Toshibatec.nl maakt gebruik van functionele en analytische cookies om je beter van dienst te kunnen zijn. Graag willen wij je toestemming voor onze marketing cookies waarmee wij je betere en persoonlijkere aanbiedingen kunnen doen op partnersites. Ga je akkoord met het plaatsen van deze cookies?

Service: 030-6348 666
Contact
Toshiba Tec Netherlands

5 musthaves bij het kiezen van een cloud printoplossing

Maandag 12 april 2021
blog-5-musthaves-bij-het-kiezen-van-een-cloud-printoplossing.jpg

Organisaties stappen steeds meer af van de traditionele IT-infrastructuur en adopteren een cloudstrategie. Dankzij de flexibele aard van de cloud en de opkomst van IT-diensten als Microsoft 365, Salesforce en Azure zijn cloudoplossingen in een stroomversnelling gekomen. Tot op heden was de printinfrastructuur een achterblijver, maar ook deze moet eraan geloven. Heb je de wens om je printinfrastructuur volledig in de cloud te laten draaien? Dan kom je vast een hoop aanbieders en oplossingen tegen. Een selectieproces kan tijdrovend zijn en hoe weet je nu zeker dat je de juiste oplossing kiest? Wij helpen je graag op weg met deze 5 tips.

Onze expert Rudy Beset heeft je natuurlijk al meegenomen in de trend van werken in de cloud en waar je op moet letten als je printservers wil uitfaseren. In dit tweede deel nemen we je mee in het selectietraject van Toshiba met daarbij de 5 musthaves die jij als eis wil stellen aan je cloud printoplossing. 

1. Alles in de cloud, maar wel met lokale back-up

Met een cloud printmanagementoplossing verlopen de printopdrachten via een cloud provider, zonder een printserver op locatie. Je hebt geen printerbeheer meer nodig en de drivers staan in de cloud. Super handig, want wat er niet is kan niet kapot gaan of gehackt worden en beheer is niet nodig. Er kan plaats onafhankelijk afgedrukt worden: heb je toegang tot internet, dan heb je toegang tot de cloud. Hier zit wel een keerzijde aan. Stel dat de internetverbinding er tijdelijk of voor een langere periode niet is? Een ander nadeel is de snelheid van afdrukken. De reis die een printopdracht aflegt is langer, wat de afdrukopdracht vertraagd. Juist daarom wil je de mogelijkheid hebben van een lokale back-up - of andere lokale oplossing - voor een snelle verwerking van printopdrachten en in het geval de internetverbinding uitvalt.

2. Koppeling voor printgebruikers met IT-software

De volgende musthave is het synchroniseren van printgebruikers met de Microsoft 365 Azure Active directory of Google Workspace directory. Je kunt dit vergelijken met een adresboek waar alle gebruikers van je organisatie in staan. Dit is lekker praktisch, omdat het beheer van gebruikers slechts op één locatie plaatsvindt. Minder werk voor de IT-beheerder en het voorkomt dubbele gebruikers of niet werkende gebruikersprofielen. Natuurlijk wil je wel de mogelijkheid hebben om handmatig gebruikers toe te voegen zoals gasten en tijdelijke gebruikers. Dat toevoegen moet zo simpel mogelijk, bijvoorbeeld door het scannen van een QR-code waarna de gast via een korte procedure zelf registreert om te printen. Dit proces kan zelfs optioneel voorzien worden van een laatste controle en toestemming vanuit een beheerder of receptionist – extra veilig ;-).

3. Snelle ROI met Cloudprinting als SaaS

De derde musthave heeft te maken met het financiële aspect van cloud printing. Wij adviseren om geen investering te doen in de vorm van licenties en supportcontracten. Bij sommige oplossingen leidt dit tot onvoorziene kosten voor aanvullende hardware en software. Een betere keuze is een SaaS-oplossing (Software as a Service). Deze software on demand is volledig transparant en laat jou bepalen wat je huurt en voor hoelang. Voordeel is dat er geen grote investering vereist is en dus een snelle ROI. De updates worden automatisch doorgevoerd en je kunt makkelijk op- en afschalen wanneer je meer of minder gebruik wil maken van de dienst. Net als bij het huren van een huis of auto word je nooit eigenaar van een SaaS-oplossing en dit kan door sommigen als nadeel gezien worden. Evengoed vinden wij dat bovenstaande voordelen voor cloud printing als SaaS serieus opwegen tegen dit “nadeel”.

4. Geen printdata sturen naar de cloud

Een belangrijke vraag om te stellen is wat er gebeurt met je printdata. Bovendien wil je de cloud printoplossing volledig kunnen beheren met een internetbrowser zonder aanvullende beheersoftware. Een goede cloud printoplossing geeft je totale controle over data. Je wil inzicht in waar de data zich bevindt, hoelang het is opgeslagen en wie toegang heeft. Bij veel oplossingen gaat de gehele printopdracht naar de cloud en vervolgens naar de multifunctional, waar je als gebruiker je opdracht vrijgeeft. Dit is niet altijd wenselijk, omdat het onnodige beveiligingsrisico's met zich meebrengt en het de opdrachten nodeloos vertraagt. Kies voor een oplossing waarbij het niet altijd nodig is om printdata naar de cloud te sturen. Indien het echt noodzakelijk is moet deze data goed en volgens de laatste standaarden beveiligd zijn. 

5. Kies voor veiligheid met dubbele authenticatie

Als je een clouddienst overweegt zijn er altijd uitdagingen op het gebied van beveiliging. Je wil er natuurlijk zeker van zijn dat je voldoet aan de laatste veiligheidseisen. Heb je al nagedacht over het vrijgeven van de printopdrachten? Dit kan met een simpele pincode of tweefactor authenticatie (2FA). Naast je wachtwoord gebruik je dan een tweede middel om je te identificeren. Deze methode is een stuk veiliger en verkleint de kans dat hackers toegang krijgen tot je gegevens. Heb jij ook zoveel verschillende codes en wachtwoorden? Dan kunnen wij ons goed voorstellen dat een extra pincode niet handig is. Ondersteuning voor toegangskaarten, badges, pasjes en NFC technologie is een fijne functionaliteit (en nóg veiliger) om te hebben. Check dit zeker in je zoektocht naar een cloud printoplossing.

 

5 musthaves bij het kiezen van een cloud printoplossing

Bonus: 5 nice to haves voor je keuze in cloud printoplossing

Naast de vijf musthaves voor je cloudoplossing zijn er natuurlijk ook zaken die gewoon enorm lekker zijn als bonusfunctionaliteiten:

  • meldingen aan beheerders als er iets misgaat met het printproces;

  • actieve monitoring van bereikbaarheid en beschikbaar van de printers;

  • audit logging om aan de ISO-wetgeving en AVG te kunnen voldoen;

  • de mogelijkheid om rapportages te maken over het gebruik;

  • extra pluspunt wanneer die rapportages gekoppeld kunnen worden aan BI-platforms (Business Intelligence-platforms stellen mensen in staat om data uit allerlei bronnen te importeren, op te schonen en te analyseren).

We zijn benieuwd of jij nog een mooie toevoeging hebt op deze musthaves. Mocht dat zo zijn, laat het ons weten!

Terug naar overzicht