Zorgeloos vergaderen en presenteren voor optimale prestaties
Voor het behalen van optimale resultaten binnen een organisatie is samenwerking cruciaal. Vergaderingen en presentaties zijn hier een belangrijk onderdeel van. Het zijn dé momenten waarop medewerkers elkaar informeren, enthousiasmeren en motiveren of samen tot een idee of plan komen. Daarom is het kiezen voor de juiste tools en manieren van werken die hierbij ondersteunen van groot belang.
Met de oplossingen van Toshiba verlopen vergaderingen en presentaties soepel, waardoor de organisatie beter gaat presteren. Binnen enkele seconden reserveren medewerkers een vergaderruimte en ze zijn snel en eenvoudig verbonden met tools om draadloos te presenteren. Zelfs collega’s die op afstand aanhaken, profiteren van beeld en geluid in hoge kwaliteit. In deze blog ontdek je vier manieren waarop de oplossingen van Toshiba bijdragen aan zorgeloze vergaderingen en presentaties.
1. Binnen enkele seconden vergaderruimtes reserveren
Stel je voor dat een medewerker een belangrijke vergadering heeft met een externe partij. De inhoud heeft hij tot in detail voorbereid, zodat de vergadering zo goed mogelijk kan verlopen. Toch is hij gespannen. De vergadering vindt namelijk plaats op dinsdag – een drukke dag op kantoor bij jouw organisatie. Wat als alle vergaderruimtes bezet zijn? Of als alleen de kamer op de benedenverdieping vrij is, waardoor hij de presentatie die hij heeft voorbereid niet kan laten zien omdat daar geen scherm staat?
Het zijn zorgen die de prestaties van je medewerkers in de weg zitten. Het kan zelfs tot irritaties tussen teams en collega’s leiden. Met de ruimtereserveringstool van Toshiba, GoBright, zijn deze irritaties en frustraties verleden tijd. Voor een vergadering controleren medewerkers eenvoudig welke ruimtes beschikbaar zijn. En welke daarvan voldoen aan hun wensen. Is het bijvoorbeeld een ruimte voor vier of acht personen? Met presentatiescherm of een externe camera en microfoon? Vervolgens maken ze binnen enkele seconden een reservering. Dit kan ook vanuit huis, wanneer ze de ruimte reserveren voor een andere dag. Zo gaan medewerkers vergaderingen ontspannen in.
Een ander voordeel is dat het dubbele reserveringen en onnodig lege ruimtes voorkomt. Dit verhoogt de efficiëntie van het gebruik van ruimtes en vergemakkelijkt het beheer van de ruimtebezetting. Uiteindelijk bespaart je organisatie daardoor ruimte, tijd én geld.
2. Eenvoudig draadloos vergaderen en presenteren
Zie je gasten regelmatig worstelen met kabels? Krijgen ze het niet altijd voor elkaar om hun laptop aan te sluiten op het presentatiescherm in de vergaderruimte? De Barco ClickShare oplossingen voor draadloos vergaderen en presenteren van Toshiba brengen daar verandering in. Deze oplossingen zijn plug and play. Er zijn dus geen trainingen, instructies of hulp van IT nodig om met de tools te werken.
Daarnaast gebruiken niet alleen gasten vaak hun eigen apparaten, ook steeds meer medewerkers gebruiken door het hybride werken vaker eigen apparaten. Met ClickShare zijn de eigen apparaten binnen een paar seconden draadloos verbonden met bijvoorbeeld een presentatiescherm, camera of microfoon. Dit werkt via een Button, een app of schermspiegeling (denk aan AirPlay, GoogleCast of Miracast). Hierdoor reken je af met kabels, rommel en tijdverlies.
De BYOD (Bring Your Own Device) trend maakt het nog belangrijker dat de hulpmiddelen die je organisatie gebruikt bij het vergaderen en presenteren voldoen aan de veiligheidseisen van de IT-afdeling. Bedrijfsinformatie en privacy van medewerkers blijven daardoor optimaal beveiligd. De oplossing is ISO 27001 gecertificeerd en als organisatie kun je kiezen voor eigen beveiligingsniveaus, er zijn meerdere versleutelingslagen en verschillende verificatiemechanismen zoals een pincode. De ClickShare button en app voorkomen ook dat malware kan binnendringen op apparaten.
Als medewerkers draadloos verbinden met de presentatietools, dan detecteert ClickShare de volgende keer dat ze een vergaderzaal inlopen automatisch hun aanwezigheid. Hierdoor kunnen ze meteen beginnen met delen en hun aandacht richten op wat er echt toe doet.
3. Altijd en overal efficiënt vergaderen
We weten inmiddels allemaal dat hybride werken blijvend is. Hierdoor is online vergaderen niet meer uit organisaties weg te denken. Maar wanneer een aantal medewerkers in een vergaderruimte zitten en één of meerdere medewerkers digitaal aanhaken, verloopt dit nog niet altijd soepel. Het delen van schermen wil bijvoorbeeld niet lukken of deelnemers horen of zien elkaar niet. Voordat alle apparatuur goed staat ingesteld, zijn er alweer vijf minuten van de vergadering afgesnoept.
Uit onderzoek van ClickShare blijkt dan ook dat 77% van de werknemers vindt dat elke vergaderruimte uitgerust moet zijn voor videoconferenties. Daarom zijn de tools van ClickShare ontworpen voor optimaal gebruiksgemak bij hybride vergaderingen. Elke deelnemer wordt gezien en gehoord, of ze nu in de vergaderruimte zijn of aanhaken via Zoom of Teams.
4. Schermen die je presentaties nog aantrekkelijker maken
Het reserveren van vergaderzalen en eenvoudig draadloos vergaderen en presenteren – ook digitaal, dragen bij aan ontspannen en zorgeloze vergaderingen voor je medewerkers. De kwaliteit van de presentatieschermen mag daarbij niet worden vergeten. Zeker voor het aanspreken van een nieuwe medewerkers, zijn technologische oplossingen van hoge kwaliteit geen nice to have maar een musthave. Met Toshiba voldoe je aan die verwachtingen. Denk aan een hoge resolutie, helderheid en ontspiegeling, waardoor het delen van goeddoordachte slides er ook visueel aantrekkelijk uitziet.
Kies je voor de vergader- en presentatieoplossingen van Toshiba? Dan denken onze specialisten met je mee, zodat de oplossing perfect aansluit bij je wensen. Niet alleen op dit moment, maar ook met oog op de toekomst. Daarnaast verzorgen we de installatie zelf, zodat alles in één keer goed geregeld is. Meer weten? Neem vrijblijvend contact met ons op.