Is jouw organisatie klaar voor cloud printmanagement?

Veel organisaties hanteren nog steeds handmatige processen in hun printomgeving. Zonde, want dit leidt vaak tot langere doorlooptijden en een chaotisch document management systeem. De oplossing? Printmanagement via een SaaS-oplossing. Maar hoe weet je nu zeker of een dergelijke oplossing wel bij jouw organisatie past? Wij helpen je graag op weg met de laatste blog uit de cloud-print-reeks.

3 signalen dat je organisatie klaar is voor een printmanagement oplossing in de cloud

Onze expert Rudy Beset heeft je natuurlijk al meegenomen in de trend van werken in de cloud, de musthaves en de veiligheid ervan. Het enige wat we nog niet hebben gevraagd: is jouw organisatie klaar voor printen in de cloud? We geven je 3 belangrijke signalen:

1. Je werkt al met cloudgebaseerde applicaties voor andere facetten van de kantooromgeving.

Het is natuurlijk best logisch om na te denken of je nog een printserver nodig hebt als de overige werkzaamheden verlopen via cloudgebaseerde software, zoals Google Drive, Dropbox of Microsoft 365.

2. De organisatie omarmt het hybride werken.

Dit betekent dat het printproces anders wordt ingericht. Gebruikers werken afwisselend thuis of op kantoor en voor beheer op afstand hebben systeembeheerders toegang nodig.

3. Printmanagement is nieuw voor je.

Is het printerpark op jouw kantoor niet groter dan een multifunctionele printer of een aantal A4 printers, waardoor printmanagement een te kostbare investering is? Goed nieuws: dankzij het SaaS model maak je gebruik van printmanagement, zonder dat dit extra kosten met zich meebrengt!

Heb jij één van deze 3 met “ja” beantwoord lees dan snel verder ⬇.

En de voorlopige winnaar is.. PaperCut Hive

De afgelopen maanden en blogs hebben we je meegenomen in ons onderzoek naar print oplossingen in de cloud. Daarvoor is een team van specialisten binnen Toshiba gestart met een onderzoek naar de meest geschikte cloud print oplossing. PaperCut Hive blijkt voor ons de oplossing waar wij op dit moment de meeste vinkjes bij kunnen zetten.

Zoals alles in de cloud zijn deze oplossingen volop in beweging en kan het zomaar zo zijn dat dit over een jaar anders is. Dat is het voordeel van een cloudoplossing. Overstappen naar een nieuwe cloud oplossing is vele malen simpeler dan het behouden van de traditionele omgeving met eigen printservers.

✅ Goede beveiligingsstandaarden

PaperCut Hive werkt met meerdere lagen van beveiliging. Zo wordt alle communicatie standaard versleuteld en alleen data die echt nodig is stuurt Hive naar de cloud. Je kunt Hive zo instellen dat je echt bij de printer moet staan om een printopdracht vrij te geven. Bovendien controleert de oplossing continu of de afdruk wel gemaakt kan worden. Maar ook belangrijk, Hive slaat geen wachtwoorden van gebruikers op. En wat niet opgeslagen wordt kan ook niet gehackt worden. Dus ook vanuit een privacy oogpunt een dikke plus!

✅ Altijd bruikbaar – ook als de cloud of het internet even niet beschikbaar is

Hive maakt gebruik van een speciale edge-mesh technologie. Dat wil zeggen dat devices in het netwerk op een slimme manier onderdeel worden van je printomgeving.  Dit heeft voordelen:

• Je kunt ook printen als het internet het even niet doet.

• Niet alle printopdrachten worden direct naar de cloud gestuurd, wat enorm helpt om vertragingen tijdens het vrijgeven en afdrukken te voorkomen.

• Werk je vanuit huis? Ook dan is de mesh intelligent genoeg om jouw printopdracht toch beschikbaar te maken op kantoor.

