5 uitdagingen en kansen van hybride werken

Hybride werken is een term die de afgelopen jaren een vlucht heeft genomen. Door de pandemie hebben veel bedrijven in sneltreinvaart werk gemaakt van thuiswerken. Medewerkers zijn duidelijk gecharmeerd van het nieuwe digitale werkleven. Inmiddels werken we toe naar het vraagstuk: wat als hybride werken geen verplichting, maar een optie is? Uit een groot onderzoek van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat blijkt dat veel organisaties hybride werken een vast onderdeel willen maken van de bedrijfsvoering. In dit artikel lees je 5 kansen en uitdagingen van het hybride werken.

Wat is hybride werken?

Hoewel populair is hybride werken niet nieuw. De term is gebaseerd op het concept Het Nieuwe Werken (HNW) en wordt voortdurend opnieuw uitgevonden. De focus ligt op de mentale omgeving, zoals de relatie met de manager, de mate van vrijheid en verantwoordelijkheid. Het omvat verschillende perspectieven met als kern digitalisering en een nieuw niveau van flexibiliteit:

• Meer flexibele werkuren (verschillende werkroostermodellen, deeltijd)

• Meer zelfstandige werklocaties (thuiskantoor, werken op afstand)

• Aanpasbare bedrijfsstructuren, mindsets en gewoonten (agile, kennisoverdracht, verbinding)

Deze flexibiliteit heeft een positieve invloed op de arbeidsproductiviteit en het werkgeluk. Momenteel worden vrijheid en verantwoordelijkheid als belangrijke secundaire arbeidsvoorwaarden gezien. Als organisatie trek je hierdoor ook nog eens meer nieuwe talenten aan. Logisch dat hybride werken een blijvertje is. Tegelijkertijd zien we dat het volledige potentieel van hybride werken nog niet wordt benut. Organisaties focussen zich vooral op 1 element. Het volstaat bijvoorbeeld niet om simpelweg een digitale samenwerkingstool te introduceren en dat hybride werken te noemen. Toch zijn thuiswerken, flexibele werkplekken en agile werken een stukje van de puzzel die samen het hybride werken tot een sterke bedrijfsvoering kunnen maken. Hoe? Wij geven je 5 uitdagingen en kansen van het hybride werken.

1. Altijd toegang tot de juiste informatie

Onderzoek wijst uit dat medewerkers gemiddeld twee uur per dag zoeken naar informatie die noodzakelijk is om de dagelijkse werkzaamheden te kunnen verrichten. Eenmaal gevonden gaat er ook nog tijd verloren met het zoeken naar de juiste informatie in dat document. Cijfers op Business.com tonen aan dat organisaties tot wel 21% aan productiviteit verliezen door inefficiënt databeheer. Daar komt bij dat veel fysieke documenten thuis niet te raadplegen zijn, bijvoorbeeld omdat ze op kantoor in een archiefkast staan.

Waar we werken en hoe we met elkaar communiceren, heeft een grote invloed op het concept hybride werken. Heb je al eens gedacht aan een document management systeem? De basis van deze oplossing is het intelligent inrichten van informatie door het gestructureerd bundelen van alle data in één centraal documentarchief. Hierdoor heb je altijd en overal toegang tot je documenten. En dankzij de beveiligde mobiliteitsstrategie kunnen medewerkers net zo makkelijk mobiel werken als op kantoor - zonder dat dit ten koste gaat van de bedrijfsprocessen.

2. Veilig omgaan met bedrijfsdata

De manier waarop we informatie delen verloopt lang niet altijd veilig. En dat terwijl beveiliging van documenten in iedere organisatie een belangrijk aandachtspunt is. Ook het opslaan van informatie is niet zonder risico’s. Door het toenemende gebruik van mobiele apparaten neemt het risico op verlies of diefstal van bedrijfsgegevens toe. De schade door een datalek kan voor een organisatie flink oplopen. Als bedrijf investeer je in de beveiliging van je systemen, helaas heb je een stuk minder controle over de thuiswerksituatie van medewerkers. 

Wij raden aan om de IT-infrastructuur in te richten met een zero-trust security-framework. Dit houdt in dat je ervan uitgaat dat er, ondanks alle beveiligingsmaatregelen, altijd cybercriminelen op het bedrijfsnetwerk actief zijn. Dankzij deze strategie wordt toegang alleen verleend aan gebruikers, applicaties en devices die 100 procent zijn geauthentiseerd.

