bericht dat de bezoeker is gearriveerd. Hierdoor verloopt het aanmelden snel en eenvoudig.

Mochten bezoekers toch nog vragen hebben, dan staat de receptionist natuurlijk voor ze klaar. De medewerker met wie de bezoeker een afspraak heeft, ontvangt automatisch een notificatie via e-mail of sms. De medewerker haalt de bezoeker op en ze lopen samen naar de gereserveerde vergaderruimte.

foto-dichtbij-receptie_001.jpg

overzichtfoto_002.jpg

Boost de beleving en reduceer de gevoelsmatige wachttijd

Zijn bezoekers te vroeg? Na aanmelding kunnen ze plaatsnemen in de receptie en vermaakt worden door mooie visuele content op de schermen. Het lokale nieuws, belangrijke mijlpalen voor je organisatie, de weersvoorspellingen en een bedrijfsvideo wisselen elkaar af. Allemaal volledig in de huisstijl van jouw organisatie. Je kunt zelfs je bezoekers welkom heten met een slide waarop ‘Welkom’ gevolgd door hun namen staat. Dat tovert gegarandeerd een glimlach op hun gezicht. Zo geeft een digitale receptie een boost aan de beleving en heeft de bezoeker het gevoel minder lang te hoeven wachten.

Receptionist heeft meer tijd voor andere werkzaamheden

Niet alleen bezoekers maak je blij met een digitale receptie. Je ontziet ook receptionisten. Er is geen chaos meer aan hun balie, doordat bezoekers eenvoudig zelf het proces doorlopen. Ook hoeven ze bezoekersaanmeldingen niet meer bij te houden met papieren lijsten, maar gebeurt dit volledig automatisch in het systeem. Zo blijft er meer tijd over voor andere werkzaamheden.


Zo maakt een digitale receptie het verschil

Een digitale receptie maakt dus een groot verschil voor bezoekers, receptionisten en de rest van je medewerkers. Ook voor de sollicitant zou een digitale receptie een wereld van verschil hebben gemaakt:

Als de sollicitant het gebouw binnenwandelt, ziet hij dat de receptionist aan de telefoon is. Geen probleem, want hij weet dat hij zichzelf eenvoudig kan aanmelden bij de registratiezuil. Gisteren kreeg hij een mailtje met een QR-code en bijbehorende uitleg. Zodra hij de code scant, ontvangt de HR-manager een melding dat hij er is. Hij pakt zijn bezoekersbadge uit de badgeprinter en gaat zitten op een comfortabele stoel. Zijn ogen vallen op een van de digitale borden in de ruimte. Er staat groot ‘welkom’ gevolgd door zijn naam op het scherm. Een glimlach verschijnt op zijn gezicht. De receptionist is klaar met bellen en biedt hem wat te drinken aan. Niet veel later komt de HR-manager hem ophalen om samen naar een vergaderruimte te gaan voor het gesprek.

Digitaliseer jouw receptie met Toshiba

Met GoBright en Toshiba maakt je organisatie een onvergetelijke eerste indruk. Data is veilig en het systeem voldoet aan de AVG, ISO9001 en ISO27001. Ook kunnen toegewezen beheerders in de software een real-time overzicht van bezoekers zien, wat van pas komt bij calamiteiten.

Meer weten over het digitaliseren van de receptie met Toshiba? Neem contact met ons op of vraag direct een demo aan.

Terug naar overzicht