• Er kan zelfs een node/gateway geïnstalleerd worden. Hierdoor weet je zeker dat iedereen altijd kan printen en wordt de internetverbinding nog meer ontlast.

✅ Mobiel printen met ieder device

Met Hive maakt het type device niet uit. Gebruikers krijgen automatisch alle juiste instellingen gepusht naar het device. Dit betekent dat je op een Windows PC beschikt over de normale Windows driver en met een iPhone AirPrint kunt selecteren, zonder een app te installeren. Die app is er natuurlijk voor alle smartphones en gebruik je voor het vrijgeven van printopdrachten, het scannen van QR-codes en het ontvangen van notificaties. Bijvoorbeeld meldingen over printopdrachten in de wachtrij of foutmeldingen.

Het is zelfs geen probleem als je verschillende merken printers hebt staan. PaperCut Hive ondersteunt alle grote merken. Hierdoor kun je als klant ineens een multivendor-omgeving inrichten en toch gebruik blijven maken van één printqueue voor alle gebruikers.

✅ Koppeling van printgebruikers met IT-software

Iedere organisatie heeft tegenwoordig iets van een adresboek of directory waarin gebruikers met gegevens staan. Deze gegevens synchroniseer je eenvoudig met diensten als Microsoft 365 Azure Active Directory of Google Workspace directory. Dit is lekker praktisch, omdat het beheer van gebruikers slechts op één locatie plaatsvindt. Minder werk voor de IT-beheerder en het voorkomt dubbele gebruikers of niet werkende gebruikersprofielen.

✅ Een gastvrije cloud oplossing

Voor een fijne bezoekerservaring wil je gasten ook gebruik laten maken van je printomgeving. Alleen geef je gasten liever geen toegang tot je netwerk. Geen probleem. Via de beheerinterface vul je het emailadres van je bezoek in, zodat zij automatisch een pincode en link ontvangen. Te omslachtig? Laat je gast een QR-code scannen die bijvoorbeeld in de vergaderruimte hangt om  toegang te geven tot de printomgeving.

✅ Rapportages

Hive stuurt automatisch een overzicht met printgegevens van een door jou ingestelde periode. Je ziet in een oogopslag het totaal aantal afdrukken, afdrukken per gebruiker of afdeling, inclusief tijdstip. Maakt jouw organisatie gebruik van een BI tool als Power BI? Dan is het ook mogelijk de beschikbare data direct te koppelen aan Power BI.

3 nadelen van PaperCut Hive

We kijken altijd realistisch naar onze oplossingen en dat betekent dat wij ook transparant zijn over de nadelen:

1. De printer heeft beperkte afwerkmogelijkheden.

Door het multivendor concept heeft PaperCut keuzes gemaakt in de verschillende afwerkmogelijkheden. Zo is het maken van boekjes, het gebruik van de niet-functie en een uitgebreide lade-selectie op dit moment nog niet mogelijk. Dat is bijvoorbeeld prima voor de gemiddelde kantoormedewerker, maar een nadeel voor een basisschool die vaak boekjes maakt.

2. Beperkte koppelingen voor betalende gebruikers.

Wil je gebruikers laten afrekenen voor printjes? Dan is een cloudoplossing op dit moment nog niet de ideale keuze. Er zijn wel mogelijkheden, maar deze zijn nog erg beperkt.

3. PaperCut Hive maakt gebruik van een edge-mesh structuur.

Dit is niet per definitie een nadeel, maar het betekent dat de oplossing niet 100% cloud is. Met 100% cloud bedoelen we dat iedere printopdracht van iedere gebruiker direct naar de cloud gaat, en na vrijgave bij de printer vanaf het internet naar de printer gestuurd wordt. Hier kiezen wij op dit moment bewust niet voor, zodat gebruikers veiliger en sneller kunnen werken. Toch op zoek naar een 100% cloudoplossing? Ook hier kunnen we natuurlijk in voorzien, maar dan is Hive in ieder geval niet de oplossing voor jou.

Aanverwante artikelen