3. Soepel verloop van processen

Informatieprocessen vinden plaats in alle lagen van de organisatie. Of je nu een offerteaanvraag afhandelt, een contract opstelt of een afgerond project factureert. Op kantoor kan het al een uitdaging zijn om dit soort (gedeeltelijk papieren) processen gestroomlijnd te laten verlopen, laat staan op afstand. Zo weet je niet wanneer medewerkers beschikbaar zijn om bijvoorbeeld te accorderen. En omdat iedereen een eigen manier van werken heeft, kunnen documenten zoekraken. De doorlooptijd van processen is drastisch langer wanneer veel documenten niet digitaal beschikbaar zijn en daardoor thuis niet geraadpleegd kunnen worden.

Een mooie kans is het implementeren van een automatiseringsplatform. De uitwisseling van informatie en werk tussen verschillende afdelingen verloopt via een centraal platform. Werkprocessen zijn vastgelegd, inclusief rolverdeling en eenvoudige, terugkerende activiteiten worden geautomatiseerd. Het mooie van een dergelijk platform? Het gaat verder dan het document, want ook data wordt geïntegreerd. Dit maakt het mogelijk om overal te werken en toch met elkaar verbonden te zijn.

4. Kantoor wordt steeds meer een ontmoetingsplek

Het aanbieden van flexibele werkmogelijkheden wordt beschouwd als een van de meest aantrekkelijke factoren om nieuwe medewerkers aan te trekken. Uit onderzoek blijkt dat 80% van de ondervraagde directeuren in het mkb werken op afstand blijft aanbieden. Het thuiswerken biedt veel voordelen, maar uit diverse onderzoeken blijkt dat er ook sterke behoefte is aan fysieke interactie met collega’s. Niet alleen vanwege het sociale aspect, maar ook vanwege de korte communicatielijnen. En daarom verandert het kantoor steeds meer van een fysieke werkruimte naar een ontmoetingsplek. In een toekomstproof kantoor hebben medewerkers niet iedere dag, de hele dag, dezelfde werkplek nodig. Bureaus worden niet langer optimaal benut en er is behoefte om het aantal werkplekken terug te brengen. De meerderheid van de ondervraagde medewerkers is voorstander van een hybride aanpak - een mix die werken op afstand combineert met tijd op kantoor.

Dankzij slimme tooling om werkplekken te reserveren investeer je in een optimale, moderne en kosten- en energiebesparende werkomgeving. Met hybride werken heb je minder werkplekken nodig op kantoor, waardoor er bezuinigd kan worden op kantoorruimte. Hierdoor kun je bijvoorbeeld investeren in een document management systeem.

5. Verschuiving van traditionele IT-infrastructuur naar cloudstrategie

Dankzij de flexibele aard van de cloud en de opkomst van IT-diensten als Microsoft 365 en Azure zijn cloudoplossingen in een stroomversnelling gekomen. De keuze voor SaaS-oplossingen biedt veel voordelen. Wij ‘gewone gebruikers’ kennen bijvoorbeeld de SaaS-oplossingen Dropbox, Mailchimp of Salesforce. Deze applicaties zijn overal bereikbaar en je hoeft geen software te installeren. Hoewel het gebruik van cloudoplossingen flink is toegenomen, blijft het proces voor printopdrachten nog steeds achter. Zonde, want dit zorgt voor langere doorlooptijden en een chaotisch document management systeem. Dit komt het hybride werken natuurlijk niet ten goede.

Denk daarom eens aan het inrichten van je printmanagement met een SaaS-oplossing. Een dergelijke oplossing werkt met meerdere lagen van beveiliging. Zo wordt alle communicatie standaard versleuteld en alleen noodzakelijke data wordt naar de cloud gestuurd. Bovendien controleert de oplossing continu of de afdruk wel gemaakt kan worden. Ook belangrijk, wachtwoorden van gebruikers worden niet opgeslagen! En wat niet opgeslagen wordt kan ook niet gehackt worden.

Bij Toshiba streven we ernaar om werken met informatieprocessen plezierig en efficiënt te maken. Wil je meer tips over hybride werken?  Lees dan deze blog of neem een kijkje bij onze kennisbank.

Aanverwante artikelen over hybride werken